I Certificati di completamento permettono a un amministratore di generare i documenti che attestano la formazione seguita dalle persone dell'organizzazione. L'esportazione produce un archivio ZIP scaricabile che contiene un certificato PDF per ogni utente, con l'elenco delle lezioni completate e la relativa data di completamento. È uno strumento di reportistica e conformità su richiesta: non serve a creare le lezioni né a monitorare l'avanzamento in tempo reale.
Per accedere alla pagina, dal menu laterale aprire Cyber Awareness e selezionare Certificate export.
A colpo d'occhio
| Stato | GA (disponibile ai clienti con Cyber Chat (Alex) attivo). |
| A chi è rivolto | Amministratori che hanno bisogno di documenti attestanti il completamento della formazione per finalità di conformità o per il fascicolo HR. Non è pensato per gli utenti finali: questi vedono il proprio avanzamento e le proprie stelle in My Progress, non l'esportazione dei certificati. |
| Ruolo / autorizzazione richiesti | Amministratore della piattaforma con l'autorizzazione Export certificates. |
| Disponibilità | Clienti con Cyber Chat (Alex) attivo. La voce di menu è nascosta all'interno di una sessione operatore MSP. |
La pagina Certificate export
La pagina Certificate export: il pulsante Download Certificates in alto a destra e la tabella degli export effettuati (vuota al primo utilizzo).
La pagina mostra la tabella degli export più recenti. Il pulsante Download Certificates in alto a destra apre la finestra da cui avviare una nuova esportazione, scegliendo i destinatari e le lezioni da includere. Ogni esportazione avviata compare come una riga della tabella, con lo stato di avanzamento e, una volta pronta, il link per scaricare l'archivio.
Quando usarla
La funzione è pensata per:
- Produrre una prova della formazione sulla sicurezza per un audit, una revisione ISO / di conformità o il fascicolo HR.
- Consegnare a un singolo dipendente un attestato personale delle lezioni che ha completato.
- Esportare i certificati per un pubblico specifico — tutti, reparti selezionati o utenti nominativi — e per tutte le lezioni oppure solo per alcune.
Non è invece pensata per:
- Monitorare avanzamento, coinvolgimento o tassi di completamento in tempo reale: utilizzare l'Awareness Dashboard.
- Esportare in un foglio di calcolo le righe di avanzamento per singolo utente (stato, punteggi, date): utilizzare l'esportazione dei dati grezzi in CSV.
- Consentire agli utenti finali di scaricarsi da soli il proprio certificato: l'esportazione è riservata agli amministratori; gli utenti finali vedono le proprie stelle in My Progress.
Prerequisiti
- Piano: Cyber Chat (Alex) attivo per l'organizzazione.
- Ruolo: amministratore della piattaforma con l'autorizzazione Export certificates. La voce di menu è nascosta all'interno di una sessione operatore MSP.
- Lezioni completate: almeno un utente deve aver completato almeno una lezione nell'ambito scelto. Un utente che non ha completato alcuna lezione tra i corsi selezionati non riceve alcun certificato e un'esportazione priva di utenti idonei non produce nulla.
La configurazione iniziale della piattaforma (attivazione di Alex, assegnazione ed erogazione delle lezioni) non è trattata in questa pagina, che si limita a indicare i requisiti che devono essere già soddisfatti.
Come esportare i certificati, passo per passo
- Dal menu laterale aprire Cyber Awareness e selezionare Certificate export. La pagina mostra la tabella degli export recenti (vuota al primo utilizzo).
- Fare clic su Download Certificates (in alto a destra). Si apre una finestra di dialogo.
- Alla voce Who needs to be certified? scegliere i destinatari:
- Everyone — tutti gli utenti dell'azienda.
- Departments — uno o più reparti selezionati.
- Users — utenti nominativi, cercati e selezionati per indirizzo email.
- Alla voce What courses should be included? scegliere l'ambito:
- All courses — tutte le lezioni completate da ciascun utente.
- Some courses — le lezioni specifiche da includere.
- Fare clic su Start Export. Nella tabella compare una nuova riga con stato In Progress; la pagina aggiorna la riga automaticamente mentre l'archivio viene generato.
- Quando la riga passa a Done, fare clic sul relativo link Download per scaricare lo ZIP. All'interno c'è un certificato PDF per ogni utente in ambito che ha completato almeno una delle lezioni selezionate.
NOTA: il link di download resta disponibile per una finestra di 7 giorni; trascorso questo periodo la riga scompare dalla tabella. Per ottenere di nuovo l'archivio è sufficiente rieseguire l'esportazione.
Cosa contiene il certificato
Ogni PDF è intitolato Certificate of Completion e riporta:
- il nome e l'email dell'utente;
- la frase "has successfully completed the following courses:";
- l'elenco delle lezioni completate, ciascuna con la data in cui è stata completata;
- una data Issued on (il giorno in cui è stata generata l'esportazione);
- il nome dell'azienda (For:) e il CEO che emette il certificato (Issued by:), con un blocco firma.
Gli elenchi lunghi si estendono su più pagine. Il nome del file di ogni PDF è composto a partire dal nome dell'utente e dalla data dell'esportazione.
NOTA: oltre alla scelta dei destinatari e delle lezioni non è prevista alcuna personalizzazione. Il layout, il testo, il nome dell'azienda e il CEO che emette il certificato sono fissi; l'unico contenuto variabile è l'utente, le lezioni completate e le relative date.
Controlli della pagina
Controlli disponibili — la pagina non ha impostazioni permanenti; le scelte seguenti valgono per la singola esportazione:
| Controllo | Tipo | Effetto |
|---|---|---|
| Download Certificates | azione | Apre la finestra di esportazione. |
| Who needs to be certified? | azione (Everyone / Departments / Users) | Seleziona i destinatari dell'esportazione. |
| What courses should be included? | azione (All courses / Some courses) | Seleziona quali lezioni completate compaiono sui certificati. |
| Start Export | azione | Mette in coda l'esportazione e aggiunge una riga alla tabella degli export. |
| Download (per riga completata) | azione | Scarica l'archivio ZIP generato per quella esportazione. |
Impostazioni gestite altrove che influiscono su ciò che il certificato mostra (descritte nelle rispettive funzioni):
- Reparti e identità dell'utente (nome, email) — definiti in Awareness Users / nelle impostazioni utente; determinano chi è esportabile e cosa viene stampato sul certificato.
- Catalogo delle lezioni e completamento — una lezione compare su un certificato solo dopo che l'utente l'ha completata; assegnazione ed erogazione sono gestite nel Catalogo lezioni e in Preferences.
- Nome dell'azienda e CEO mostrati sul certificato — impostati nel profilo aziendale.
Risultati attesi
- Effetto immediato: facendo clic su Start Export compare subito una riga nella tabella con stato In Progress; la pagina la aggiorna automaticamente, senza bisogno di ricaricarla.
- Effetto differito: l'archivio viene generato in background. Al termine la riga mostra Done con un link Download; se la generazione fallisce mostra Failed. Il tempo di generazione cresce con il numero di utenti e di lezioni.
- Disponibilità: un'esportazione completata resta scaricabile per una finestra di 7 giorni, dopodiché scompare dalla tabella. Rieseguire l'esportazione per ottenere un archivio aggiornato.
- Dove si vede il risultato: nella tabella degli export della pagina — la colonna Status è il riferimento univoco per ogni esportazione.
Come funziona
All'avvio di un'esportazione il sistema raccoglie gli utenti in ambito, mantiene tra le lezioni selezionate solo quelle che ciascun utente ha completato e genera un certificato per ogni utente che ne ha almeno una. I certificati vengono prodotti come PDF in background e raccolti in un unico archivio ZIP, che l'amministratore scarica dalla tabella degli export non appena è pronto.
Ambito dell'esportazione. I destinatari possono essere tutti gli utenti (Everyone), uno o più reparti (Departments) oppure utenti nominativi (Users). Le lezioni incluse possono essere tutte quelle completate (All courses) o solo alcune (Some courses). Compaiono soltanto le lezioni che l'utente ha completato e che rientrano nella selezione dei corsi; un utente senza alcuna lezione completata corrispondente viene escluso dall'archivio.
Date. La data mostrata su ogni riga del certificato è la data di completamento della lezione; la data Issued on è il giorno in cui l'esportazione è stata generata.
Dati e privacy. Questa funzione esporta dati personali dei dipendenti: ogni certificato riporta nome, email e la cronologia delle lezioni completate dell'utente, scaricabili come PDF all'interno di uno ZIP. È opportuno trattare l'archivio di conseguenza. Il ciclo di vita dei dati e i diritti degli interessati sono trattati nella documentazione su descrizione del servizio e sicurezza.
Domande frequenti
In che formato sono i certificati?
Un unico archivio ZIP contenente un certificato PDF per ogni utente.
Per quanto tempo posso scaricare un'esportazione?
Per una finestra di 7 giorni dalla generazione; trascorso questo periodo è sufficiente rieseguire l'esportazione.
È possibile modificare il design, il testo o il branding del certificato?
No: oltre alla scelta dei destinatari e delle lezioni non è prevista alcuna personalizzazione.
Quale data compare sul certificato?
Ogni riga della lezione mostra la relativa data di completamento; la data Issued on indica il giorno in cui è stata generata l'esportazione.
Gli utenti senza lezioni completate ricevono un certificato?
No: sono inclusi solo gli utenti che hanno completato almeno una lezione nell'ambito selezionato.
Gli utenti finali possono scaricare il proprio certificato?
No: l'esportazione è riservata agli amministratori; gli utenti finali vedono le proprie stelle in My Progress.
Risoluzione dei problemi
| Sintomo | Causa probabile | Soluzione | Escalation |
|---|---|---|---|
| L'esportazione resta a lungo su In Progress | Numero elevato di utenti / lezioni; l'archivio è ancora in fase di generazione in background | Lasciare la pagina aperta: la riga si aggiorna automaticamente. Le esportazioni molto grandi richiedono più tempo | Contattare il Supporto indicando l'id dell'esportazione, se non si completa mai |
| L'esportazione mostra Failed | Errore durante la generazione o la creazione dell'archivio | Rieseguire l'esportazione da Download Certificates | Supporto, indicando l'id dell'esportazione |
| Un utente manca dallo ZIP | Quell'utente non ha completato alcuna lezione nell'ambito dei corsi selezionati | Ampliare la selezione dei corsi, oppure verificare che l'utente abbia completato una lezione selezionata (Awareness Dashboard) | — |
| Un'esportazione precedente non è più scaricabile | La finestra di disponibilità di 7 giorni è scaduta e la riga è scomparsa | Rieseguire l'esportazione per generare un archivio aggiornato | — |
| La voce di menu Certificate export non compare | L'account non dispone dell'autorizzazione Export certificates, oppure si è in una sessione MSP | Chiedere a un amministratore di concedere l'autorizzazione; uscire dalla sessione MSP | Supporto |
Funzioni correlate
- Cyber Chat (Alex) – Awareness Dashboard — monitoraggio di completamento e coinvolgimento in tempo reale; i certificati attestano ciò che la dashboard riporta.
- Cyber Chat (Alex) – Esportazione dati grezzi (CSV) — il foglio di calcolo dell'avanzamento per singolo utente (stato, punteggi, date), complementare ai certificati per la reportistica.