CG3 - Cyber Chat (Alex): Distribuzione, promemoria e preferenze

La scheda Preferences (Preferenze) di Awareness Setup è la sezione da cui gli amministratori controllano come e quando Alex, il chatbot di Cyber Chat, invia le lezioni: l'email di onboarding, la distribuzione automatica o manuale, l'intervallo di giorni tra una lezione e l'altra, la modalità di free chat AI e l'azzeramento di tutti i dati di formazione. Da qui si governano anche i promemoria automatici che sollecitano gli utenti che iniziano una lezione ma poi restano indietro.

Per accedere alla pagina, dal menu laterale aprire Cyber Awareness › Setup e selezionare la scheda Preferences. Ogni controllo di questa pagina viene salvato al momento della modifica.

Stato	GA (disponibile a tutti i clienti idonei).
A chi è rivolto	Amministratori della piattaforma, nella scheda Setup › Preferences di Awareness. Non è rivolta agli utenti finali: la distribuzione è controllata dall'amministratore e gli utenti finali seguono soltanto ciò che viene inviato loro.
Ruolo / autorizzazione richiesti	Amministratore della piattaforma (autorizzazione Awareness Setup).
Disponibilità	Clienti con Cyber Chat (Alex) attivo.

La scheda Preferences di Awareness Setup, con i controlli di distribuzione: Send onboarding emails to new users, Automatic lesson delivery e Number of days between two lessons (Onboarding Track e Run Mode).

La scheda raccoglie tutti i controlli di distribuzione, ciascuno salvato al momento della modifica:

• Send onboarding emails to new users — l'email di benvenuto per i nuovi utenti.
• Automatic lesson delivery — la distribuzione automatica e cadenzata delle lezioni assegnate.
• Number of days between two lessons — l'intervallo di giorni tra una lezione e l'altra, impostabile separatamente per Onboarding Track e Run Mode.
• AI-powered free chat — se e come Alex può rispondere al di fuori delle lezioni.
• Erase Learning data — l'azzeramento di tutte le statistiche di formazione dell'organizzazione.

La pagina è pensata per:

1. Attivare la distribuzione automatica e cadenzata delle lezioni, così che gli utenti ricevano i corsi loro assegnati senza un invio manuale.
2. Impostare una cadenza più rapida per l'onboarding e una più lenta per il programma continuativo (Run Mode).
3. Scegliere se Alex può chattare al di fuori delle lezioni (modalità free chat) e se i nuovi utenti ricevono un'email di benvenuto.

Non è invece pensata per:

• Inviare subito una singola lezione o sollecitare utenti specifici: utilizzare Send now (nel Lesson editor) e i promemoria manuali dell'Awareness Dashboard.
• Scegliere o ordinare quali lezioni riceve un utente: utilizzare il Lessons catalog.
• Monitorare chi ha completato cosa: utilizzare l'Awareness Dashboard.

• Piano: Cyber Chat (Alex) attivo per l'organizzazione.
• Ruolo: Amministratore della piattaforma (autorizzazione Awareness Setup).
• CEO definito: la distribuzione automatica non può essere attivata finché non è stato impostato un utente CEO per l'organizzazione; in caso contrario l'attivazione viene rifiutata.
• Canale di erogazione: almeno un canale configurato — Microsoft Teams, Slack, Google Chat o Webchat. La free chat richiede inoltre un canale diverso da Webchat.
• Lezioni assegnate: la distribuzione automatica invia solo le lezioni già assegnate nel Lessons catalog; non assegna nulla di propria iniziativa.

1. Aprire Cyber Awareness › Setup e selezionare la scheda Preferences.
2. Send onboarding emails to new users — attivare il toggle affinché i nuovi utenti già configurati con il bot ricevano un'email di benvenuto. Usare Send example onboarding email to myself per vederne prima un'anteprima.
3. Automatic lesson delivery — attivare il toggle perché Alex invii automaticamente le lezioni assegnate secondo la cadenza dell'organizzazione. Disattivandolo si apre una finestra di conferma che avvisa dell'annullamento delle lezioni programmate per il giorno stesso (le lezioni già inviate non vengono annullate). Richiede che sia definito un utente CEO.
4. Number of days between two lessons — impostare l'intervallo di giorni lavorativi con i due cursori, separatamente per Onboarding Track e per Run Mode.
5. AI-powered free chat — scegliere Disabled, Classical o Personalized. Il selettore non è disponibile per le aziende che usano solo Webchat.
6. Erase Learning data — usare il pulsante Erase all Learning data solo per azzerare tutte le statistiche di formazione dell'organizzazione; confermare nella finestra di dialogo.

ATTENZIONE: Erase all Learning data è irreversibile. Elimina tutte le statistiche di formazione dell'organizzazione e, dopo l'operazione, non è più possibile scaricare i dati grezzi precedenti. Non ha un ambito per singolo utente: azzera tutto.

Impostazioni — ciò che un amministratore regola nella scheda Preferences:

Impostazione	Predefinito	Valori	Effetto	Ruolo
Send onboarding emails to new users	Off	On / Off	I nuovi utenti già configurati con il bot ricevono un'email di benvenuto.	Amministratore
Automatic lesson delivery	Off	On / Off	Alex invia automaticamente le lezioni assegnate secondo la cadenza dell'organizzazione; richiede un CEO definito.	Amministratore
Number of days between two lessons — Onboarding Track	per azienda	numero di giorni lavorativi	Intervallo di giorni lavorativi tra l'ultimo completamento e la lezione successiva durante l'onboarding.	Amministratore
Number of days between two lessons — Run Mode	per azienda	numero di giorni lavorativi	Stesso intervallo, per il programma continuativo.	Amministratore
AI-powered free chat	Disabled	Disabled / Classical / Personalized	Se Alex risponde al di fuori delle lezioni; la modalità è descritta più avanti e nella funzione Freechat.	Amministratore

Azioni sulla pagina:

Controllo	Tipo	Effetto	Ruolo
Send example onboarding email to myself	azione	Invia all'amministratore che la richiede un'email di onboarding di esempio.	Amministratore
Erase all Learning data	azione	Elimina tutte le statistiche di formazione dell'organizzazione; irreversibile.	Amministratore

Impostazioni gestite altrove che interagiscono con la distribuzione (descritte nelle rispettive funzioni):

• Assegnazione e ordine delle lezioni — impostati nel Lessons catalog; la distribuzione automatica invia solo ciò che è assegnato.
• Canale di erogazione (Teams / Slack / Google Chat / Webchat) — impostato nelle schede dei canali di Awareness Setup e in Awareness Users; determina se un utente viene sollecitato in chat o via email.
• Promemoria manuali (Restart late users / Remind not started users) — attivati dall'Awareness Dashboard, non da questa pagina.

• Effetto immediato: ogni toggle o cursore viene salvato al momento della modifica e mostra una conferma; la modalità di free chat e gli intervalli per traccia vengono mantenuti; Send example onboarding email to myself recapita un'email di esempio nella tua casella.
• Effetto differito: dopo l'attivazione di Automatic lesson delivery, i nuovi utenti configurati ricevono il messaggio di benvenuto di Alex e le lezioni assegnate arrivano poi secondo la cadenza, nei giorni lavorativi ed entro le fasce orarie lavorative. Un utente che inizia una lezione e poi si ferma riceve la serie di promemoria e, dopo circa un mese di inattività, viene contrassegnato come In ritardo (Late).
• Dove si vede il risultato: nell'Awareness Dashboard — gli stati degli utenti, il coinvolgimento e il completamento si aggiornano man mano che la distribuzione e i promemoria hanno effetto.

Email di onboarding

Se Send onboarding emails to new users è attivo, i nuovi utenti configurati con il bot che non l'hanno ancora ricevuta ottengono un'email di benvenuto una tantum, che spiega come funzionano le lezioni di LibraCyber Awareness. L'invio avviene automaticamente per gli utenti idonei, nei giorni lavorativi. Il testo di questa email non è personalizzabile.

Prima attivazione e messaggio di benvenuto di Alex

Alla prima attivazione della distribuzione automatica, i nuovi utenti con abbonamenti esistenti ricevono il messaggio di benvenuto di Alex poco dopo l'email di onboarding. Questo messaggio viene inviato solo tramite il chatbot e serve a confermare la lingua dell'utente. Se l'email di onboarding non è attiva o è già stata inviata, il messaggio di benvenuto arriva entro poche ore.

• Se l'utente risponde al messaggio di benvenuto, la lingua viene aggiornata e la prima lezione inizia subito.
• Se l'utente non risponde, la prima lezione viene inviata nella lingua predefinita nell'ora successiva.

La tabella seguente riassume cosa accade all'attivazione, a seconda dello stato di partenza dei due toggle:

Scenario	Automatic lesson delivery	Send onboarding emails	Azione	Risultato
A	Off	Off	Attivare l'email di onboarding	I nuovi utenti ricevono l'email di onboarding (Awareness) il giorno successivo.
B	Off	Off	Attivare la distribuzione automatica	I nuovi utenti con abbonamenti esistenti ricevono il messaggio di benvenuto di Alex nelle ore successive.
C	Off	Off	Attivare entrambe	I nuovi utenti ricevono l'email di onboarding (Awareness) il giorno successivo. Gli utenti con abbonamenti esistenti ricevono il messaggio di benvenuto di Alex nelle ore successive all'email di onboarding.
D	Off	On	Attivare la distribuzione automatica	I nuovi utenti con abbonamenti esistenti ricevono il messaggio di benvenuto di Alex nelle ore successive.

Finestra oraria e cadenza

Quando Automatic lesson delivery è attivo, Alex invia a ciascun utente la lezione assegnata successiva una volta trascorso l'intervallo di giorni lavorativi configurato dall'ultimo completamento. Le lezioni vengono inviate solo nei giorni lavorativi ed entro le fasce orarie lavorative indicate nell'app (indicativamente 09:30–12:00 e 14:00–17:30, fuso orario di Parigi). L'intervallo indica il numero di giorni lavorativi (esclusi i fine settimana) che devono trascorrere dal completamento di una lezione prima che venga proposta la successiva ed è impostabile separatamente per Onboarding Track e Run Mode: è quindi possibile usare una cadenza più rapida per i nuovi utenti e una più lenta per il programma continuativo.

Frequenza di attivazione, tracce e ritmo di apprendimento

È possibile assegnare a un utente più lezioni (per esempio 10) e definire una frequenza di attivazione tra di esse (per esempio 20 giorni). Quando è impostata una frequenza di attivazione:

• all'utente vengono assegnate tutte le lezioni selezionate;
• una sola lezione è attiva alla volta;
• una nuova lezione diventa disponibile automaticamente a ogni intervallo definito (per esempio ogni 20 giorni);
• il processo continua finché tutte le lezioni assegnate non sono state attivate.

Questo meccanismo consente di distribuire la formazione nel tempo, invece di rendere tutte le lezioni immediatamente disponibili.

Onboarding Track e Run Mode. Le due tracce possono avere tempistiche diverse:

• Onboarding Track — pensata per i nuovi assunti (o per tutti gli utenti quando nessuno ha ancora iniziato la formazione); argomenti generali; idealmente 4–5 lezioni; indicativamente una lezione a settimana.
• Run Mode — attiva dopo il completamento dell'Onboarding Track; lezioni più specifiche; indicativamente una lezione al mese.

Se un nuovo utente completa tutte le lezioni dell'Onboarding e per il Run Mode è impostato un rilascio ogni 30 giorni, dovrà attendere il tempo configurato (30 giorni) prima di ricevere la prima lezione in modalità Run.

Limite di ritmo di apprendimento (Learning Pace Limit).

• Comportamento predefinito (senza limite di ritmo): gli utenti possono accedere alla console e vedere tutte le lezioni loro assegnate; sono liberi di iniziare e completare qualsiasi lezione in qualsiasi momento, senza dover attendere l'intervallo di attivazione successivo.
• Con il limite di ritmo attivo: gli utenti vedono comunque tutte le lezioni assegnate, ma possono iniziarle solo secondo la pianificazione di attivazione definita; devono attendere l'intervallo configurato (per esempio 20 giorni) prima che la lezione successiva diventi accessibile. In questo caso la piattaforma applica in modo rigoroso la cadenza di formazione definita.

Lingua del chatbot

Quando la prima lezione viene assegnata e la distribuzione automatica è attiva, la primissima interazione è un messaggio di Alex nella lingua predefinita dell'organizzazione, che chiede all'utente di scegliere la lingua della conversazione (poi visibile nella sezione My Progress della piattaforma).

• La lingua può anche essere ricavata dal campo preferred language, se disponibile su Active Directory (AD): in questo caso il messaggio viene mostrato in quella lingua.
• La lingua predefinita viene impostata alla creazione dell'organizzazione.
• È possibile forzare la lingua predefinita per impedire agli utenti di modificarla.
• L'utente può cambiare lingua dalla console: My Progress → My Language.

Ordine di priorità della lingua: lingua selezionata dall'utente › lingua preferita (AD) › lingua predefinita dell'organizzazione.

Promemoria automatici

Se un utente inizia una lezione e poi smette di interagire, Alex invia una serie di promemoria nel suo strumento di messaggistica (via email per gli utenti Webchat). I solleciti seguono una progressione: indicativamente dopo circa 1, 3, 8 e 15 giorni lavorativi dall'ultima interazione. Dopo circa 20 giorni lavorativi senza attività (all'incirca un mese) l'utente viene contrassegnato come In ritardo (Late) e riceve un'email finale. Un promemoria manuale inviato dall'Awareness Dashboard azzera questa pianificazione automatica.

NOTA: il testo dei messaggi di notifica e di promemoria non è personalizzabile. Il nome e l'aspetto del bot possono essere modificati, ma solo prima della messa in produzione e tramite il supporto LibraCyber.

Free chat AI

Le tre modalità di AI-powered free chat (Disabled, Classical, Personalized) e, in fondo alla scheda, il pulsante Erase all Learning data.

La modalità di free chat determina se e come Alex può rispondere al di fuori delle lezioni. Il selettore non compare per le aziende che usano solo Webchat.

• Disabled — nessuna free chat: solo le normali interazioni con Alex all'interno delle lezioni. Gli utenti non possono chattare liberamente con Alex; scrivendo un messaggio, Alex risponde proseguendo la lezione in corso.
• Classical — Alex può chattare con gli utenti e rispondere a domande sulla sicurezza informatica anche al di fuori delle lezioni. Le risposte sono generiche, fornite dal modello linguistico. In questa modalità non è possibile condividere documenti o immagini con Alex.
• Personalized — l'amministratore può caricare documenti per ottenere risposte su misura (per esempio policy sulle password, dispositivo smarrito o rubato, security charter). Le domande possono essere poste in qualsiasi lingua: Alex trova la risposta nella lingua dei documenti e risponde nella lingua dell'utente. Si possono caricare fino a 20 documenti, per un massimo di 100 MB; tipi di file ammessi: doc, docx, html, json, pdf, md, pptx, txt.

Il comportamento di dettaglio delle modalità è descritto nella funzione Freechat (vedi Funzioni correlate).

Erase Learning data

Erase all Learning data esegue un'eliminazione a livello di intera organizzazione di tutte le statistiche di formazione. È irreversibile e non prevede un ambito per singolo utente.

Dati e privacy

Da questa pagina è possibile inviare email agli utenti (onboarding e promemoria) ed eseguire l'eliminazione, a livello di intera organizzazione, di tutte le statistiche di formazione tramite Erase all Learning data. Questa pagina non consente di operare a nome di altri utenti.

È possibile personalizzare il testo dei promemoria o delle notifiche?
No: il testo dei messaggi è fisso. Il nome e l'aspetto del bot possono essere modificati, ma solo prima della messa in produzione e tramite il supporto LibraCyber.

Perché la distribuzione automatica non si attiva?
Occorre prima definire un utente CEO per l'organizzazione; senza un CEO l'attivazione del toggle viene rifiutata.

È possibile usare una cadenza diversa per i nuovi utenti?
Sì: impostare un intervallo più breve su Onboarding Track e uno più lungo su Run Mode in Number of days between two lessons.

In che lingua parla Alex all'utente?
Alex usa, in ordine di priorità, la lingua selezionata dall'utente, poi la lingua preferita ricavata da Active Directory, infine la lingua predefinita dell'organizzazione. L'utente può cambiarla in My Progress → My Language, a meno che la lingua predefinita non sia stata forzata.

Che differenza c'è tra Onboarding Track e Run Mode?
L'Onboarding Track è pensata per i nuovi utenti, con argomenti generali e una cadenza più rapida; il Run Mode è il programma continuativo che si attiva al termine dell'onboarding, con lezioni più specifiche e una cadenza più lenta.

La free chat funziona su Webchat?
No: il selettore di free chat non compare per le aziende che usano solo Webchat.

"Erase all Learning data" è reversibile?
No: elimina tutte le statistiche di formazione dell'intera organizzazione e i dati grezzi precedenti non possono più essere scaricati.

Sintomo	Causa probabile	Soluzione	Escalation
La distribuzione automatica non si attiva	Nessun utente CEO definito per l'organizzazione	Definire un utente CEO, poi attivare il toggle	Contattare il Supporto se continua a fallire con un CEO impostato
Gli utenti non ricevono le lezioni automatiche	La distribuzione automatica è disattivata, nessuna lezione è assegnata oppure nessun canale di erogazione è configurato	Attivare la distribuzione automatica, assegnare le lezioni nel Lessons catalog e verificare la connessione del canale	Contattare il Supporto
Le lezioni arrivano più lentamente o più velocemente del previsto	L'intervallo Number of days between two lessons per traccia, oppure l'invio solo nei giorni lavorativi e in orario lavorativo	Regolare gli intervalli di Onboarding Track / Run Mode; considerare che l'invio avviene solo entro l'orario lavorativo	—
I nuovi utenti non ricevono l'email di benvenuto	Send onboarding emails è disattivato, oppure l'utente non è ancora configurato / il bot non è impostato	Attivare l'email di onboarding e verificare che l'utente sia configurato con il bot installato	Contattare il Supporto
L'opzione AI-powered free chat non è presente	L'azienda usa solo Webchat	Comportamento previsto: la free chat non è disponibile su Webchat	—

• Cyber Chat (Alex) – Awareness Dashboard — i promemoria manuali si gestiscono da qui e azzerano la pianificazione automatica dei promemoria.
• Cyber Chat (Alex) – Lessons catalog — assegna e ordina le lezioni che questa funzione poi distribuisce.
• Cyber Chat (Alex) – Freechat — descrive nel dettaglio le modalità di free chat AI (Classical e Personalized).