CG3 - Cyber Chat (Alex): Sicherheit und Datenbehandlung – LibraCyber - Hilfe-Center

Dieses Dokument beschreibt transparent, wie Cyber Chat (Alex) Daten behandelt und schützt, während es das Sicherheitsbewusstseinsprogramm bereitstellt. Es richtet sich an Sicherheitsverantwortliche, Datenschutzbeauftragte und Teams, die den Service vor dem Kauf bewerten.

Cyber Chat (Alex) ist ein Cloud-Service (SaaS), der kurze interaktive Micro-Lektionen zum Sicherheitsbewusstsein über den Assistenten Alex direkt in den Messaging-Tools bereitstellt, die Ihr Unternehmen bereits nutzt: Microsoft Teams, Slack, Google Chat oder Webchat. Administratoren verwalten das gesamte Programm über den Bereich Cyber Awareness der Konsole. Die behandelten Daten sind im Wesentlichen Schulungsdaten von Mitarbeitern, die zur Bereitstellung von Lektionen, Korrektur von Quiz und Verfolgung von Fortschritten verwendet werden.

Der Service informiert und schult: Er trifft keine verbindlichen Entscheidungen über Mitarbeiter, Konten, Zugriffe oder Inhalte. Die Quiz-Korrektur, das Ergebnis und die Fortschritte sind deterministisch — keine künstliche Intelligenz entscheidet über den Status eines Mitarbeiters.

Ein europäischer Cloud-Service

Cyber Chat (Alex) ist ein Multi-Tenant SaaS-Service, der in der Europäischen Union (Belgien) auf Google Cloud Platform gehostet wird. Die verwaltete und elastische Infrastruktur absorbiert automatisch Spitzenlastzeiten (geplante Lektionsversände und Erinnerungen), ohne manuelle Eingriffe.

Die Daten jedes Kunden sind logisch pro Tenant isoliert: Jede Abfrage und jede Autorisierung sind auf die zugehörige Organisation beschränkt, und Kontrollen auf Ressourcenebene überprüfen den Besitz pro Unternehmen und pro Benutzer. Der einzige legitime Pfad zwischen verschiedenen Organisationen ist die Beziehung der Unternehmensgruppe (Corporate), die einer expliziten Kontrolle unterliegt.

Es gibt keine Software, die auf dem Gerät des Mitarbeiters installiert werden muss. Cyber Chat (Alex) umfasst keine Browser-Erweiterungen, Desktop-Agenten oder mobile Apps, erfordert keine Geräteberechtigungen und speichert keine Daten lokal. Der Service zeichnet keine Eingaben auf, greift nicht auf die Zwischenablage zu und zeichnet den Bildschirm nicht auf: Er verarbeitet nur Nachrichten, die der Benutzer bewusst an den Assistenten sendet, und Quiz-Antworten.

Verschlüsselung und Kommunikationsschutz

In Transit. Der gesamte Datenverkehr läuft über HTTPS/TLS: zwischen Konsole/API und Backend, zwischen Backend und AI-Anbieter, zu Datenbanken und zu Messaging-Plattformen. HSTS ist aktiv (mit Preload und Include-Subdomains), eine Content-Security-Policy ist gesetzt, und Sitzungs-Token (JWT) von Konsole und API werden bei jeder Anfrage signiert und verifiziert (RS256).

In Ruhe. Persistente Daten befinden sich in einer verwalteten relationalen Datenbank, verwalteten Object Storage (Dokumente, Zertifikate) und einem verwalteten Secret Manager, alle verschlüsselt im Ruhezustand durch die Standardverschlüsselung des Cloud-Anbieters.

Geheimnisse und Anmeldedaten. Der Service verwaltet keine Passwörter von Endbenutzern. Plattform- und Integrationssecrets befinden sich in einem verwalteten Secret Manager und werden zur Laufzeit geladen: Sie werden niemals an den Client gesendet oder in den Code eingefügt.

Identität und Zugriff

Endbenutzer (Mitarbeiter). Sie werden über die Identität ihrer Messaging-Plattform (Teams, Slack, Google Chat) oder eine Webchat-Sitzung identifiziert: Sie legen kein Passwort bei LibraCyber fest. Sie sehen nur ihre eigenen Fortschritte (My Progress) und die ihnen zugewiesenen Lektionen; sie können nicht auf Datenbanken, Backend oder Infrastruktur zugreifen.

Administratoren und API. Der Zugriff ist zum Identity Provider des Kunden verbunden (OIDC / OAuth 2.0), mit Tokens, die bei jeder Anfrage verifiziert werden. Funktionen werden durch unterschiedliche Rollen und Berechtigungen geregelt (z. B. Konfiguration, Dashboard, Benutzerverwaltung, Katalogverwaltung, Zertifikatexport), nach dem Prinzip der minimalen Berechtigung. Jeder Administrator arbeitet ausschließlich innerhalb seines eigenen Tenants.

Support-Zugriff. Für Support-Zwecke kann ein autorisierter LibraCyber-Operator im Namen eines Benutzers tätig werden. Dies ist eine nachverfolgbare Fähigkeit: Die echte Identität des Operators wird immer für die Zuordnung von Aktionen beibehalten.

Welche Daten behandelt der Service

Auf Kategorieebene behandelt der Service die folgenden Daten:

Kategorie	Enthält personenbezogene Daten?	Hinweise
Unternehmenskonfiguration	Nein	Unternehmensprofile, Messaging-Plattform, Funktionseinstellungen; synchronisiert von der LibraCyber-Plattform.
Benutzerstammdaten (Verzeichnis)	Ja	E-Mail, Name und Nachname, Sprache und Verzeichnis-/Messaging-Kennungen; synchronisiert aus dem Kundenverzeichnis, nicht hier eingegeben.
Inhalte und Lektionskatalog	Nein	Lektionen, Quiz und Lernpfade. Können personenbezogene Daten nur enthalten, wenn ein Administrator sie in den Lektionstext einfügt.
Fortschritte und Zertifikate	Ja	Quiz-Ergebnisse, Status und Abschluss pro Benutzer; das Zertifikat zeigt den Namen des Lernenden.
Nachrichten aus freiem Chat	Ja	Freie Nachrichten des Mitarbeiters und Antworten des Assistenten; nur ein kleines aktuelles Fenster der Konversation wird beibehalten.
Hochgeladene Referenzdokumente (RAG)	Möglicherweise	Geschäftsdokumente, die vom Administrator hochgeladen wurden, um Antworten im freien Chat zu unterstützen.
Quelldateien für AI-Generierung	Möglicherweise	Datei, die vom Administrator für die unterstützte Generierung einer Lektion hochgeladen wurde; verarbeitet und dann nach Abschluss gelöscht.
Betriebsprotokolle und Fehlertraces	Ja	Diagnoseprotokolle und Fehlerkontext.

Standardmäßig sammelt der Service keine besonderen Kategorien von Daten (Art. 9 DSGVO) und keine Zahlungsdaten. Der einzige Weg, wie sensible Daten in das System gelangen, ist die Entscheidung eines Administrators, Dokumente hochzuladen oder Lektionstexte zu schreiben, die diese enthalten.

Daten stammen aus vier Quellen: dem Kundenverzeichnis (Benutzer, E-Mails, Namen, Sprache — synchronisiert, nicht hier eingegeben); der Messaging-Plattform (Mitarbeiternachrichten und Quiz-Antworten); der Admin-Konsole (Lektionsinhalte, Konfiguration und hochgeladene Dateien); und eingehenden Ereignissen von Messaging-Plattformen. Administratoren sehen Daten, die auf ihr Unternehmen beschränkt sind; Mitarbeiter sehen nur ihre eigenen Fortschritte und zugewiesenen Lektionen.

Künstliche Intelligenz und Datenbehandlung

Künstliche Intelligenz wird an vier Unterstützungspunkten verwendet: Fragen und Antworten im freien Chat, Antworten im freien Chat basierend auf Geschäftsdokumenten (RAG-Modus), unterstützte Lektionsgenerierung und Spracherkennung von Nachrichten. Alles andere — Lektionserstellung, Quiz-Korrektur, Bewertungen, Fortschritte, Erinnerungen und Zertifikate — ist deterministisch und frei von AI. Keine AI korrigiert ein Quiz oder entscheidet über den Status eines Benutzers.

Die Inferenz wird von einem Enterprise-Level-Drittanbieter durchgeführt, innerhalb eines von LibraCyber kontrollierten Tenants. Modelle werden nur für Inferenz verwendet: LibraCyber trainiert oder verfeinert keine Modelle mit Kundendaten. Der Anbieter verarbeitet Prompts zur Generierung der Antwort gemäß vertraglichen Datenschutzbedingungen (DPA). Die Hauptfunktionen des Service funktionieren weiterhin, auch wenn der AI-Anbieter nicht verfügbar ist, da sie nicht vom Modell abhängen.

Was an die AI gesendet wird und was nicht

Funktion	Was wird gesendet	Was wird NICHT gesendet
Freier Chat (Classical)	Ein festes Systemprompt, ein kleines Fenster der letzten Gesprächsrunden und die neue Nachricht des Benutzers.	Keine Identität oder personenbezogenen Daten des Mitarbeiters.
Freier Chat mit Dokumenten (Personalized / RAG)	Die Nachricht des Benutzers, Auszüge aus vom Administrator hochgeladenen Dokumenten und die bevorzugte Sprache.	Keine Verzeichnisdaten des Unternehmens oder Daten anderer Kunden.
Lektionsgenerierung mit AI	Nur die vom Administrator hochgeladene Datei und sein Textprompt.	Kein Name, keine Domain oder Unternehmenskennung und keine Mitarbeiterdaten.
Spracherkennung	Nur der Nachrichtentext, um eine unterstützte Oberflächensprache auszuwählen.	Nichts anderes.

Bei der Lektionsgenerierung wird die E-Mail des Administrators nur für Abschluss- oder Fehlerbenachrichtigungen verwendet, niemals an das Modell übertragen. Die Quelldatei wird in einen temporären Index hochgeladen, der für die einzelne Ausführung bestimmt ist, und wird nach jeder Generierung zusammen mit den für diese Ausführung erstellten AI-Ressourcen gelöscht.

HINWEIS: Der Text, den der Mitarbeiter im freien Chat schreibt, wird unverändert übertragen, ohne Filterung personenbezogener Daten. Es wird daher empfohlen, keine unnötigen personenbezogenen oder vertraulichen Daten in den Chat einzugeben.

Menschliche Kontrolle und Konfiguration

Der freie Chat ist deaktiviert, es sei denn, der Administrator aktiviert ihn, und kann auf Disabled, generisch (Classical) oder basierend auf Geschäftsdokumenten (Personalized) eingestellt werden. Die unterstützte Generierung erstellt einen Entwurf einer Lektion, den der Administrator überprüft und veröffentlichen muss (Deploy), bevor ein Mitarbeiter sie sehen kann: Es gibt immer eine Person im Prozess. AI-Ausgaben sind nur inhaltlich, zu Beratungszwecken: Sie blockieren, korrigieren oder ändern nicht den Status eines Benutzers. Die Natur des Assistenten wird dem Benutzer während des Gesprächs deutlich gemacht. Da von einem Sprachmodell generierter Text ungenau sein kann, bleibt der Administrator für die Überprüfung generierter Lektionen verantwortlich.

AI-Schutzmaßnahmen. Systeminstruktionen sind vor Versuchen des Benutzers geschützt, sie zu überschreiben (z. B. "ignoriere das Obige", "verhalte dich wie"), damit der Assistent immer seine Rolle behält. Zusätzlich wird die Content-Filtering-Richtlinie des Anbieters angewendet: Eine gefilterte Antwort erzeugt eine generische Nachricht statt des blockierten Inhalts.

Referenzdokumente (RAG). Dies ist der einzige Opt-in-Inhaltspfad: Der Administrator wählt, was hochgeladen werden soll (bis zu 20 Dokumente, jeweils bis zu 100 MB). Dokumente sind auf den Tenant beschränkt, werden nur verwendet, um Antworten an Mitarbeiter dieses Unternehmens zu unterstützen, und werden aus dem Storage und dem Index des Anbieters entfernt, wenn der Administrator sie löscht. Alles, was der Administrator hochlädt, kann in einer Antwort erscheinen: Laden Sie keine Dokumente hoch, die nicht den Mitarbeitern zitierbar sein sollen.

Datenspeicherung und -löschung

Das beobachtbare Aufbewahrungsverhalten ist wie folgt:

Kategorie	Speicherung und Löschung
Benutzerstammdaten	Gespeichert, solange der Benutzer aktiv ist; wenn er aus dem synchronisierten Verzeichnis austritt, wird er deaktiviert (nicht gelöscht).
Fortschritte und Zertifikate	Gespeichert bis zu einer Erase all Learning data-Operation durch einen Administrator oder bis zur Löschung des Unternehmens.
Nachrichten aus freiem Chat	Nur ein kleines aktuelles Fenster der Runden pro Benutzer wird beibehalten; ältere Runden werden automatisch gelöscht.
Referenzdokumente (RAG)	Gespeichert, bis der Administrator sie löscht; aus dem Storage und dem Index des Anbieters entfernt.
Quelldateien für AI-Generierung	Gelöscht nach Abschluss der Generierungsausführung.
Betriebsprotokolle	Gemäß der Protokollaufbewahrungseinstellung der Plattform.

Erase all Learning data ist eine Administrator-Aktion, die unwiderruflich die Zertifikate des Unternehmens löscht und die Fortschritte und Anwesenheit aller Benutzer zurückgesetzt; vorherige Rohdaten können nicht mehr heruntergeladen werden. Das Löschen eines Unternehmens wird kaskadierend auf seine Benutzer und Datensätze übertragen.

Rechte der betroffenen Personen

Der Kunde ist der Verantwortliche; LibraCyber ist der Auftragsverarbeiter und unterstützt Anfragen betroffener Personen wie folgt:

Zugang und Portabilität: Fortschritte pro Benutzer sind in der Konsole einsehbar und im CSV-Format exportierbar; Stammdatenfelder stammen aus dem Kundenverzeichnis.
Berichtigung: Stammdatenfelder (Name, E-Mail, Sprache) werden an der Quelle korrigiert und neu synchronisiert.
Einschränkung und Widerspruch: Ein Administrator kann die Bereitstellung für einen Benutzer unterbrechen (Deaktivierung) und den freien Chat deaktivieren.
Löschung: Die Deaktivierung unterbricht die Verarbeitung; die Operation Erase all Learning data entfernt Fortschritte und Zertifikate auf Unternehmensebene, und das Löschen des Unternehmens wird kaskadierend übertragen.

Der Service trifft keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlichen oder ähnlichen Auswirkungen auf Mitarbeiter: Art. 22 DSGVO findet daher keine Anwendung.

Drittanbieter (Sub-Processor)

Um den Service bereitzustellen, nutzt LibraCyber eine begrenzte Anzahl von Sub-Processoren: Cloud-Hosting (Google Cloud Platform, Europäische Union), die vom Kunden gewählten Messaging-Plattformen (Microsoft Teams, Slack, Google Chat), einen AI-Drittanbieter und Services für den Versand von Transaktions-E-Mails, Fehlerüberwachung und Nutzungsanalyse.

Die maßgebliche und aktuelle Liste der Sub-Processor, ihre jeweiligen Verarbeitungsregionen und die Mechanismen für Datentransfers sind im Datenverarbeitungsvertrag (DPA) angegeben, der die verbindliche Referenz darstellt.

Benachrichtigung bei Datenverletzungen

Als Auftragsverarbeiter verpflichtet sich LibraCyber, den Kunden (Verantwortlichen) ohne ungerechtfertigte Verzögerung über jede Verletzung personenbezogener Daten zu benachrichtigen, damit der Verantwortliche seinen Verpflichtungen gemäß Art. 33 DSGVO nachkommen kann.