Cyber Chatbot (Alex) - Preferences

Cette section permet aux administrateurs de choisir les paramètres suivants pour les leçons du chatbot :

• Activation de l'e-mail d'intégration.
• Mode de livraison (manuel ou automatique).
• Nombre de jours entre les cours.
• Freechat alimenté par l'IA (désactivé, classique, personnalisé). </aside>

Envoyer un e-mail d'intégration aux nouveaux utilisateurs

Lorsque ce paramètre est activé, les e-mails d'intégration sont envoyés chaque matin à 7 h UTC du lundi au vendredi aux utilisateurs provisionnés avec la configuration du bot qui ne l'ont pas encore reçu.

L'e-mail provient de team@mantra.ms. Le texte de cette communication N'EST PAS personnalisable.

Attention : une fois l'e-mail d'intégration activé, indépendamment du fait que le chatbot ait été déployé ou non, tous les utilisateurs actifs le recevront le lendemain.

Livraison automatique des cours

Lorsqu'elle est activée, les cours (assignés) sont envoyés automatiquement aux utilisateurs, en fonction de leurs abonnements et de la fréquence définie pour la piste d'intégration et le mode d'exécution. Les cours ne sont livrés que les jours ouvrables entre 9h30-12h00 et 14h00-17h00.

Première activation

Une fois le bouton activé, les nouveaux utilisateurs ayant des abonnements existants recevront le message de bienvenue d'Alex peu après l'e-mail d'intégration. Ce message n'est envoyé que via le chatbot et vise à confirmer la langue de l'utilisateur.

Si l'e-mail d'intégration n'est pas activé ou a déjà été envoyé, le message de bienvenue est envoyé dans quelques heures.

• Si l'utilisateur répond au message de bienvenue, la langue est mise à jour et la première leçon commence immédiatement.
• Si l'utilisateur ne répond pas, la première leçon sera envoyée dans la langue par défaut dans l'heure suivante.

Langue du chatbot

• Une fois le premier cours assigné et l'assignation automatique activée, la première interaction est Alex envoyant un message dans la langue par défaut de l'entreprise et demandant à l'utilisateur de choisir la langue de la conversation (visible ensuite dans la section MY PROGRESS de la plateforme).
• La langue peut également être extraite du champ « langue préférée » s'il est disponible sur AD. Dans ce cas, le message s'affichera dans cette langue.
• La langue par défaut est définie lors de la création d'une entreprise.
• Vous pouvez forcer la langue par défaut pour empêcher les utilisateurs de la modifier.
• L'utilisateur peut modifier la langue depuis la console : My Progress → My Language (langue sélectionnée par l'utilisateur)

Logique de langue

LANGUE SÉLECTIONNÉE PAR L'UTILISATEUR > LANGUE PRÉFÉRÉE > LANGUE PAR DÉFAUT DE L'ENTREPRISE

Nombre de jours entre les cours

Les administrateurs peuvent définir une fréquence différente pour la piste d'intégration (généralement un intervalle plus court) et le mode d'exécution. Cela définit le nombre de jours ouvrables entre la date de fin du dernier cours et le début du prochain cours.

Sur la plateforme, il est possible d'assigner plusieurs cours à un utilisateur (par exemple, 10 cours) et de définir une fréquence d'activation entre eux (par exemple, 20 jours).

Jours entre les cours

Dans Preferences, vous pouvez définir combien de jours doivent s'écouler pour un utilisateur, à partir de la fin d'une leçon, avant que la nouvelle ne soit proposée

• « Nombre de jours entre deux cours » = jours ouvrables (hors week-ends)
• Heures de bureau : 8h30–12h00 et 14h00–18h30
• Vous pouvez configurer des horaires différents pour le mode d'exécution et la piste d'intégration

Comment fonctionne la fréquence d'activation

Lorsqu'une fréquence d'activation est définie :

• L'utilisateur se voit assigner tous les cours sélectionnés.
• Cependant, un seul cours est activé à la fois.
• Un nouveau cours devient disponible automatiquement tous les intervalles définis (par exemple, tous les 20 jours).
• Ce processus continue jusqu'à ce que tous les cours assignés aient été activés.

Ce mécanisme permet aux administrateurs de répartir la formation dans le temps plutôt que de rendre tous les cours immédiatement disponibles.

Mode d'assignation : mode d'exécution vs piste d'intégration

Piste d'intégration

• Conçue pour les nouveaux employés (ou pour tous les utilisateurs quand personne n'a encore commencé sa formation)
• Sujets généraux
• Idéalement 4–5 leçons
• Une leçon par semaine

Mode d'exécution

• Actif après la fin de la piste d'intégration
• Leçons plus spécifiques
• Une leçon par mois

Si un nouvel utilisateur termine tous les cours assignés dans l'intégration et qu'une sortie est définie tous les 30 jours pour les cours en mode d'exécution, il devra attendre les délais configurés (30 jours) avant de recevoir le premier cours en mode « d'exécution ».

Comportement par défaut (sans limite de rythme d'apprentissage)

Par défaut :

• Les utilisateurs peuvent se connecter à la console et voir tous les cours qui leur sont assignés.
• Les utilisateurs sont libres de commencer et de terminer n'importe lequel des cours assignés à tout moment.
• Il n'y a aucune obligation d'attendre le prochain intervalle d'activation pour commencer un cours.

Comportement avec la limite de rythme d'apprentissage activée

Si la fonction Limite de rythme d'apprentissage est activée :

• Les utilisateurs peuvent se connecter à la console Mantra et voir tous les cours qui leur sont assignés.
• Cependant, ils ne peuvent commencer les cours que selon le calendrier d'activation défini.
• Ils doivent attendre l'intervalle de temps configuré (par exemple, 20 jours) avant que le prochain cours devienne accessible.

Dans ce cas, la plateforme applique strictement le rythme de formation défini, empêchant les utilisateurs de progresser plus vite que prévu.

Freechat alimenté par l'IA

Les administrateurs peuvent configurer le chatbot comme suit :

Désactivé

Pas de chat libre, seulement les interactions régulières d'Alex au sein des cours. Lorsqu'il est désactivé, les utilisateurs ne pourront pas discuter avec Alex, ils ne peuvent que répondre aux questions du cours. Écrire un message déclenchera une réponse d'Alex et continuera avec la leçon en cours.

Classique

Alex peut discuter avec les utilisateurs et répondre à des questions sur la cybersécurité. L'utilisateur peut interagir en dehors des leçons pour poser des questions liées à la cybersécurité. Réponses génériques fournies par LLM. Alex peut discuter avec les utilisateurs et répondre à des questions sur la cybersécurité.

• Vous NE POUVEZ PAS partager de documents ou d'images avec Alex en mode freechat.

Personnalisé (RAG)

Personnalisé : les administrateurs peuvent télécharger des documents pour activer les réponses personnalisées du chatbot. Alex peut ingérer des documents personnalisés des clients pour fournir un support aux utilisateurs : politique de mot de passe, appareil perdu ou volé, charte de sécurité. Les questions peuvent être posées dans n'importe quelle langue, Alex trouvera les réponses dans la langue des documents et répondra dans la langue de l'utilisateur.

• jusqu'à 20 documents, max 100 Mo. Types de fichiers autorisés : doc, docx, html, json, pdf, md, pptx, txt.