CG3 - Cyber Chat (Alex): Distribución, recordatorios y preferencias

La pestaña Preferences (Preferencias) de Awareness Setup es la sección desde la que los administradores controlan cómo y cuándo Alex, el chatbot de Cyber Chat, envía las lecciones: el email de incorporación, la distribución automática o manual, el intervalo de días entre una lección y otra, el modo de chat libre de IA y el borrado de todos los datos de formación. Desde aquí también se gestionan los recordatorios automáticos que solicitan a los usuarios que comienzan una lección pero luego se quedan atrás.

Para acceder a la página, desde el menú lateral abre Cyber Awareness › Setup y selecciona la pestaña Preferences. Cada control de esta página se guarda en el momento de la modificación.

Estado	GA (disponible para todos los clientes elegibles).
A quién va dirigido	Administradores de la plataforma, en la pestaña Setup › Preferences de Awareness. No va dirigida a los usuarios finales: la distribución es controlada por el administrador y los usuarios finales solo siguen lo que se les envía.
Rol / permiso requerido	Administrador de la plataforma (permiso Awareness Setup).
Disponibilidad	Clientes con Cyber Chat (Alex) activo.

La pestaña Preferences de Awareness Setup, con los controles de distribución: Send onboarding emails to new users, Automatic lesson delivery y Number of days between two lessons (Onboarding Track y Run Mode).

La pestaña reúne todos los controles de distribución, cada uno guardado en el momento de la modificación:

• Send onboarding emails to new users — el email de bienvenida para los nuevos usuarios.
• Automatic lesson delivery — la distribución automática y cadenciada de las lecciones asignadas.
• Number of days between two lessons — el intervalo de días entre una lección y otra, configurable por separado para Onboarding Track y Run Mode.
• AI-powered free chat — si y cómo Alex puede responder fuera de las lecciones.
• Erase Learning data — el borrado de todas las estadísticas de formación de la organización.

La página está diseñada para:

1. Activar la distribución automática y cadenciada de las lecciones, para que los usuarios reciban los cursos asignados sin un envío manual.
2. Establecer una cadencia más rápida para la incorporación y una más lenta para el programa continuativo (Run Mode).
3. Elegir si Alex puede chatear fuera de las lecciones (modo chat libre) y si los nuevos usuarios reciben un email de bienvenida.

No está diseñada para:

• Enviar inmediatamente una sola lección o solicitar a usuarios específicos: utiliza Send now (en el Lesson editor) y los recordatorios manuales del Awareness Dashboard.
• Elegir u ordenar qué lecciones recibe un usuario: utiliza el Lessons catalog.
• Monitorear quién ha completado qué: utiliza el Awareness Dashboard.

• Plan: Cyber Chat (Alex) activo para la organización.
• Rol: Administrador de la plataforma (permiso Awareness Setup).
• CEO definido: la distribución automática no puede activarse hasta que se haya establecido un usuario CEO para la organización; de lo contrario, la activación se rechaza.
• Canal de entrega: al menos un canal configurado — Microsoft Teams, Slack, Google Chat o Webchat. El chat libre requiere además un canal diferente a Webchat.
• Lecciones asignadas: la distribución automática solo envía las lecciones ya asignadas en el Lessons catalog; no asigna nada por iniciativa propia.

1. Abre Cyber Awareness › Setup y selecciona la pestaña Preferences.
2. Send onboarding emails to new users — activa el control para que los nuevos usuarios ya configurados con el bot reciban un email de bienvenida. Usa Send example onboarding email to myself para ver una vista previa primero.
3. Automatic lesson delivery — activa el control para que Alex envíe automáticamente las lecciones asignadas según la cadencia de la organización. Al desactivarlo se abre una ventana de confirmación que advierte sobre la cancelación de las lecciones programadas para ese mismo día (las lecciones ya enviadas no se cancelan). Requiere que se haya definido un usuario CEO.
4. Number of days between two lessons — establece el intervalo de días laborales con los dos controles deslizantes, por separado para Onboarding Track y para Run Mode.
5. AI-powered free chat — elige Disabled, Classical o Personalized. El selector no está disponible para las empresas que usan solo Webchat.
6. Erase Learning data — usa el botón Erase all Learning data solo para borrar todas las estadísticas de formación de la organización; confirma en la ventana de diálogo.

ATENCIÓN: Erase all Learning data es irreversible. Elimina todas las estadísticas de formación de la organización y, después de la operación, ya no es posible descargar los datos sin procesar anteriores. No tiene un alcance por usuario individual: borra todo.

Configuración — lo que un administrador ajusta en la pestaña Preferences:

Configuración	Predeterminado	Valores	Efecto	Rol
Send onboarding emails to new users	Off	On / Off	Los nuevos usuarios ya configurados con el bot reciben un email de bienvenida.	Administrador
Automatic lesson delivery	Off	On / Off	Alex envía automáticamente las lecciones asignadas según la cadencia de la organización; requiere un CEO definido.	Administrador
Number of days between two lessons — Onboarding Track	por empresa	número de días laborales	Intervalo de días laborales entre la última finalización y la siguiente lección durante la incorporación.	Administrador
Number of days between two lessons — Run Mode	por empresa	número de días laborales	El mismo intervalo, para el programa continuativo.	Administrador
AI-powered free chat	Disabled	Disabled / Classical / Personalized	Si Alex responde fuera de las lecciones; el modo se describe más adelante y en la función Freechat.	Administrador

Acciones en la página:

Control	Tipo	Efecto	Rol
Send example onboarding email to myself	acción	Envía al administrador que lo solicita un email de incorporación de ejemplo.	Administrador
Erase all Learning data	acción	Elimina todas las estadísticas de formación de la organización; irreversible.	Administrador

Configuración gestionada en otro lugar que interactúa con la distribución (descrita en las respectivas funciones):

• Asignación y orden de las lecciones — establecidos en el Lessons catalog; la distribución automática solo envía lo que está asignado.
• Canal de entrega (Teams / Slack / Google Chat / Webchat) — establecido en las pestañas de canales de Awareness Setup y en Awareness Users; determina si un usuario recibe una solicitud en chat o por email.
• Recordatorios manuales (Restart late users / Remind not started users) — activados desde el Awareness Dashboard, no desde esta página.

• Efecto inmediato: cada control o deslizador se guarda en el momento de la modificación y muestra una confirmación; el modo de chat libre y los intervalos por pista se mantienen; Send example onboarding email to myself entrega un email de ejemplo en tu bandeja.
• Efecto diferido: después de activar Automatic lesson delivery, los nuevos usuarios configurados reciben el mensaje de bienvenida de Alex y las lecciones asignadas llegan luego según la cadencia, en días laborales y dentro de las franjas horarias laborales. Un usuario que comienza una lección y luego se detiene recibe la serie de recordatorios y, después de aproximadamente un mes de inactividad, se marca como In ritardo (Late).
• Dónde ver el resultado: en el Awareness Dashboard — los estados de los usuarios, el compromiso y la finalización se actualizan a medida que la distribución y los recordatorios tienen efecto.

Email de incorporación

Si Send onboarding emails to new users está activo, los nuevos usuarios configurados con el bot que aún no lo han recibido obtienen un email de bienvenida único, que explica cómo funcionan las lecciones de LibraCyber Awareness. El envío ocurre automáticamente para los usuarios elegibles, en días laborales. El texto de este email no es personalizable.

Primera activación y mensaje de bienvenida de Alex

En la primera activación de la distribución automática, los nuevos usuarios con suscripciones existentes reciben el mensaje de bienvenida de Alex poco después del email de incorporación. Este mensaje se envía solo a través del chatbot y sirve para confirmar el idioma del usuario. Si el email de incorporación no está activo o ya se ha enviado, el mensaje de bienvenida llega en pocas horas.

• Si el usuario responde al mensaje de bienvenida, el idioma se actualiza y la primera lección comienza inmediatamente.
• Si el usuario no responde, la primera lección se envía en el idioma predeterminado en la hora siguiente.

La siguiente tabla resume qué sucede en la activación, dependiendo del estado inicial de los dos controles:

Escenario	Automatic lesson delivery	Send onboarding emails	Acción	Resultado
A	Off	Off	Activar el email de incorporación	Los nuevos usuarios reciben el email de incorporación (Awareness) al día siguiente.
B	Off	Off	Activar la distribución automática	Los nuevos usuarios con suscripciones existentes reciben el mensaje de bienvenida de Alex en las horas siguientes.
C	Off	Off	Activar ambas	Los nuevos usuarios reciben el email de incorporación (Awareness) al día siguiente. Los usuarios con suscripciones existentes reciben el mensaje de bienvenida de Alex en las horas siguientes al email de incorporación.
D	Off	On	Activar la distribución automática	Los nuevos usuarios con suscripciones existentes reciben el mensaje de bienvenida de Alex en las horas siguientes.

Ventana horaria y cadencia

Cuando Automatic lesson delivery está activo, Alex envía a cada usuario la siguiente lección asignada una vez que ha transcurrido el intervalo de días laborales configurado desde la última finalización. Las lecciones se envían solo en días laborales y dentro de las franjas horarias laborales indicadas en la aplicación (aproximadamente 09:30–12:00 y 14:00–17:30, zona horaria de París). El intervalo indica el número de días laborales (excluyendo fines de semana) que deben transcurrir desde la finalización de una lección antes de que se proponga la siguiente y es configurable por separado para Onboarding Track y Run Mode: por lo tanto, es posible usar una cadencia más rápida para nuevos usuarios y una más lenta para el programa continuativo.

Frecuencia de activación, pistas y ritmo de aprendizaje

Es posible asignar a un usuario varias lecciones (por ejemplo 10) y definir una frecuencia de activación entre ellas (por ejemplo 20 días). Cuando se establece una frecuencia de activación:

• al usuario se le asignan todas las lecciones seleccionadas;
• solo una lección está activa a la vez;
• una nueva lección se vuelve disponible automáticamente en cada intervalo definido (por ejemplo cada 20 días);
• el proceso continúa hasta que todas las lecciones asignadas se hayan activado.

Este mecanismo permite distribuir la formación a lo largo del tiempo, en lugar de hacer que todas las lecciones estén inmediatamente disponibles.

Onboarding Track y Run Mode. Las dos pistas pueden tener diferentes cronogramas:

• Onboarding Track — diseñada para nuevos empleados (o para todos los usuarios cuando nadie ha comenzado la formación aún); temas generales; idealmente 4–5 lecciones; aproximadamente una lección por semana.
• Run Mode — activa después de completar Onboarding Track; lecciones más específicas; aproximadamente una lección al mes.

Si un nuevo usuario completa todas las lecciones de Onboarding y para Run Mode se establece una liberación cada 30 días, deberá esperar el tiempo configurado (30 días) antes de recibir la primera lección en modo Run.

Límite de ritmo de aprendizaje (Learning Pace Limit).

• Comportamiento predeterminado (sin límite de ritmo): los usuarios pueden acceder a la consola y ver todas las lecciones asignadas; son libres de comenzar y completar cualquier lección en cualquier momento, sin tener que esperar el siguiente intervalo de activación.
• Con el límite de ritmo activo: los usuarios aún ven todas las lecciones asignadas, pero solo pueden comenzarlas según el cronograma de activación definido; deben esperar el intervalo configurado (por ejemplo 20 días) antes de que la siguiente lección sea accesible. En este caso, la plataforma aplica rigurosamente la cadencia de formación definida.

Idioma del chatbot

Cuando se asigna la primera lección y la distribución automática está activa, la primísima interacción es un mensaje de Alex en el idioma predeterminado de la organización, que pide al usuario que elija el idioma de la conversación (luego visible en la sección My Progress de la plataforma).

• El idioma también puede obtenerse del campo preferred language, si está disponible en Active Directory (AD): en este caso el mensaje se muestra en ese idioma.
• El idioma predeterminado se establece en la creación de la organización.
• Es posible forzar el idioma predeterminado para evitar que los usuarios lo cambien.
• El usuario puede cambiar el idioma desde la consola: My Progress → My Language.

Orden de prioridad del idioma: idioma seleccionado por el usuario › idioma preferido (AD) › idioma predeterminado de la organización.

Recordatorios automáticos

Si un usuario comienza una lección y luego deja de interactuar, Alex envía una serie de recordatorios en su herramienta de mensajería (por email para usuarios de Webchat). Los recordatorios siguen una progresión: aproximadamente después de 1, 3, 8 y 15 días laborales desde la última interacción. Después de aproximadamente 20 días laborales sin actividad (aproximadamente un mes) el usuario se marca como In ritardo (Late) y recibe un email final. Un recordatorio manual enviado desde el Awareness Dashboard restablece este cronograma automático.

NOTA: el texto de los mensajes de notificación y recordatorio no es personalizable. El nombre y la apariencia del bot pueden modificarse, pero solo antes de la puesta en producción y a través del soporte de LibraCyber.

Chat libre de IA

Los tres modos de AI-powered free chat (Disabled, Classical, Personalized) y, en la parte inferior de la pestaña, el botón Erase all Learning data.

El modo de chat libre determina si y cómo Alex puede responder fuera de las lecciones. El selector no aparece para las empresas que usan solo Webchat.

• Disabled — sin chat libre: solo las interacciones normales con Alex dentro de las lecciones. Los usuarios no pueden chatear libremente con Alex; al escribir un mensaje, Alex responde continuando la lección en curso.
• Classical — Alex puede chatear con los usuarios y responder preguntas sobre ciberseguridad también fuera de las lecciones. Las respuestas son genéricas, proporcionadas por el modelo de lenguaje. En este modo no es posible compartir documentos o imágenes con Alex.
• Personalized — el administrador puede cargar documentos para obtener respuestas personalizadas (por ejemplo política de contraseñas, dispositivo perdido o robado, carta de seguridad). Las preguntas pueden hacerse en cualquier idioma: Alex encuentra la respuesta en el idioma de los documentos y responde en el idioma del usuario. Se pueden cargar hasta 20 documentos, por un máximo de 100 MB; tipos de archivo permitidos: doc, docx, html, json, pdf, md, pptx, txt.

El comportamiento detallado de los modos se describe en la función Freechat (ver Funciones relacionadas).

Erase Learning data

Erase all Learning data realiza una eliminación a nivel de toda la organización de todas las estadísticas de formación. Es irreversible y no tiene un alcance por usuario individual.

Datos y privacidad

Desde esta página es posible enviar emails a los usuarios (incorporación y recordatorios) y realizar la eliminación, a nivel de toda la organización, de todas las estadísticas de formación mediante Erase all Learning data. Esta página no permite operar en nombre de otros usuarios.

¿Es posible personalizar el texto de los recordatorios o notificaciones?
No: el texto de los mensajes es fijo. El nombre y la apariencia del bot pueden modificarse, pero solo antes de la puesta en producción y a través del soporte de LibraCyber.

¿Por qué la distribución automática no se activa?
Primero debes definir un usuario CEO para la organización; sin un CEO la activación del control se rechaza.

¿Es posible usar una cadencia diferente para nuevos usuarios?
Sí: establece un intervalo más corto en Onboarding Track y uno más largo en Run Mode en Number of days between two lessons.

¿En qué idioma habla Alex al usuario?
Alex usa, en orden de prioridad, el idioma seleccionado por el usuario, luego el idioma preferido obtenido de Active Directory, finalmente el idioma predeterminado de la organización. El usuario puede cambiarlo en My Progress → My Language, a menos que el idioma predeterminado haya sido forzado.

¿Cuál es la diferencia entre Onboarding Track y Run Mode?
El Onboarding Track está diseñado para nuevos usuarios, con temas generales y una cadencia más rápida; el Run Mode es el programa continuativo que se activa al final de la incorporación, con lecciones más específicas y una cadencia más lenta.

¿Funciona el chat libre en Webchat?
No: el selector de chat libre no aparece para las empresas que usan solo Webchat.

¿Es reversible "Erase all Learning data"?
No: elimina todas las estadísticas de formación de toda la organización y los datos sin procesar anteriores ya no pueden descargarse.

Síntoma	Causa probable	Solución	Escalada
La distribución automática no se activa	Ningún usuario CEO definido para la organización	Define un usuario CEO, luego activa el control	Contacta al Soporte si continúa fallando con un CEO establecido
Los usuarios no reciben las lecciones automáticas	La distribución automática está desactivada, ninguna lección está asignada o ningún canal de entrega está configurado	Activa la distribución automática, asigna las lecciones en el Lessons catalog y verifica la conexión del canal	Contacta al Soporte
Las lecciones llegan más lentamente o más rápidamente de lo esperado	El intervalo Number of days between two lessons por pista, o el envío solo en días laborales y en horario laboral	Ajusta los intervalos de Onboarding Track / Run Mode; considera que el envío ocurre solo dentro del horario laboral	—
Los nuevos usuarios no reciben el email de bienvenida	Send onboarding emails está desactivado, o el usuario aún no está configurado / el bot no está establecido	Activa el email de incorporación y verifica que el usuario esté configurado con el bot instalado	Contacta al Soporte
La opción AI-powered free chat no está presente	La empresa usa solo Webchat	Comportamiento esperado: el chat libre no está disponible en Webchat	—

• Cyber Chat (Alex) – Awareness Dashboard — los recordatorios manuales se gestionan desde aquí y restablecen el cronograma automático de recordatorios.
• Cyber Chat (Alex) – Lessons catalog — asigna y ordena las lecciones que esta función luego distribuye.
• Cyber Chat (Alex) – Freechat — describe en detalle los modos de chat libre de IA (Classical y Personalized).