CG3 - Cyber Chat (Alex): Certificati di completamento

Die Certificati di completamento ermöglichen es einem Administrator, Dokumente zu generieren, die die von Personen in der Organisation absolvierte Schulung bescheinigen. Der Export erzeugt ein herunterladbares ZIP-Archiv, das für jeden Benutzer ein PDF-Zertifikat mit der Liste der abgeschlossenen Lektionen und dem jeweiligen Abschlusssdatum enthält. Es ist ein On-Demand-Reporting- und Compliance-Tool: Es dient nicht zum Erstellen von Lektionen oder zur Überwachung des Fortschritts in Echtzeit.

Um auf die Seite zuzugreifen, öffnen Sie Cyber Awareness aus dem Seitenmenü und wählen Sie Certificate export.

Die Seite Certificate export: die Schaltfläche Download Certificates oben rechts und die Tabelle der durchgeführten Exporte (beim ersten Gebrauch leer).

Die Seite zeigt die Tabelle der letzten Exporte. Die Schaltfläche Download Certificates oben rechts öffnet das Fenster, in dem Sie einen neuen Export starten können, indem Sie die Empfänger und die einzubeziehenden Lektionen auswählen. Jeder gestartete Export wird als Zeile in der Tabelle angezeigt, mit dem Fortschrittsstatus und, sobald er fertig ist, dem Link zum Herunterladen des Archivs.

Die Funktion ist für folgende Zwecke gedacht:

1. Einen Nachweis der Sicherheitsschulung für eine Audit-, ISO-/Compliance-Überprüfung oder HR-Akte erbringen.
2. Einem einzelnen Mitarbeiter ein persönliches Zertifikat der von ihm abgeschlossenen Lektionen ausstellen.
3. Zertifikate für ein bestimmtes Publikum exportieren – alle, ausgewählte Abteilungen oder namentlich genannte Benutzer – und für alle Lektionen oder nur für einige.

Sie ist dagegen nicht für folgende Zwecke gedacht:

• Überwachung von Fortschritt, Engagement oder Abschlussquoten in Echtzeit: Verwenden Sie das Awareness Dashboard.
• Export von Fortschrittszeilen für einzelne Benutzer (Status, Scores, Daten) in eine Tabellenkalkulation: Verwenden Sie den CSV-Rohexport.
• Endbenutzer können ihr eigenes Zertifikat selbst herunterladen: Der Export ist Administratoren vorbehalten; Endbenutzer sehen ihre Sterne in My Progress.

• Plan: Cyber Chat (Alex) ist für die Organisation aktiv.
• Rolle: Plattformadministrator mit der Berechtigung Export certificates. Der Menüpunkt ist in einer MSP-Operatorsitzung verborgen.
• Abgeschlossene Lektionen: Mindestens ein Benutzer muss mindestens eine Lektion im ausgewählten Bereich abgeschlossen haben. Ein Benutzer, der keine Lektion unter den ausgewählten Kursen abgeschlossen hat, erhält kein Zertifikat, und ein Export ohne berechtigte Benutzer erzeugt nichts.

Die anfängliche Konfiguration der Plattform (Aktivierung von Alex, Zuweisung und Bereitstellung von Lektionen) wird auf dieser Seite nicht behandelt, die sich nur auf die bereits erfüllten Anforderungen beschränkt.

1. Öffnen Sie Cyber Awareness aus dem Seitenmenü und wählen Sie Certificate export. Die Seite zeigt die Tabelle der letzten Exporte (beim ersten Gebrauch leer).
2. Klicken Sie auf Download Certificates (oben rechts). Ein Dialogfenster wird geöffnet.
3. Wählen Sie unter Who needs to be certified? die Empfänger:
   • Everyone – alle Benutzer des Unternehmens.
   • Departments – eine oder mehrere ausgewählte Abteilungen.
   • Users – namentlich genannte Benutzer, die nach E-Mail-Adresse gesucht und ausgewählt werden.
4. Wählen Sie unter What courses should be included? den Umfang:
   • All courses – alle von jedem Benutzer abgeschlossenen Lektionen.
   • Some courses – die spezifischen Lektionen, die einbezogen werden sollen.
5. Klicken Sie auf Start Export. In der Tabelle wird eine neue Zeile mit dem Status In Progress angezeigt; die Seite aktualisiert die Zeile automatisch, während das Archiv generiert wird.
6. Wenn die Zeile zu Done wechselt, klicken Sie auf den entsprechenden Link Download, um die ZIP-Datei herunterzuladen. Darin befindet sich ein PDF-Zertifikat für jeden Benutzer im Umfang, der mindestens eine der ausgewählten Lektionen abgeschlossen hat.

HINWEIS: Der Download-Link bleibt für ein Fenster von 7 Tagen verfügbar; nach diesem Zeitraum verschwindet die Zeile aus der Tabelle. Um das Archiv erneut zu erhalten, führen Sie einfach den Export erneut aus.

Jede PDF-Datei trägt den Titel Certificate of Completion und enthält:

• den Namen und die E-Mail des Benutzers;
• den Satz "has successfully completed the following courses:";
• die Liste der abgeschlossenen Lektionen, jeweils mit dem Datum des Abschlusses;
• ein Datum Issued on (der Tag, an dem der Export generiert wurde);
• den Namen des Unternehmens (For:) und den CEO, der das Zertifikat ausstellt (Issued by:), mit einem Unterschriftsblock.

Lange Listen erstrecken sich über mehrere Seiten. Der Dateiname jeder PDF-Datei setzt sich aus dem Namen des Benutzers und dem Datum des Exports zusammen.

HINWEIS: Über die Auswahl der Empfänger und Lektionen hinaus ist keine Anpassung vorgesehen. Das Layout, der Text, der Name des Unternehmens und der CEO, der das Zertifikat ausstellt, sind fest; der einzige variable Inhalt ist der Benutzer, die abgeschlossenen Lektionen und deren Daten.

Verfügbare Steuerelemente – die Seite hat keine permanenten Einstellungen; die folgenden Optionen gelten für den einzelnen Export:

Einstellungen, die an anderer Stelle verwaltet werden und beeinflussen, was das Zertifikat anzeigt (beschrieben in den jeweiligen Funktionen):

• Abteilungen und Benutzeridentität (Name, E-Mail) – definiert in Awareness Users / in den Benutzereinstellungen; bestimmen, wer exportierbar ist und was auf dem Zertifikat gedruckt wird.
• Lektionskatalog und Abschluss – eine Lektion wird auf einem Zertifikat nur angezeigt, nachdem der Benutzer sie abgeschlossen hat; Zuweisung und Bereitstellung werden im Lektionskatalog und in Preferences verwaltet.
• Name des Unternehmens und CEO auf dem Zertifikat – in den Unternehmensprofileinstellungen festgelegt.

• Unmittelbare Auswirkung: Wenn Sie auf Start Export klicken, wird sofort eine Zeile in der Tabelle mit dem Status In Progress angezeigt; die Seite aktualisiert sie automatisch, ohne dass Sie sie neu laden müssen.
• Verzögerte Auswirkung: Das Archiv wird im Hintergrund generiert. Nach Abschluss zeigt die Zeile Done mit einem Link Download an; wenn die Generierung fehlschlägt, zeigt sie Failed an. Die Generierungszeit nimmt mit der Anzahl der Benutzer und Lektionen zu.
• Verfügbarkeit: Ein abgeschlossener Export bleibt für ein Fenster von 7 Tagen herunterladbar, danach verschwindet die Zeile aus der Tabelle. Führen Sie den Export erneut aus, um ein aktualisiertes Archiv zu erhalten.
• Wo das Ergebnis angezeigt wird: In der Exporttabelle der Seite – die Spalte Status ist die eindeutige Referenz für jeden Export.

Beim Start eines Exports sammelt das System die Benutzer im Umfang, behält unter den ausgewählten Lektionen nur diejenigen bei, die jeder Benutzer abgeschlossen hat, und generiert ein Zertifikat für jeden Benutzer, der mindestens eines hat. Die Zertifikate werden als PDF-Dateien im Hintergrund erstellt und in einem einzigen ZIP-Archiv gesammelt, das der Administrator aus der Exporttabelle herunterlädt, sobald es fertig ist.

Umfang des Exports. Die Empfänger können alle Benutzer (Everyone), eine oder mehrere Abteilungen (Departments) oder namentlich genannte Benutzer (Users) sein. Die Lektionen können alle abgeschlossenen (All courses) oder nur einige (Some courses) sein. Es werden nur Lektionen angezeigt, die der Benutzer abgeschlossen hat und die in die Kursauswahl fallen; ein Benutzer ohne abgeschlossene Lektionen, die der Auswahl entsprechen, wird aus dem Archiv ausgeschlossen.

Daten. Das auf jeder Zeile des Zertifikats angezeigte Datum ist das Abschlussdatum der Lektion; das Datum Issued on ist der Tag, an dem der Export generiert wurde.

Daten und Datenschutz. Diese Funktion exportiert persönliche Daten von Mitarbeitern: Jedes Zertifikat enthält Name, E-Mail und die Chronologie der abgeschlossenen Lektionen des Benutzers, die als PDF in einer ZIP-Datei heruntergeladen werden können. Es ist ratsam, das Archiv entsprechend zu behandeln. Der Lebenszyklus der Daten und die Rechte der betroffenen Personen werden in der Dokumentation zu Dienstbeschreibung und Sicherheit behandelt.

In welchem Format liegen die Zertifikate vor?
Ein einzelnes ZIP-Archiv mit einem PDF-Zertifikat für jeden Benutzer.

Wie lange kann ich einen Export herunterladen?
Für ein Fenster von 7 Tagen nach der Generierung; danach reicht es aus, den Export erneut auszuführen.

Ist es möglich, das Design, den Text oder das Branding des Zertifikats zu ändern?
Nein: Über die Auswahl der Empfänger und Lektionen hinaus ist keine Anpassung vorgesehen.

Welches Datum wird auf dem Zertifikat angezeigt?
Jede Lektionszeile zeigt das entsprechende Abschlussdatum an; das Datum Issued on gibt den Tag an, an dem der Export generiert wurde.

Erhalten Benutzer ohne abgeschlossene Lektionen ein Zertifikat?
Nein: Es werden nur Benutzer einbezogen, die mindestens eine Lektion im ausgewählten Bereich abgeschlossen haben.

Können Endbenutzer ihr eigenes Zertifikat herunterladen?
Nein: Der Export ist Administratoren vorbehalten; Endbenutzer sehen ihre Sterne in My Progress.

• Cyber Chat (Alex) – Awareness Dashboard – Überwachung von Abschluss und Engagement in Echtzeit; die Zertifikate bescheinigen, was das Dashboard meldet.
• Cyber Chat (Alex) – Rohexport (CSV) – die Tabellenkalkulation des Fortschritts für einzelne Benutzer (Status, Scores, Daten), ergänzend zu den Zertifikaten für die Berichterstattung.