Les Certificats d'achèvement permettent à un administrateur de générer les documents attestant la formation suivie par les personnes de l'organisation. L'exportation produit une archive ZIP téléchargeable contenant un certificat PDF pour chaque utilisateur, avec la liste des cours complétés et la date d'achèvement correspondante. C'est un outil de reporting et de conformité à la demande : il ne sert pas à créer les cours ni à surveiller la progression en temps réel.
Pour accéder à la page, ouvrez Cyber Awareness dans le menu latéral et sélectionnez Certificate export.
En un coup d'œil
| Statut | GA (disponible pour les clients avec Cyber Chat (Alex) actif). |
| À qui s'adresse-t-il | Administrateurs qui ont besoin de documents attestant l'achèvement de la formation à des fins de conformité ou pour le dossier RH. Il n'est pas destiné aux utilisateurs finaux : ceux-ci voient leur progression et leurs étoiles dans My Progress, non l'exportation des certificats. |
| Rôle / autorisation requis | Administrateur de la plateforme avec l'autorisation Export certificates. |
| Disponibilité | Clients avec Cyber Chat (Alex) actif. L'élément de menu est masqué dans une session opérateur MSP. |
La page Certificate export
La page Certificate export : le bouton Download Certificates en haut à droite et le tableau des exportations effectuées (vide à la première utilisation).
La page affiche le tableau des exportations les plus récentes. Le bouton Download Certificates en haut à droite ouvre la fenêtre pour lancer une nouvelle exportation, en choisissant les destinataires et les cours à inclure. Chaque exportation lancée apparaît comme une ligne du tableau, avec l'état de progression et, une fois prête, le lien pour télécharger l'archive.
Quand l'utiliser
La fonction est conçue pour :
- Produire une preuve de la formation à la sécurité pour un audit, un examen ISO / de conformité ou le dossier RH.
- Remettre à un seul employé un certificat personnel des cours qu'il a complétés.
- Exporter les certificats pour un public spécifique — tous, départements sélectionnés ou utilisateurs nommés — et pour tous les cours ou seulement certains.
Elle n'est pas conçue pour :
- Surveiller la progression, l'engagement ou les taux d'achèvement en temps réel : utilisez l'Awareness Dashboard.
- Exporter dans une feuille de calcul les lignes de progression pour chaque utilisateur (état, scores, dates) : utilisez l'exportation des données brutes en CSV.
- Permettre aux utilisateurs finaux de télécharger eux-mêmes leur certificat : l'exportation est réservée aux administrateurs ; les utilisateurs finaux voient leurs étoiles dans My Progress.
Prérequis
- Plan : Cyber Chat (Alex) actif pour l'organisation.
- Rôle : administrateur de la plateforme avec l'autorisation Export certificates. L'élément de menu est masqué dans une session opérateur MSP.
- Cours complétés : au moins un utilisateur doit avoir complété au moins un cours dans le domaine choisi. Un utilisateur qui n'a complété aucun cours parmi les cours sélectionnés ne reçoit aucun certificat et une exportation sans utilisateurs éligibles ne produit rien.
La configuration initiale de la plateforme (activation d'Alex, attribution et livraison des cours) n'est pas traitée sur cette page, qui se limite à indiquer les exigences qui doivent déjà être satisfaites.
Comment exporter les certificats, étape par étape
- Ouvrez Cyber Awareness dans le menu latéral et sélectionnez Certificate export. La page affiche le tableau des exportations récentes (vide à la première utilisation).
- Cliquez sur Download Certificates (en haut à droite). Une fenêtre de dialogue s'ouvre.
- À la rubrique Who needs to be certified? choisissez les destinataires :
- Everyone — tous les utilisateurs de l'entreprise.
- Departments — un ou plusieurs départements sélectionnés.
- Users — utilisateurs nommés, recherchés et sélectionnés par adresse e-mail.
- À la rubrique What courses should be included? choisissez le domaine :
- All courses — tous les cours complétés par chaque utilisateur.
- Some courses — les cours spécifiques à inclure.
- Cliquez sur Start Export. Une nouvelle ligne apparaît dans le tableau avec le statut In Progress ; la page met à jour la ligne automatiquement pendant la génération de l'archive.
- Quand la ligne passe à Done, cliquez sur le lien Download correspondant pour télécharger le ZIP. À l'intérieur se trouve un certificat PDF pour chaque utilisateur dans le domaine qui a complété au moins un des cours sélectionnés.
NOTE : le lien de téléchargement reste disponible pendant une fenêtre de 7 jours ; après cette période, la ligne disparaît du tableau. Pour obtenir à nouveau l'archive, il suffit de relancer l'exportation.
Contenu du certificat
Chaque PDF est intitulé Certificate of Completion et indique :
- le nom et l'e-mail de l'utilisateur ;
- la phrase "has successfully completed the following courses:" ;
- la liste des cours complétés, chacun avec la date d'achèvement ;
- une date Issued on (le jour où l'exportation a été générée) ;
- le nom de l'entreprise (For:) et le PDG qui émet le certificat (Issued by:), avec un bloc de signature.
Les listes longues s'étendent sur plusieurs pages. Le nom du fichier de chaque PDF est composé à partir du nom de l'utilisateur et de la date de l'exportation.
NOTE : au-delà du choix des destinataires et des cours, aucune personnalisation n'est prévue. La mise en page, le texte, le nom de l'entreprise et le PDG qui émet le certificat sont fixes ; le seul contenu variable est l'utilisateur, les cours complétés et les dates correspondantes.
Contrôles de la page
Contrôles disponibles — la page n'a pas de paramètres permanents ; les choix suivants s'appliquent à l'exportation unique :
| Contrôle | Type | Effet |
|---|---|---|
| Download Certificates | action | Ouvre la fenêtre d'exportation. |
| Who needs to be certified? | action (Everyone / Departments / Users) | Sélectionne les destinataires de l'exportation. |
| What courses should be included? | action (All courses / Some courses) | Sélectionne les cours complétés qui apparaissent sur les certificats. |
| Start Export | action | Met en file d'attente l'exportation et ajoute une ligne au tableau des exportations. |
| Download (pour ligne complétée) | action | Télécharge l'archive ZIP générée pour cette exportation. |
Paramètres gérés ailleurs qui influencent ce que le certificat affiche (décrits dans les fonctions respectives) :
- Départements et identité de l'utilisateur (nom, e-mail) — définis dans Awareness Users / dans les paramètres utilisateur ; déterminent qui peut être exporté et ce qui est imprimé sur le certificat.
- Catalogue des cours et achèvement — un cours apparaît sur un certificat seulement après que l'utilisateur l'a complété ; l'attribution et la livraison sont gérées dans le Catalogue des cours et dans Preferences.
- Nom de l'entreprise et PDG affichés sur le certificat — définis dans le profil de l'entreprise.
Résultats attendus
- Effet immédiat : en cliquant sur Start Export, une ligne apparaît immédiatement dans le tableau avec le statut In Progress ; la page la met à jour automatiquement, sans besoin de la recharger.
- Effet différé : l'archive est générée en arrière-plan. Une fois terminée, la ligne affiche Done avec un lien Download ; si la génération échoue, elle affiche Failed. Le temps de génération augmente avec le nombre d'utilisateurs et de cours.
- Disponibilité : une exportation complétée reste téléchargeable pendant une fenêtre de 7 jours, après quoi elle disparaît du tableau. Relancez l'exportation pour obtenir une archive mise à jour.
- Où voir le résultat : dans le tableau des exportations de la page — la colonne Status est la référence unique pour chaque exportation.
Comment cela fonctionne
Au lancement d'une exportation, le système collecte les utilisateurs dans le domaine, conserve parmi les cours sélectionnés uniquement ceux que chaque utilisateur a complétés et génère un certificat pour chaque utilisateur qui en a au moins un. Les certificats sont produits en tant que PDF en arrière-plan et rassemblés dans une seule archive ZIP, que l'administrateur télécharge à partir du tableau des exportations dès qu'elle est prête.
Domaine de l'exportation. Les destinataires peuvent être tous les utilisateurs (Everyone), un ou plusieurs départements (Departments) ou des utilisateurs nommés (Users). Les cours inclus peuvent être tous ceux complétés (All courses) ou seulement certains (Some courses). Seuls les cours que l'utilisateur a complétés et qui correspondent à la sélection des cours apparaissent ; un utilisateur sans aucun cours complété correspondant est exclu de l'archive.
Dates. La date affichée sur chaque ligne du certificat est la date d'achèvement du cours ; la date Issued on est le jour où l'exportation a été générée.
Données et confidentialité. Cette fonction exporte les données personnelles des employés : chaque certificat indique le nom, l'e-mail et l'historique des cours complétés de l'utilisateur, téléchargeables en tant que PDF dans un ZIP. Il convient de traiter l'archive en conséquence. Le cycle de vie des données et les droits des personnes concernées sont traités dans la documentation sur la description du service et la sécurité.
Questions fréquemment posées
Quel est le format des certificats ?
Une seule archive ZIP contenant un certificat PDF pour chaque utilisateur.
Pendant combien de temps puis-je télécharger une exportation ?
Pendant une fenêtre de 7 jours à partir de la génération ; après cette période, il suffit de relancer l'exportation.
Est-il possible de modifier la conception, le texte ou la marque du certificat ?
Non : au-delà du choix des destinataires et des cours, aucune personnalisation n'est prévue.
Quelle date apparaît sur le certificat ?
Chaque ligne de cours affiche sa date d'achèvement respective ; la date Issued on indique le jour où l'exportation a été générée.
Les utilisateurs sans cours complétés reçoivent-ils un certificat ?
Non : seuls les utilisateurs qui ont complété au moins un cours dans le domaine sélectionné sont inclus.
Les utilisateurs finaux peuvent-ils télécharger leur propre certificat ?
Non : l'exportation est réservée aux administrateurs ; les utilisateurs finaux voient leurs étoiles dans My Progress.
Dépannage
| Symptôme | Cause probable | Solution | Escalade |
|---|---|---|---|
| L'exportation reste longtemps sur In Progress | Nombre élevé d'utilisateurs / de cours ; l'archive est toujours en cours de génération en arrière-plan | Laissez la page ouverte : la ligne se met à jour automatiquement. Les très grandes exportations prennent plus de temps | Contactez le support en indiquant l'ID de l'exportation, si elle ne se termine jamais |
| L'exportation affiche Failed | Erreur lors de la génération ou de la création de l'archive | Relancez l'exportation à partir de Download Certificates | Support, en indiquant l'ID de l'exportation |
| Un utilisateur manque du ZIP | Cet utilisateur n'a complété aucun cours dans le domaine des cours sélectionnés | Élargissez la sélection des cours, ou vérifiez que l'utilisateur a complété un cours sélectionné (Awareness Dashboard) | — |
| Une exportation précédente n'est plus téléchargeable | La fenêtre de disponibilité de 7 jours a expiré et la ligne a disparu | Relancez l'exportation pour générer une archive mise à jour | — |
| L'élément de menu Certificate export n'apparaît pas | Le compte ne dispose pas de l'autorisation Export certificates, ou vous êtes dans une session MSP | Demandez à un administrateur de vous accorder l'autorisation ; quittez la session MSP | Support |
Fonctions connexes
- Cyber Chat (Alex) – Awareness Dashboard — surveillance de l'achèvement et de l'engagement en temps réel ; les certificats attestent ce que le tableau de bord rapporte.
- Cyber Chat (Alex) – Exportation de données brutes (CSV) — la feuille de calcul de la progression pour chaque utilisateur (état, scores, dates), complémentaire aux certificats pour le reporting.