CG3 - Cyber Chat (Alex): Certificados de finalización

Los Certificados de finalización permiten a un administrador generar documentos que atestigüen la formación seguida por las personas de la organización. La exportación produce un archivo ZIP descargable que contiene un certificado PDF para cada usuario, con la lista de lecciones completadas y su fecha de finalización correspondiente. Es una herramienta de reportería y conformidad bajo demanda: no sirve para crear lecciones ni para monitorear el progreso en tiempo real.

Para acceder a la página, desde el menú lateral abre Cyber Awareness y selecciona Certificate export.

La página Certificate export: el botón Download Certificates en la esquina superior derecha y la tabla de exportaciones realizadas (vacía en el primer uso).

La página muestra la tabla de las exportaciones más recientes. El botón Download Certificates en la esquina superior derecha abre la ventana desde la que iniciar una nueva exportación, eligiendo los destinatarios y las lecciones a incluir. Cada exportación iniciada aparece como una fila de la tabla, con el estado de progreso y, una vez lista, el enlace para descargar el archivo.

La función está pensada para:

1. Producir una prueba de la formación en seguridad para una auditoría, una revisión ISO / de conformidad o el expediente de RRHH.
2. Entregar a un empleado individual un certificado personal de las lecciones que ha completado.
3. Exportar los certificados para un público específico — todos, departamentos seleccionados o usuarios nominales — y para todas las lecciones o solo algunas.

No está pensada para:

• Monitorear progreso, participación o tasas de finalización en tiempo real: utiliza el Awareness Dashboard.
• Exportar en una hoja de cálculo las filas de progreso para cada usuario (estado, puntuaciones, fechas): utiliza la exportación de datos sin procesar en CSV.
• Permitir que los usuarios finales descarguen por sí solos su certificado: la exportación está reservada para administradores; los usuarios finales ven sus estrellas en My Progress.

• Plan: Cyber Chat (Alex) activo para la organización.
• Rol: administrador de la plataforma con la autorización Export certificates. La opción de menú está oculta dentro de una sesión de operador MSP.
• Lecciones completadas: al menos un usuario debe haber completado al menos una lección en el ámbito elegido. Un usuario que no ha completado ninguna lección entre los cursos seleccionados no recibe ningún certificado y una exportación sin usuarios elegibles no produce nada.

La configuración inicial de la plataforma (activación de Alex, asignación y entrega de lecciones) no se trata en esta página, que se limita a indicar los requisitos que ya deben estar satisfechos.

1. Desde el menú lateral abre Cyber Awareness y selecciona Certificate export. La página muestra la tabla de exportaciones recientes (vacía en el primer uso).
2. Haz clic en Download Certificates (en la esquina superior derecha). Se abre una ventana de diálogo.
3. En Who needs to be certified? elige los destinatarios:
   • Everyone — todos los usuarios de la empresa.
   • Departments — uno o más departamentos seleccionados.
   • Users — usuarios nominales, buscados y seleccionados por dirección de correo electrónico.
4. En What courses should be included? elige el ámbito:
   • All courses — todas las lecciones completadas por cada usuario.
   • Some courses — las lecciones específicas a incluir.
5. Haz clic en Start Export. En la tabla aparece una nueva fila con estado In Progress; la página actualiza la fila automáticamente mientras se genera el archivo.
6. Cuando la fila cambia a Done, haz clic en el enlace Download correspondiente para descargar el ZIP. Dentro hay un certificado PDF para cada usuario en el ámbito que ha completado al menos una de las lecciones seleccionadas.

NOTA: el enlace de descarga permanece disponible durante una ventana de 7 días; después de este período la fila desaparece de la tabla. Para obtener el archivo nuevamente es suficiente volver a ejecutar la exportación.

Cada PDF se titula Certificate of Completion e incluye:

• el nombre y correo electrónico del usuario;
• la frase "has successfully completed the following courses:";
• la lista de lecciones completadas, cada una con la fecha en que se completó;
• una fecha Issued on (el día en que se generó la exportación);
• el nombre de la empresa (For:) y el CEO que emite el certificado (Issued by:), con un bloque de firma.

Las listas largas se extienden a varias páginas. El nombre del archivo de cada PDF se compone a partir del nombre del usuario y la fecha de la exportación.

NOTA: más allá de la elección de destinatarios y lecciones no hay personalización prevista. El diseño, el texto, el nombre de la empresa y el CEO que emite el certificado son fijos; el único contenido variable es el usuario, las lecciones completadas y sus fechas correspondientes.

Controles disponibles — la página no tiene configuraciones permanentes; las siguientes opciones se aplican a la exportación individual:

Configuraciones gestionadas en otro lugar que afectan lo que el certificado muestra (descritas en sus respectivas funciones):

• Departamentos e identidad del usuario (nombre, correo electrónico) — definidos en Awareness Users / en la configuración del usuario; determinan quién es exportable y qué se imprime en el certificado.
• Catálogo de lecciones y finalización — una lección aparece en un certificado solo después de que el usuario la ha completado; la asignación y entrega se gestionan en el Catálogo de lecciones y en Preferences.
• Nombre de la empresa y CEO mostrados en el certificado — configurados en el perfil de la empresa.

• Efecto inmediato: al hacer clic en Start Export aparece inmediatamente una fila en la tabla con estado In Progress; la página la actualiza automáticamente, sin necesidad de recargarla.
• Efecto diferido: el archivo se genera en segundo plano. Al finalizar la fila muestra Done con un enlace Download; si la generación falla muestra Failed. El tiempo de generación aumenta con el número de usuarios y lecciones.
• Disponibilidad: una exportación completada permanece descargable durante una ventana de 7 días, después de lo cual desaparece de la tabla. Vuelve a ejecutar la exportación para obtener un archivo actualizado.
• Dónde ver el resultado: en la tabla de exportaciones de la página — la columna Status es la referencia única para cada exportación.

Al iniciar una exportación el sistema recopila los usuarios en el ámbito, mantiene entre las lecciones seleccionadas solo aquellas que cada usuario ha completado y genera un certificado para cada usuario que tiene al menos una. Los certificados se producen como PDF en segundo plano y se recopilan en un único archivo ZIP, que el administrador descarga de la tabla de exportaciones tan pronto como esté listo.

Ámbito de la exportación. Los destinatarios pueden ser todos los usuarios (Everyone), uno o más departamentos (Departments) o usuarios nominales (Users). Las lecciones incluidas pueden ser todas las completadas (All courses) o solo algunas (Some courses). Solo aparecen las lecciones que el usuario ha completado y que están dentro de la selección de cursos; un usuario sin ninguna lección completada correspondiente se excluye del archivo.

Fechas. La fecha mostrada en cada fila del certificado es la fecha de finalización de la lección; la fecha Issued on es el día en que se generó la exportación.

Datos y privacidad. Esta función exporta datos personales de los empleados: cada certificado incluye nombre, correo electrónico e historial de lecciones completadas del usuario, descargables como PDF dentro de un ZIP. Es apropiado tratar el archivo en consecuencia. El ciclo de vida de los datos y los derechos de los interesados se tratan en la documentación sobre descripción del servicio y seguridad.

¿En qué formato están los certificados?
Un único archivo ZIP que contiene un certificado PDF para cada usuario.

¿Durante cuánto tiempo puedo descargar una exportación?
Durante una ventana de 7 días desde la generación; después de este período es suficiente volver a ejecutar la exportación.

¿Es posible modificar el diseño, el texto o la marca del certificado?
No: más allá de la elección de destinatarios y lecciones no hay personalización prevista.

¿Qué fecha aparece en el certificado?
Cada fila de lección muestra su fecha de finalización correspondiente; la fecha Issued on indica el día en que se generó la exportación.

¿Los usuarios sin lecciones completadas reciben un certificado?
No: solo se incluyen los usuarios que han completado al menos una lección en el ámbito seleccionado.

¿Pueden los usuarios finales descargar su propio certificado?
No: la exportación está reservada para administradores; los usuarios finales ven sus estrellas en My Progress.

• Cyber Chat (Alex) – Awareness Dashboard — monitoreo de finalización y participación en tiempo real; los certificados atestiguan lo que el panel de control reporta.
• Cyber Chat (Alex) – Exportación de datos sin procesar (CSV) — la hoja de cálculo del progreso para cada usuario (estado, puntuaciones, fechas), complementaria a los certificados para reportería.