Cyber Chatbot (Alex) - Preferences

In diesem Bereich können Administratoren die folgenden Einstellungen für Chatbot-Lektionen konfigurieren:

• Aktivierung der Onboarding-E-Mail.
• Liefermodus (manuell vs. automatisch).
• Anzahl der Tage zwischen Kursen.
• KI-gestützte Freechat (deaktiviert, klassisch, personalisiert). </aside>

Onboarding-E-Mail an neue Benutzer senden

Wenn diese Einstellung aktiviert ist, werden Onboarding-E-Mails jeden Morgen um 7 Uhr UTC von Montag bis Freitag an bereitgestellte Benutzer mit Bot-Setup gesendet, die diese noch nicht erhalten haben.

Die E-Mail kommt von team@mantra.ms. Der Text dieser Mitteilung ist NICHT anpassbar.

Beachten Sie, dass die Onboarding-E-Mail nach der Aktivierung unabhängig davon gesendet wird, ob der Chatbot bereitgestellt wurde oder nicht, alle aktiven Benutzer erhalten sie am nächsten Tag.

Automatische Kursbereitstellung

Bei Aktivierung werden Kurse (zugewiesen) automatisch an Benutzer gesendet, basierend auf ihren Abonnements und der definierten Häufigkeit für Onboarding-Track und Run-Modus. Kurse werden nur an Arbeitstagen zwischen 9:30–12:00 und 14:00–17:00 Uhr bereitgestellt.

Erste Aktivierung

Nach der Aktivierung des Umschalters erhalten neue Benutzer mit bestehenden Abonnements Alex Willkommensnachricht kurz nach der Onboarding-E-Mail. Diese Nachricht wird nur über den Chatbot gesendet und dient der Bestätigung der Benutzersprache.

Wenn die Onboarding-E-Mail nicht aktiviert ist oder bereits gesendet wurde, wird die Willkommensnachricht innerhalb weniger Stunden gesendet.

• Wenn der Benutzer auf die Willkommensnachricht antwortet, wird die Sprache aktualisiert und die erste Lektion startet sofort.
• Wenn der Benutzer nicht antwortet, wird die erste Lektion in der Standardsprache in der nächsten Stunde gesendet.

Chatbot-Sprache

• Sobald der erste Kurs zugewiesen und die automatische Zuweisung aktiviert ist, ist die erste Interaktion Alex, der eine Nachricht in der Standardsprache des Unternehmens sendet und den Benutzer auffordert, die Gesprächssprache zu wählen (dann sichtbar im Bereich MY PROGRESS der Plattform).
• Die Sprache kann auch aus dem Feld "bevorzugte Sprache" entnommen werden, falls in AD verfügbar. In diesem Fall wird die Nachricht in dieser Sprache angezeigt.
• Die Standardsprache wird beim Erstellen eines Unternehmens festgelegt.
• Sie können die Standardsprache erzwingen, um zu verhindern, dass Benutzer diese ändern.
• Der Benutzer kann die Sprache über die Konsole ändern: My Progress → My Language (vom Benutzer ausgewählte Sprache)

Sprachlogik

VOM BENUTZER AUSGEWÄHLTE SPRACHE > BEVORZUGTE SPRACHE > STANDARDSPRACHE DES UNTERNEHMENS

Anzahl der Tage zwischen Kursen

Administratoren können eine unterschiedliche Häufigkeit für Onboarding-Track (normalerweise kürzeres Intervall) und Run-Modus definieren. Dies definiert die Anzahl der Arbeitstage zwischen dem Abschluss des letzten Kurses und dem Start des nächsten Kurses.

In der Plattform ist es möglich, mehrere Kurse einem Benutzer zuzuweisen (z. B. 10 Kurse) und eine Aktivierungshäufigkeit zwischen ihnen zu definieren (z. B. 20 Tage).

Tage zwischen Kursen

In den Einstellungen können Sie festlegen, wie viele Tage nach Abschluss einer Lektion vergehen müssen, bevor die nächste vorgeschlagen wird

• "Anzahl der Tage zwischen zwei Kursen" = Arbeitstage (ohne Wochenenden)
• Geschäftszeiten: 8:30–12:00 und 14:00–18:30
• Sie können unterschiedliche Zeitpunkte für Run-Modus und Onboarding-Track konfigurieren

Funktionsweise der Aktivierungshäufigkeit

Wenn eine Aktivierungshäufigkeit festgelegt ist:

• Dem Benutzer werden alle ausgewählten Kurse zugewiesen.
• Allerdings wird jeweils nur ein Kurs aktiviert.
• Ein neuer Kurs wird automatisch alle definierten Intervalle verfügbar (z. B. alle 20 Tage).
• Dieser Prozess wird fortgesetzt, bis alle zugewiesenen Kurse aktiviert wurden.

Dieser Mechanismus ermöglicht es Administratoren, die Schulung über einen längeren Zeitraum zu verteilen, anstatt alle Kurse sofort verfügbar zu machen.

Zuweisungsmodus: Run-Modus vs. Onboarding-Track

Onboarding-Track

• Konzipiert für neue Mitarbeiter (oder für alle Benutzer, wenn noch niemand mit seiner Schulung begonnen hat)
• Allgemeine Themen
• Idealerweise 4–5 Lektionen
• Eine Lektion pro Woche

Run-Modus

• Aktiv nach Abschluss des Onboarding-Tracks
• Spezifischere Lektionen
• Eine Lektion pro Monat

Wenn ein neuer Benutzer alle im Onboarding zugewiesenen Kurse abschließt und eine Freigabe alle 30 Tage für Kurse im Run-Modus festgelegt ist, muss er die konfigurierten Zeiten (30 Tage) warten, bevor er den ersten Kurs im "Run"-Modus erhält.

Standardverhalten (ohne Lerngeschwindigkeit-Limit)

Standardmäßig:

• Benutzer können sich in der Konsole anmelden und alle ihnen zugewiesenen Kurse anzeigen.
• Benutzer können jederzeit jeden der zugewiesenen Kurse starten und abschließen.
• Es gibt keine Verpflichtung, auf das nächste Aktivierungsintervall zu warten, um einen Kurs zu starten.

Verhalten mit aktiviertem Lerngeschwindigkeit-Limit

Wenn die Funktion Lerngeschwindigkeit-Limit aktiviert ist:

• Benutzer können sich in der Mantra-Konsole anmelden und alle ihnen zugewiesenen Kurse anzeigen.
• Sie können jedoch nur Kurse gemäß dem definierten Aktivierungsplan starten.
• Sie müssen das konfigurierte Zeitintervall (z. B. 20 Tage) warten, bevor der nächste Kurs zugänglich wird.

In diesem Fall erzwingt die Plattform streng die definierte Schulungskadenz und verhindert, dass Benutzer schneller voranschreiten als geplant.

KI-gestützte Freechat

Administratoren können den Chatbot wie folgt konfigurieren:

Deaktiviert

Kein freier Chat, nur reguläre Alex-Interaktionen innerhalb von Kursen. Wenn deaktiviert, können Benutzer nicht mit Alex chatten, sie können nur Fragen aus dem Kurs beantworten. Das Schreiben einer Nachricht löst eine Antwort von Alex aus und setzt die laufende Lektion fort.

Klassisch

Alex kann mit Benutzern chatten und Fragen zur Cybersicherheit beantworten. Benutzer können außerhalb von Lektionen interagieren, um cybersicherheitsbezogene Themen zu fragen. Generische Antworten vom LLM. Alex kann mit Benutzern chatten und Fragen zur Cybersicherheit beantworten.

• Sie können KEINE Dokumente oder Bilder mit Alex im Freechat-Modus teilen.

Personalisiert (RAG)

Personalisiert: Administratoren können Dokumente hochladen, um maßgeschneiderte Antworten vom Chatbot zu ermöglichen. Alex kann benutzerdefinierte Dokumente von Kunden aufnehmen, um Benutzer zu unterstützen: Passwortrichtlinie, verlorenes oder gestohlenes Gerät, Sicherheitscharta. Die Fragen können in jeder Sprache gestellt werden, Alex findet die Antworten in der Dokumentsprache und antwortet in der Benutzersprache.

• bis zu 20 Dokumente, max 100 MB. Autorisierte Dateitypen: doc, docx, html, json, pdf, md, pptx, txt.