CG3 - Cyber Chat (Alex): Distribution, rappels et préférences

L'onglet Preferences de Awareness Setup est la section où les administrateurs contrôlent comment et quand Alex, le chatbot de Cyber Chat, envoie les leçons : l'email d'intégration, la distribution automatique ou manuelle, l'intervalle de jours entre une leçon et l'autre, le mode de free chat IA et la réinitialisation de toutes les données de formation. Vous y gérez également les rappels automatiques qui sollicitent les utilisateurs qui commencent une leçon mais qui prennent du retard.

Pour accéder à la page, ouvrez Cyber Awareness › Setup dans le menu latéral et sélectionnez l'onglet Preferences. Chaque contrôle de cette page est enregistré au moment de la modification.

Statut	GA (disponible pour tous les clients éligibles).
À qui s'adresse-t-il	Administrateurs de la plateforme, dans l'onglet Setup › Preferences d'Awareness. Non destiné aux utilisateurs finaux : la distribution est contrôlée par l'administrateur et les utilisateurs finaux ne suivent que ce qui leur est envoyé.
Rôle / autorisation requis	Administrateur de la plateforme (autorisation Awareness Setup).
Disponibilité	Clients avec Cyber Chat (Alex) actif.

L'onglet Preferences d'Awareness Setup, avec les contrôles de distribution : Send onboarding emails to new users, Automatic lesson delivery et Number of days between two lessons (Onboarding Track et Run Mode).

L'onglet regroupe tous les contrôles de distribution, chacun étant enregistré au moment de la modification :

• Send onboarding emails to new users — l'email de bienvenue pour les nouveaux utilisateurs.
• Automatic lesson delivery — la distribution automatique et cadencée des leçons assignées.
• Number of days between two lessons — l'intervalle de jours entre une leçon et l'autre, configurable séparément pour Onboarding Track et Run Mode.
• AI-powered free chat — si et comment Alex peut répondre en dehors des leçons.
• Erase Learning data — la réinitialisation de toutes les statistiques de formation de l'organisation.

La page est conçue pour :

1. Activer la distribution automatique et cadencée des leçons, afin que les utilisateurs reçoivent les cours qui leur sont assignés sans envoi manuel.
2. Définir un rythme plus rapide pour l'intégration et un rythme plus lent pour le programme continu (Run Mode).
3. Choisir si Alex peut discuter en dehors des leçons (mode free chat) et si les nouveaux utilisateurs reçoivent un email de bienvenue.

Elle n'est pas conçue pour :

• Envoyer immédiatement une seule leçon ou solliciter des utilisateurs spécifiques : utilisez Send now (dans l'Lesson editor) et les rappels manuels du Awareness Dashboard.
• Choisir ou ordonner les leçons qu'un utilisateur reçoit : utilisez le Lessons catalog.
• Surveiller qui a complété quoi : utilisez l'Awareness Dashboard.

• Plan : Cyber Chat (Alex) actif pour l'organisation.
• Rôle : Administrateur de la plateforme (autorisation Awareness Setup).
• PDG défini : la distribution automatique ne peut pas être activée tant qu'un utilisateur PDG n'a pas été défini pour l'organisation ; sinon l'activation est refusée.
• Canal de distribution : au moins un canal configuré — Microsoft Teams, Slack, Google Chat ou Webchat. La free chat nécessite également un canal autre que Webchat.
• Leçons assignées : la distribution automatique envoie uniquement les leçons déjà assignées dans le Lessons catalog ; elle n'assigne rien de sa propre initiative.

1. Ouvrez Cyber Awareness › Setup et sélectionnez l'onglet Preferences.
2. Send onboarding emails to new users — activez la bascule pour que les nouveaux utilisateurs déjà configurés avec le bot reçoivent un email de bienvenue. Utilisez Send example onboarding email to myself pour en voir d'abord un aperçu.
3. Automatic lesson delivery — activez la bascule pour qu'Alex envoie automatiquement les leçons assignées selon le rythme de votre organisation. La désactiver ouvre une fenêtre de confirmation qui vous avertit de l'annulation des leçons programmées pour le jour même (les leçons déjà envoyées ne sont pas annulées). Nécessite qu'un utilisateur PDG soit défini.
4. Number of days between two lessons — définissez l'intervalle de jours ouvrables avec les deux curseurs, séparément pour Onboarding Track et pour Run Mode.
5. AI-powered free chat — choisissez Disabled, Classical ou Personalized. Le sélecteur n'est pas disponible pour les entreprises qui utilisent uniquement Webchat.
6. Erase Learning data — utilisez le bouton Erase all Learning data uniquement pour réinitialiser toutes les statistiques de formation de l'organisation ; confirmez dans la boîte de dialogue.

ATTENTION : Erase all Learning data est irréversible. Elle supprime toutes les statistiques de formation de l'organisation et, après l'opération, il n'est plus possible de télécharger les données brutes précédentes. Elle n'a pas de portée par utilisateur : elle réinitialise tout.

Paramètres — ce qu'un administrateur ajuste dans l'onglet Preferences :

Paramètre	Par défaut	Valeurs	Effet	Rôle
Send onboarding emails to new users	Off	On / Off	Les nouveaux utilisateurs déjà configurés avec le bot reçoivent un email de bienvenue.	Administrateur
Automatic lesson delivery	Off	On / Off	Alex envoie automatiquement les leçons assignées selon le rythme de l'organisation ; nécessite un PDG défini.	Administrateur
Number of days between two lessons — Onboarding Track	par entreprise	nombre de jours ouvrables	Intervalle de jours ouvrables entre la dernière complétion et la leçon suivante lors de l'intégration.	Administrateur
Number of days between two lessons — Run Mode	par entreprise	nombre de jours ouvrables	Même intervalle, pour le programme continu.	Administrateur
AI-powered free chat	Disabled	Disabled / Classical / Personalized	Si Alex répond en dehors des leçons ; le mode est décrit plus loin et dans la fonction Freechat.	Administrateur

Actions sur la page :

Contrôle	Type	Effet	Rôle
Send example onboarding email to myself	action	Envoie à l'administrateur qui la demande un email d'intégration d'exemple.	Administrateur
Erase all Learning data	action	Supprime toutes les statistiques de formation de l'organisation ; irréversible.	Administrateur

Paramètres gérés ailleurs qui interagissent avec la distribution (décrits dans les fonctions respectives) :

• Assignation et ordre des leçons — définis dans le Lessons catalog ; la distribution automatique envoie uniquement ce qui est assigné.
• Canal de distribution (Teams / Slack / Google Chat / Webchat) — défini dans les onglets des canaux d'Awareness Setup et dans Awareness Users ; détermine si un utilisateur est sollicité en chat ou par email.
• Rappels manuels (Restart late users / Remind not started users) — activés par l'Awareness Dashboard, pas par cette page.

• Effet immédiat : chaque bascule ou curseur est enregistré au moment de la modification et affiche une confirmation ; le mode free chat et les intervalles par piste sont conservés ; Send example onboarding email to myself remet un email d'exemple dans votre boîte de réception.
• Effet différé : après l'activation de Automatic lesson delivery, les nouveaux utilisateurs configurés reçoivent le message de bienvenue d'Alex et les leçons assignées arrivent ensuite selon le rythme, les jours ouvrables et dans les heures de travail. Un utilisateur qui commence une leçon puis s'arrête reçoit une série de rappels et, après environ un mois d'inactivité, est marqué comme En retard (Late).
• Où voir le résultat : dans l'Awareness Dashboard — les états des utilisateurs, l'engagement et la complétion se mettent à jour au fur et à mesure que la distribution et les rappels ont un effet.

Email d'intégration

Si Send onboarding emails to new users est actif, les nouveaux utilisateurs configurés avec le bot qui ne l'ont pas encore reçu obtiennent un email de bienvenue unique, qui explique comment fonctionnent les leçons de LibraCyber Awareness. L'envoi se fait automatiquement pour les utilisateurs éligibles, les jours ouvrables. Le texte de cet email n'est pas personnalisable.

Première activation et message de bienvenue d'Alex

À la première activation de la distribution automatique, les nouveaux utilisateurs avec des abonnements existants reçoivent le message de bienvenue d'Alex peu après l'email d'intégration. Ce message est envoyé uniquement via le chatbot et sert à confirmer la langue de l'utilisateur. Si l'email d'intégration n'est pas actif ou a déjà été envoyé, le message de bienvenue arrive dans les heures suivantes.

• Si l'utilisateur répond au message de bienvenue, la langue est mise à jour et la première leçon commence immédiatement.
• Si l'utilisateur ne répond pas, la première leçon est envoyée dans la langue par défaut l'heure suivante.

Le tableau suivant résume ce qui se passe à l'activation, selon l'état initial des deux bascules :

Scénario	Automatic lesson delivery	Send onboarding emails	Action	Résultat
A	Off	Off	Activer l'email d'intégration	Les nouveaux utilisateurs reçoivent l'email d'intégration (Awareness) le jour suivant.
B	Off	Off	Activer la distribution automatique	Les nouveaux utilisateurs avec des abonnements existants reçoivent le message de bienvenue d'Alex dans les heures suivantes.
C	Off	Off	Activer les deux	Les nouveaux utilisateurs reçoivent l'email d'intégration (Awareness) le jour suivant. Les utilisateurs avec des abonnements existants reçoivent le message de bienvenue d'Alex dans les heures suivant l'email d'intégration.
D	Off	On	Activer la distribution automatique	Les nouveaux utilisateurs avec des abonnements existants reçoivent le message de bienvenue d'Alex dans les heures suivantes.

Fenêtre horaire et rythme

Quand Automatic lesson delivery est actif, Alex envoie à chaque utilisateur la leçon assignée suivante une fois l'intervalle de jours ouvrables configuré écoulé depuis la dernière complétion. Les leçons sont envoyées uniquement les jours ouvrables et dans les heures de travail indiquées dans l'application (approximativement 09:30–12:00 et 14:00–17:30, fuseau horaire de Paris). L'intervalle indique le nombre de jours ouvrables (hors week-ends) qui doivent s'écouler depuis la complétion d'une leçon avant que la suivante soit proposée et est configurable séparément pour Onboarding Track et Run Mode : il est donc possible d'utiliser un rythme plus rapide pour les nouveaux utilisateurs et un rythme plus lent pour le programme continu.

Fréquence d'activation, pistes et rythme d'apprentissage

Il est possible d'assigner à un utilisateur plusieurs leçons (par exemple 10) et de définir une fréquence d'activation entre elles (par exemple 20 jours). Quand une fréquence d'activation est définie :

• l'utilisateur se voit assigner toutes les leçons sélectionnées ;
• une seule leçon est active à la fois ;
• une nouvelle leçon devient disponible automatiquement à chaque intervalle défini (par exemple tous les 20 jours) ;
• le processus continue jusqu'à ce que toutes les leçons assignées aient été activées.

Ce mécanisme permet de répartir la formation dans le temps, au lieu de rendre toutes les leçons immédiatement disponibles.

Onboarding Track et Run Mode. Les deux pistes peuvent avoir des calendriers différents :

• Onboarding Track — conçue pour les nouveaux employés (ou pour tous les utilisateurs quand personne n'a encore commencé la formation) ; sujets généraux ; idéalement 4–5 leçons ; approximativement une leçon par semaine.
• Run Mode — active après la complétion de l'Onboarding Track ; leçons plus spécifiques ; approximativement une leçon par mois.

Si un nouvel utilisateur complète toutes les leçons de l'Onboarding et qu'un délai de 30 jours est défini pour Run Mode, il devra attendre le temps configuré (30 jours) avant de recevoir la première leçon en mode Run.

Limite de rythme d'apprentissage (Learning Pace Limit).

• Comportement par défaut (sans limite de rythme) : les utilisateurs peuvent accéder à la console et voir toutes les leçons qui leur sont assignées ; ils sont libres de commencer et de compléter n'importe quelle leçon à tout moment, sans avoir à attendre l'intervalle d'activation suivant.
• Avec la limite de rythme active : les utilisateurs voient toujours toutes les leçons assignées, mais ne peuvent les commencer que selon le calendrier d'activation défini ; ils doivent attendre l'intervalle configuré (par exemple 20 jours) avant que la leçon suivante devienne accessible. Dans ce cas, la plateforme applique strictement le rythme de formation défini.

Langue du chatbot

Quand la première leçon est assignée et que la distribution automatique est active, la toute première interaction est un message d'Alex dans la langue par défaut de l'organisation, qui demande à l'utilisateur de choisir la langue de la conversation (puis visible dans la section My Progress de la plateforme).

• La langue peut également être obtenue à partir du champ preferred language, s'il est disponible sur Active Directory (AD) : dans ce cas, le message s'affiche dans cette langue.
• La langue par défaut est définie lors de la création de l'organisation.
• Il est possible de forcer la langue par défaut pour empêcher les utilisateurs de la modifier.
• L'utilisateur peut changer de langue depuis la console : My Progress → My Language.

Ordre de priorité de la langue : langue sélectionnée par l'utilisateur › langue préférée (AD) › langue par défaut de l'organisation.

Rappels automatiques

Si un utilisateur commence une leçon puis cesse d'interagir, Alex envoie une série de rappels dans son outil de messagerie (par email pour les utilisateurs Webchat). Les sollicitations suivent une progression : approximativement après environ 1, 3, 8 et 15 jours ouvrables depuis la dernière interaction. Après environ 20 jours ouvrables sans activité (approximativement un mois), l'utilisateur est marqué comme En retard (Late) et reçoit un email final. Un rappel manuel envoyé par l'Awareness Dashboard réinitialise ce calendrier automatique.

NOTE : le texte des messages de notification et de rappel n'est pas personnalisable. Le nom et l'apparence du bot peuvent être modifiés, mais uniquement avant la mise en production et via le support LibraCyber.

Free chat IA

Les trois modes de AI-powered free chat (Disabled, Classical, Personalized) et, en bas de l'onglet, le bouton Erase all Learning data.

Le mode free chat détermine si et comment Alex peut répondre en dehors des leçons. Le sélecteur n'apparaît pas pour les entreprises qui utilisent uniquement Webchat.

• Disabled — pas de free chat : uniquement les interactions normales avec Alex dans les leçons. Les utilisateurs ne peuvent pas discuter librement avec Alex ; en écrivant un message, Alex répond en poursuivant la leçon en cours.
• Classical — Alex peut discuter avec les utilisateurs et répondre à des questions sur la cybersécurité en dehors des leçons. Les réponses sont génériques, fournies par le modèle linguistique. Dans ce mode, il n'est pas possible de partager des documents ou des images avec Alex.
• Personalized — l'administrateur peut télécharger des documents pour obtenir des réponses sur mesure (par exemple politique de mots de passe, appareil perdu ou volé, charte de sécurité). Les questions peuvent être posées dans n'importe quelle langue : Alex trouve la réponse dans la langue des documents et répond dans la langue de l'utilisateur. Vous pouvez télécharger jusqu'à 20 documents, pour un maximum de 100 MB ; types de fichiers autorisés : doc, docx, html, json, pdf, md, pptx, txt.

Le comportement détaillé des modes est décrit dans la fonction Freechat (voir Fonctions connexes).

Erase Learning data

Erase all Learning data effectue une suppression au niveau de l'ensemble de l'organisation de toutes les statistiques de formation. C'est irréversible et n'a pas de portée par utilisateur.

Données et confidentialité

À partir de cette page, vous pouvez envoyer des emails aux utilisateurs (intégration et rappels) et effectuer la suppression, au niveau de l'ensemble de l'organisation, de toutes les statistiques de formation via Erase all Learning data. Cette page ne vous permet pas d'agir au nom d'autres utilisateurs.

Est-il possible de personnaliser le texte des rappels ou des notifications ?
Non : le texte des messages est fixe. Le nom et l'apparence du bot peuvent être modifiés, mais uniquement avant la mise en production et via le support LibraCyber.

Pourquoi la distribution automatique ne s'active-t-elle pas ?
Vous devez d'abord définir un utilisateur PDG pour l'organisation ; sans PDG, l'activation de la bascule est refusée.

Est-il possible d'utiliser un rythme différent pour les nouveaux utilisateurs ?
Oui : définissez un intervalle plus court sur Onboarding Track et un intervalle plus long sur Run Mode dans Number of days between two lessons.

Dans quelle langue Alex parle-t-il à l'utilisateur ?
Alex utilise, par ordre de priorité, la langue sélectionnée par l'utilisateur, puis la langue préférée obtenue à partir d'Active Directory, puis la langue par défaut de l'organisation. L'utilisateur peut la changer dans My Progress → My Language, à moins que la langue par défaut n'ait été forcée.

Quelle est la différence entre Onboarding Track et Run Mode ?
L'Onboarding Track est conçue pour les nouveaux utilisateurs, avec des sujets généraux et un rythme plus rapide ; le Run Mode est le programme continu qui s'active à la fin de l'intégration, avec des leçons plus spécifiques et un rythme plus lent.

La free chat fonctionne-t-elle sur Webchat ?
Non : le sélecteur de free chat n'apparaît pas pour les entreprises qui utilisent uniquement Webchat.

« Erase all Learning data » est-il réversible ?
Non : elle supprime toutes les statistiques de formation de l'ensemble de l'organisation et les données brutes précédentes ne peuvent plus être téléchargées.

Symptôme	Cause probable	Solution	Escalade
La distribution automatique ne s'active pas	Aucun utilisateur PDG défini pour l'organisation	Définissez un utilisateur PDG, puis activez la bascule	Contactez le Support s'il continue à échouer avec un PDG défini
Les utilisateurs ne reçoivent pas les leçons automatiques	La distribution automatique est désactivée, aucune leçon n'est assignée ou aucun canal de distribution n'est configuré	Activez la distribution automatique, assignez les leçons dans le Lessons catalog et vérifiez la connexion du canal	Contactez le Support
Les leçons arrivent plus lentement ou plus rapidement que prévu	L'intervalle Number of days between two lessons par piste, ou l'envoi uniquement les jours ouvrables et pendant les heures de travail	Ajustez les intervalles d'Onboarding Track / Run Mode ; considérez que l'envoi se fait uniquement pendant les heures de travail	—
Les nouveaux utilisateurs ne reçoivent pas l'email de bienvenue	Send onboarding emails est désactivé, ou l'utilisateur n'est pas encore configuré / le bot n'est pas installé	Activez l'email d'intégration et vérifiez que l'utilisateur est configuré avec le bot installé	Contactez le Support
L'option AI-powered free chat n'est pas présente	L'entreprise utilise uniquement Webchat	Comportement attendu : la free chat n'est pas disponible sur Webchat	—

• Cyber Chat (Alex) – Awareness Dashboard — les rappels manuels se gèrent à partir d'ici et réinitialisent le calendrier automatique des rappels.
• Cyber Chat (Alex) – Lessons catalog — assigne et ordonne les leçons que cette fonction distribue ensuite.
• Cyber Chat (Alex) – Freechat — décrit en détail les modes de free chat IA (Classical et Personalized).