CG3 - Cyber Chat (Alex): Verteilung, Erinnerungen und Einstellungen

Die Registerkarte Preferences (Einstellungen) von Awareness Setup ist der Bereich, in dem Administratoren steuern, wie und wann Alex, der Chatbot von Cyber Chat, Schulungen verteilt: die Onboarding-E-Mail, die automatische oder manuelle Verteilung, das Intervall zwischen den Schulungen, den KI-Freechat-Modus und das Zurücksetzen aller Schulungsdaten. Hier werden auch die automatischen Erinnerungen verwaltet, die Benutzer auffordern, die eine Schulung begonnen haben, aber dann zurückfallen.

Um auf die Seite zuzugreifen, öffnen Sie Cyber Awareness › Setup aus dem Seitenmenü und wählen Sie die Registerkarte Preferences. Jede Einstellung auf dieser Seite wird beim Ändern gespeichert.

Status	GA (für alle berechtigten Kunden verfügbar).
Zielgruppe	Plattformadministratoren in der Registerkarte Setup › Preferences von Awareness. Nicht für Endbenutzer: Die Verteilung wird vom Administrator gesteuert und Endbenutzer erhalten nur das, was ihnen gesendet wird.
Erforderliche Rolle / Berechtigung	Plattformadministrator (Berechtigung Awareness Setup).
Verfügbarkeit	Kunden mit aktivem Cyber Chat (Alex).

Die Registerkarte Preferences von Awareness Setup mit den Verteilungseinstellungen: Send onboarding emails to new users, Automatic lesson delivery und Number of days between two lessons (Onboarding Track und Run Mode).

Die Registerkarte enthält alle Verteilungseinstellungen, die jeweils beim Ändern gespeichert werden:

• Send onboarding emails to new users — die Willkommens-E-Mail für neue Benutzer.
• Automatic lesson delivery — die automatische und zeitgesteuerte Verteilung der zugewiesenen Schulungen.
• Number of days between two lessons — das Intervall zwischen den Schulungen, separat für Onboarding Track und Run Mode einstellbar.
• AI-powered free chat — ob und wie Alex außerhalb von Schulungen antworten kann.
• Erase Learning data — das Zurücksetzen aller Schulungsstatistiken der Organisation.

Die Seite ist für folgende Zwecke gedacht:

1. Aktivieren Sie die automatische und zeitgesteuerte Verteilung von Schulungen, damit Benutzer ihre zugewiesenen Kurse ohne manuelle Versendung erhalten.
2. Legen Sie einen schnelleren Rhythmus für das Onboarding und einen langsameren für das kontinuierliche Programm (Run Mode) fest.
3. Entscheiden Sie, ob Alex außerhalb von Schulungen chatten kann (Freechat-Modus) und ob neue Benutzer eine Willkommens-E-Mail erhalten.

Sie ist nicht gedacht für:

• Sofortiges Versenden einer einzelnen Schulung oder Aufforderung an bestimmte Benutzer: Verwenden Sie Send now (im Lesson editor) und manuelle Erinnerungen aus dem Awareness Dashboard.
• Auswahl oder Reihenfolge der Schulungen für einen Benutzer: Verwenden Sie den Lessons catalog.
• Überwachung, wer was abgeschlossen hat: Verwenden Sie das Awareness Dashboard.

• Plan: Cyber Chat (Alex) ist für die Organisation aktiv.
• Rolle: Plattformadministrator (Berechtigung Awareness Setup).
• CEO definiert: Die automatische Verteilung kann nicht aktiviert werden, bis ein CEO-Benutzer für die Organisation festgelegt wurde; andernfalls wird die Aktivierung abgelehnt.
• Verteilungskanal: Mindestens ein konfigurierter Kanal — Microsoft Teams, Slack, Google Chat oder Webchat. Freechat erfordert zusätzlich einen anderen Kanal als Webchat.
• Zugewiesene Schulungen: Die automatische Verteilung sendet nur Schulungen, die bereits im Lessons catalog zugewiesen wurden; sie weist nichts von sich aus zu.

1. Öffnen Sie Cyber Awareness › Setup und wählen Sie die Registerkarte Preferences.
2. Send onboarding emails to new users — aktivieren Sie den Schalter, damit neue Benutzer, die bereits mit dem Bot konfiguriert sind, eine Willkommens-E-Mail erhalten. Verwenden Sie Send example onboarding email to myself, um eine Vorschau zu sehen.
3. Automatic lesson delivery — aktivieren Sie den Schalter, damit Alex automatisch zugewiesene Schulungen nach dem Zeitplan der Organisation versendet. Durch Deaktivieren wird ein Bestätigungsfenster angezeigt, das Sie warnt, dass Schulungen, die für denselben Tag geplant sind, storniert werden (bereits versendete Schulungen werden nicht storniert). Erfordert einen definierten CEO-Benutzer.
4. Number of days between two lessons — legen Sie das Intervall der Arbeitstage mit den beiden Schiebereglern fest, separat für Onboarding Track und Run Mode.
5. AI-powered free chat — wählen Sie Disabled, Classical oder Personalized. Die Auswahl ist nicht verfügbar für Unternehmen, die nur Webchat verwenden.
6. Erase Learning data — verwenden Sie die Schaltfläche Erase all Learning data nur, um alle Schulungsstatistiken der Organisation zurückzusetzen; bestätigen Sie im Dialogfenster.

WARNUNG: Erase all Learning data ist nicht rückgängig zu machen. Es löscht alle Schulungsstatistiken der Organisation und danach können die vorherigen Rohdaten nicht mehr heruntergeladen werden. Es hat keinen Umfang für einzelne Benutzer: Es setzt alles zurück.

Einstellungen — was ein Administrator in der Registerkarte Preferences anpasst:

Einstellung	Standard	Werte	Auswirkung	Rolle
Send onboarding emails to new users	Aus	Ein / Aus	Neue Benutzer, die bereits mit dem Bot konfiguriert sind, erhalten eine Willkommens-E-Mail.	Administrator
Automatic lesson delivery	Aus	Ein / Aus	Alex versendet automatisch zugewiesene Schulungen nach dem Zeitplan der Organisation; erfordert einen definierten CEO.	Administrator
Number of days between two lessons — Onboarding Track	pro Unternehmen	Anzahl der Arbeitstage	Intervall der Arbeitstage zwischen der letzten Fertigstellung und der nächsten Schulung während des Onboarding.	Administrator
Number of days between two lessons — Run Mode	pro Unternehmen	Anzahl der Arbeitstage	Gleiches Intervall für das kontinuierliche Programm.	Administrator
AI-powered free chat	Deaktiviert	Deaktiviert / Classical / Personalized	Ob Alex außerhalb von Schulungen antwortet; der Modus wird später und in der Freechat-Funktion beschrieben.	Administrator

Aktionen auf der Seite:

Steuerelement	Typ	Auswirkung	Rolle
Send example onboarding email to myself	Aktion	Sendet eine Beispiel-Onboarding-E-Mail an den Administrator, der sie anfordert.	Administrator
Erase all Learning data	Aktion	Löscht alle Schulungsstatistiken der Organisation; nicht rückgängig zu machen.	Administrator

Einstellungen, die an anderer Stelle verwaltet werden und mit der Verteilung interagieren (beschrieben in den jeweiligen Funktionen):

• Schulungszuweisung und -reihenfolge — festgelegt im Lessons catalog; die automatische Verteilung sendet nur das, was zugewiesen ist.
• Verteilungskanal (Teams / Slack / Google Chat / Webchat) — festgelegt in den Kanalregisterkarten von Awareness Setup und in Awareness Users; bestimmt, ob ein Benutzer im Chat oder per E-Mail aufgefordert wird.
• Manuelle Erinnerungen (Restart late users / Remind not started users) — aktiviert aus dem Awareness Dashboard, nicht von dieser Seite.

• Sofortige Auswirkung: Jeder Schalter oder Schieberegler wird beim Ändern gespeichert und zeigt eine Bestätigung; der Freechat-Modus und die Intervalle pro Spur werden beibehalten; Send example onboarding email to myself liefert eine Beispiel-E-Mail in Ihren Posteingang.
• Verzögerte Auswirkung: Nach der Aktivierung von Automatic lesson delivery erhalten neu konfigurierte Benutzer Alexs Willkommensnachricht und zugewiesene Schulungen kommen dann nach Zeitplan an, an Arbeitstagen und innerhalb der Arbeitszeiten. Ein Benutzer, der eine Schulung beginnt und dann stoppt, erhält eine Reihe von Erinnerungen und wird nach etwa einem Monat Inaktivität als In ritardo (Verspätet) markiert.
• Wo das Ergebnis sichtbar ist: Im Awareness Dashboard — Benutzerstatus, Engagement und Fertigstellung werden aktualisiert, wenn die Verteilung und Erinnerungen wirksam werden.

Onboarding-E-Mail

Wenn Send onboarding emails to new users aktiv ist, erhalten neue Benutzer, die mit dem Bot konfiguriert sind und diese noch nicht erhalten haben, eine einmalige Willkommens-E-Mail, die erklärt, wie LibraCyber Awareness-Schulungen funktionieren. Der Versand erfolgt automatisch für berechtigte Benutzer an Arbeitstagen. Der Text dieser E-Mail ist nicht anpassbar.

Erste Aktivierung und Alexs Willkommensnachricht

Bei der ersten Aktivierung der automatischen Verteilung erhalten neue Benutzer mit bestehenden Abonnements die Willkommensnachricht von Alex kurz nach der Onboarding-E-Mail. Diese Nachricht wird nur über den Chatbot versendet und dient zur Bestätigung der Benutzersprache. Wenn die Onboarding-E-Mail nicht aktiv ist oder bereits versendet wurde, kommt die Willkommensnachricht innerhalb weniger Stunden an.

• Wenn der Benutzer auf die Willkommensnachricht antwortet, wird die Sprache aktualisiert und die erste Schulung beginnt sofort.
• Wenn der Benutzer nicht antwortet, wird die erste Schulung in der Standardsprache der Organisation in der nächsten Stunde versendet.

Die folgende Tabelle fasst zusammen, was bei der Aktivierung passiert, je nach dem Ausgangszustand der beiden Schalter:

Szenario	Automatic lesson delivery	Send onboarding emails	Aktion	Ergebnis
A	Aus	Aus	Onboarding-E-Mail aktivieren	Neue Benutzer erhalten die Onboarding-E-Mail (Awareness) am nächsten Tag.
B	Aus	Aus	Automatische Verteilung aktivieren	Neue Benutzer mit bestehenden Abonnements erhalten Alexs Willkommensnachricht in den folgenden Stunden.
C	Aus	Aus	Beide aktivieren	Neue Benutzer erhalten die Onboarding-E-Mail (Awareness) am nächsten Tag. Benutzer mit bestehenden Abonnements erhalten Alexs Willkommensnachricht in den Stunden nach der Onboarding-E-Mail.
D	Aus	Ein	Automatische Verteilung aktivieren	Neue Benutzer mit bestehenden Abonnements erhalten Alexs Willkommensnachricht in den folgenden Stunden.

Zeitfenster und Rhythmus

Wenn Automatic lesson delivery aktiv ist, sendet Alex jedem Benutzer die nächste zugewiesene Schulung, nachdem das vom Administrator konfigurierte Intervall der Arbeitstage seit der letzten Fertigstellung verstrichen ist. Schulungen werden nur an Arbeitstagen und innerhalb der in der App angegebenen Arbeitszeiten versendet (ungefähr 09:30–12:00 und 14:00–17:30, Pariser Zeitzone). Das Intervall gibt die Anzahl der Arbeitstage (ohne Wochenenden) an, die zwischen der Fertigstellung einer Schulung und der nächsten verstreichen müssen, und ist separat für Onboarding Track und Run Mode einstellbar: Sie können also einen schnelleren Rhythmus für neue Benutzer und einen langsameren für das kontinuierliche Programm verwenden.

Aktivierungshäufigkeit, Spuren und Lerngeschwindigkeit

Sie können einem Benutzer mehrere Schulungen zuweisen (z. B. 10) und eine Aktivierungshäufigkeit zwischen ihnen definieren (z. B. 20 Tage). Wenn eine Aktivierungshäufigkeit festgelegt ist:

• dem Benutzer werden alle ausgewählten Schulungen zugewiesen;
• nur eine Schulung ist gleichzeitig aktiv;
• eine neue Schulung wird automatisch in jedem definierten Intervall verfügbar (z. B. alle 20 Tage);
• der Prozess wird fortgesetzt, bis alle zugewiesenen Schulungen aktiviert wurden.

Dieser Mechanismus ermöglicht es, die Schulung über die Zeit zu verteilen, anstatt alle Schulungen sofort verfügbar zu machen.

Onboarding Track und Run Mode. Die beiden Spuren können unterschiedliche Zeitpläne haben:

• Onboarding Track — gedacht für neue Mitarbeiter (oder alle Benutzer, wenn noch niemand mit der Schulung begonnen hat); allgemeine Themen; idealerweise 4–5 Schulungen; ungefähr eine Schulung pro Woche.
• Run Mode — aktiv nach Abschluss des Onboarding Track; spezifischere Schulungen; ungefähr eine Schulung pro Monat.

Wenn ein neuer Benutzer alle Schulungen des Onboarding abgeschlossen hat und für Run Mode ein Release alle 30 Tage festgelegt ist, muss er die konfigurierte Zeit (30 Tage) warten, bevor er die erste Schulung im Run Mode erhält.

Lerngeschwindigkeitslimit (Learning Pace Limit).

• Standardverhalten (ohne Lerngeschwindigkeitslimit): Benutzer können auf die Konsole zugreifen und alle ihnen zugewiesenen Schulungen sehen; sie können jede Schulung jederzeit starten und abschließen, ohne auf das nächste Aktivierungsintervall warten zu müssen.
• Mit aktivem Lerngeschwindigkeitslimit: Benutzer sehen immer noch alle zugewiesenen Schulungen, können sie aber nur nach dem definierten Aktivierungsplan starten; sie müssen das konfigurierte Intervall (z. B. 20 Tage) warten, bevor die nächste Schulung zugänglich wird. In diesem Fall erzwingt die Plattform den definierten Schulungsrhythmus streng.

Chatbot-Sprache

Wenn die erste Schulung zugewiesen wird und die automatische Verteilung aktiv ist, ist die allererste Interaktion eine Nachricht von Alex in der Standardsprache der Organisation, die den Benutzer auffordert, die Sprache des Gesprächs zu wählen (später sichtbar im Abschnitt My Progress der Plattform).

• Die Sprache kann auch aus dem Feld preferred language abgerufen werden, falls auf Active Directory (AD) verfügbar: In diesem Fall wird die Nachricht in dieser Sprache angezeigt.
• Die Standardsprache wird bei der Erstellung der Organisation festgelegt.
• Es ist möglich, die Standardsprache zu erzwingen, um zu verhindern, dass Benutzer sie ändern.
• Der Benutzer kann die Sprache von der Konsole aus ändern: My Progress → My Language.

Sprachpriorisierungsreihenfolge: vom Benutzer ausgewählte Sprache › bevorzugte Sprache (AD) › Standardsprache der Organisation.

Automatische Erinnerungen

Wenn ein Benutzer eine Schulung beginnt und dann aufhört zu interagieren, sendet Alex eine Reihe von Erinnerungen über sein Messaging-Tool (per E-Mail für Webchat-Benutzer). Die Aufforderungen folgen einer Progression: ungefähr nach etwa 1, 3, 8 und 15 Arbeitstagen seit der letzten Interaktion. Nach etwa 20 Arbeitstagen ohne Aktivität (ungefähr ein Monat) wird der Benutzer als In ritardo (Verspätet) markiert und erhält eine abschließende E-Mail. Eine manuelle Erinnerung, die vom Awareness Dashboard gesendet wird, setzt diese automatische Planung zurück.

HINWEIS: Der Text von Benachrichtigungs- und Erinnerungsnachrichten ist nicht anpassbar. Der Name und das Aussehen des Bots können geändert werden, aber nur vor der Produktionsfreigabe und über den LibraCyber-Support.

KI-gestützte Freechat

Die drei Modi von AI-powered free chat (Disabled, Classical, Personalized) und unten auf der Seite die Schaltfläche Erase all Learning data.

Der Freechat-Modus bestimmt, ob und wie Alex außerhalb von Schulungen antworten kann. Die Auswahl wird nicht für Unternehmen angezeigt, die nur Webchat verwenden.

• Disabled — kein Freechat: nur normale Interaktionen mit Alex innerhalb von Schulungen. Benutzer können nicht frei mit Alex chatten; wenn sie eine Nachricht schreiben, antwortet Alex, indem er die laufende Schulung fortsetzt.
• Classical — Alex kann mit Benutzern chatten und Fragen zur Cybersicherheit auch außerhalb von Schulungen beantworten. Die Antworten sind generisch und werden vom Sprachmodell bereitgestellt. In diesem Modus ist es nicht möglich, Dokumente oder Bilder mit Alex zu teilen.
• Personalized — der Administrator kann Dokumente hochladen, um maßgeschneiderte Antworten zu erhalten (z. B. Passwort-Richtlinien, verlorenes oder gestohlenes Gerät, Sicherheitscharta). Fragen können in jeder Sprache gestellt werden: Alex findet die Antwort in der Sprache der Dokumente und antwortet in der Sprache des Benutzers. Sie können bis zu 20 Dokumente hochladen, maximal 100 MB; zulässige Dateitypen: doc, docx, html, json, pdf, md, pptx, txt.

Das detaillierte Verhalten der Modi wird in der Funktion Freechat beschrieben (siehe Verwandte Funktionen).

Schulungsdaten löschen

Erase all Learning data führt eine Löschung auf Organisationsebene aller Schulungsstatistiken durch. Es ist nicht rückgängig zu machen und hat keinen Umfang für einzelne Benutzer.

Daten und Datenschutz

Von dieser Seite aus können Sie E-Mails an Benutzer senden (Onboarding und Erinnerungen) und auf Organisationsebene alle Schulungsstatistiken löschen, indem Sie Erase all Learning data verwenden. Diese Seite ermöglicht es nicht, im Namen anderer Benutzer zu handeln.

Ist es möglich, den Text von Erinnerungen oder Benachrichtigungen anzupassen?
Nein: Der Text der Nachrichten ist fest. Der Name und das Aussehen des Bots können geändert werden, aber nur vor der Produktionsfreigabe und über den LibraCyber-Support.

Warum wird die automatische Verteilung nicht aktiviert?
Sie müssen zunächst einen CEO-Benutzer für die Organisation definieren; ohne einen CEO wird die Aktivierung des Schalters abgelehnt.

Ist es möglich, einen anderen Rhythmus für neue Benutzer zu verwenden?
Ja: Legen Sie ein kürzeres Intervall auf Onboarding Track und ein längeres auf Run Mode in Number of days between two lessons fest.

In welcher Sprache spricht Alex mit dem Benutzer?
Alex verwendet in Prioritätsreihenfolge die vom Benutzer ausgewählte Sprache, dann die bevorzugte Sprache aus Active Directory, dann die Standardsprache der Organisation. Der Benutzer kann sie in My Progress → My Language ändern, es sei denn, die Standardsprache wurde erzwungen.

Was ist der Unterschied zwischen Onboarding Track und Run Mode?
Der Onboarding Track ist für neue Benutzer gedacht, mit allgemeinen Themen und einem schnelleren Rhythmus; der Run Mode ist das kontinuierliche Programm, das nach Abschluss des Onboarding aktiviert wird, mit spezifischeren Schulungen und einem langsameren Rhythmus.

Funktioniert Freechat auf Webchat?
Nein: Die Freechat-Auswahl wird nicht für Unternehmen angezeigt, die nur Webchat verwenden.

Ist "Erase all Learning data" rückgängig zu machen?
Nein: Es löscht alle Schulungsstatistiken der gesamten Organisation und die vorherigen Rohdaten können nicht mehr heruntergeladen werden.

Symptom	Wahrscheinliche Ursache	Lösung	Eskalation
Die automatische Verteilung wird nicht aktiviert	Kein CEO-Benutzer für die Organisation definiert	Definieren Sie einen CEO-Benutzer und aktivieren Sie dann den Schalter	Kontaktieren Sie den Support, wenn es weiterhin fehlschlägt, obwohl ein CEO festgelegt ist
Benutzer erhalten keine automatischen Schulungen	Die automatische Verteilung ist deaktiviert, keine Schulung ist zugewiesen oder kein Verteilungskanal ist konfiguriert	Aktivieren Sie die automatische Verteilung, weisen Sie Schulungen im Lessons catalog zu und überprüfen Sie die Kanalverbindung	Kontaktieren Sie den Support
Schulungen kommen langsamer oder schneller an als erwartet	Das Intervall Number of days between two lessons pro Spur oder der Versand nur an Arbeitstagen und während der Arbeitszeit	Passen Sie die Intervalle für Onboarding Track / Run Mode an; beachten Sie, dass der Versand nur während der Arbeitszeit erfolgt	—
Neue Benutzer erhalten keine Willkommens-E-Mail	Send onboarding emails ist deaktiviert oder der Benutzer ist nicht konfiguriert / der Bot ist nicht eingerichtet	Aktivieren Sie die Onboarding-E-Mail und überprüfen Sie, dass der Benutzer mit dem installierten Bot konfiguriert ist	Kontaktieren Sie den Support
Die Option AI-powered free chat ist nicht vorhanden	Das Unternehmen verwendet nur Webchat	Erwartetes Verhalten: Freechat ist auf Webchat nicht verfügbar	—

• Cyber Chat (Alex) – Awareness Dashboard — manuelle Erinnerungen werden von hier aus verwaltet und setzen die automatische Planung von Erinnerungen zurück.
• Cyber Chat (Alex) – Lessons catalog — weist Schulungen zu und ordnet sie, die diese Funktion dann verteilt.
• Cyber Chat (Alex) – Freechat — beschreibt im Detail die Modi der KI-gestützten Freechat (Classical und Personalized).