CG3 - Cyber Chat (Alex): Discussion libre avec Alex

La discussion libre permet aux employés de converser librement avec Alex en dehors des cours : pour poser des questions génériques de cybersécurité ou pour obtenir des réponses basées sur les documents de référence téléchargés par l'entreprise. Un administrateur l'active et choisit le mode valide pour toute l'organisation.

Le paramètre se trouve dans le menu latéral, dans Cyber Awareness › Setup, dans la carte AI-powered free chat à l'intérieur de Preferences.

La discussion libre propose trois modes ; l'administrateur en choisit un pour l'ensemble de l'entreprise.

• Plan : Cyber Chat (Alex) actif pour l'organisation.
• Rôle : Administrateur ayant accès à la configuration de Cyber Awareness pour modifier le mode.
• Canal de messagerie : un canal autre que Webchat — Microsoft Teams, Slack ou Google Chat. La discussion libre n'est pas disponible sur Webchat : dans une configuration basée uniquement sur Webchat, la carte de discussion libre n'apparaît pas.
• Uniquement pour le mode Personalized : au moins un document supporté doit être téléchargé et avoir terminé le traitement avant qu'Alex puisse baser ses réponses dessus.

Le choix du mode incombe à l'administrateur et s'applique à l'ensemble de l'entreprise.

1. À partir du menu latéral, ouvrez Cyber Awareness › Setup et localisez la carte AI-powered free chat dans Preferences.
2. Sélectionnez un mode. La modification est enregistrée immédiatement et s'applique à l'ensemble de l'entreprise :
   • Disabled — pas de discussion libre ; Alex gère uniquement les cours.
   • Classical — Alex répond à des questions génériques de cybersécurité.
   • Personalized — Alex répond à partir des documents que vous téléchargez (couvrant également la cybersécurité en général).
3. Pour le mode Personalized, cliquez sur Add new document et choisissez un fichier. Répétez l'opération pour chaque document (les limites sont indiquées ci-dessous). Un document est utilisable une fois son traitement terminé.
4. Pour supprimer un document, cliquez sur l'icône de la corbeille à côté de celui-ci : il est supprimé de la base de connaissances d'Alex.

La carte AI-powered free chat dans Cyber Awareness › Setup, avec les trois modes Disabled / Classical / Personalized.

En mode Personalized, les documents téléchargés par l'administrateur deviennent le matériel sur lequel Alex base ses réponses : par exemple la politique de mot de passe, la procédure pour un appareil perdu ou volé, ou la charte de sécurité de l'entreprise.

Limites de téléchargement

• Jusqu'à 20 documents.
• Chaque document jusqu'à 100 MB (la limite de 100 MB s'applique à chaque fichier, pas au total).
• Types de fichiers supportés : doc, docx, html, json, md, pdf, pptx, txt.

Un document devient utilisable uniquement après que son traitement en arrière-plan est terminé ; en le supprimant, vous le retirez de ce à quoi Alex peut accéder pour répondre.

REMARQUE : tout document téléchargé peut être cité à Alex par n'importe quel employé qui lui écrit. Téléchargez donc uniquement du matériel adapté à tout le personnel — jamais de secrets, d'identifiants ou de données personnelles.

Du point de vue de l'utilisateur final :

1. À partir de votre canal de messagerie (Teams, Slack ou Google Chat), envoyez un message à Alex lorsque vous n'êtes pas en cours.
2. Alex répond : une réponse générique en mode Classical, ou une réponse basée sur les documents de l'entreprise en mode Personalized.
3. Si vous êtes au milieu d'un cours, un message normal poursuit le cours. Pour discuter librement, envoyez d'abord cancel pour interrompre le cours.

Langue

Vous pouvez écrire à Alex dans n'importe quelle langue : Alex répond dans la même langue utilisée par l'utilisateur. En mode Personalized, Alex recherche la réponse dans la langue dans laquelle les documents sont écrits et la restitue ensuite dans la langue de l'utilisateur.

• Effet immédiat : après que l'administrateur sélectionne un mode, une confirmation apparaît et le choix prend effet sur les nouvelles conversations ; un utilisateur qui écrit en dehors d'un cours reçoit une réponse d'Alex sur le même canal.
• Effet différé : un document téléchargé en mode Personalized est indexé en arrière-plan et ne devient utilisable qu'à la fin du traitement (un document encore en cours de téléchargement n'est pas encore utilisable).
• Où voir le résultat : dans la carte de configuration (le mode sélectionné et la liste des documents téléchargés avec leur statut) et dans le canal de chat, avec les réponses d'Alex.

• Documents téléchargés : en mode Personalized, les documents sont indexés par un service d'intelligence artificielle afin qu'Alex puisse les consulter ; en supprimant un document des paramètres, celui-ci est retiré de l'index.
• Historique des conversations : il est conservé par utilisateur jusqu'à sa suppression.
• Contenus partagés : comme indiqué ci-dessus, ce qui est téléchargé peut être cité à n'importe quel employé qui interagit avec Alex ; téléchargez donc uniquement du matériel adapté à tout le personnel.

La discussion libre fonctionne-t-elle sur Webchat ?
Non : vous avez besoin de Microsoft Teams, Slack ou Google Chat. Sur une configuration basée uniquement sur Webchat, la carte de discussion libre n'apparaît pas.

Les employés peuvent-ils écrire dans leur propre langue ?
Oui : vous pouvez écrire dans n'importe quelle langue et Alex répond dans la même langue utilisée.

Qu'est-ce qu'on peut télécharger pour le mode Personalized ?
Jusqu'à 20 documents, chacun jusqu'à 100 MB, aux formats doc, docx, html, json, md, pdf, pptx et txt.

Alex répond-il à des questions non liées à la cybersécurité ?
Le mode Classical est limité à la cybersécurité ; le mode Personalized répond également à partir des documents téléchargés par l'entreprise.

Un employé peut-il discuter avec Alex pendant un cours ?
Par défaut, un message poursuit le cours en cours ; en envoyant cancel, le cours s'interrompt et vous pouvez discuter librement.

Ce que je télécharge est-il visible aux employés ?
Les contenus téléchargés peuvent être cités à quiconque écrit à Alex : téléchargez donc uniquement du matériel adapté à tout le personnel.

• Cyber Chat (Alex) – Preferences — la page de configuration où se trouve le paramètre de discussion libre.
• Cyber Chat (Alex) – Awareness Dashboard — où vous surveillez l'engagement et l'achèvement des cours.