Una volta create le licenze (vedi articolo dedicato), è possibile assegnarle agli utenti attraverso diverse modalità di distribuzione.
Modalità di Assegnazione delle Licenze
Le licenze possono essere assegnate secondo quattro modalità principali:
Assegnazione individuale
Assegnazione massiva
Assegnazione automatica a tutti i nuovi utenti
Assegnazione automatica in base a una Organization
Assegnazione o Rimozione manuale ad utenti specifici
Per assegnare una licenza di un servizio specifico ad alcuni utenti:
Vai alla licenza creata
Clicca sui tre puntini verticali e seleziona "Distribuisci licenze".
All'interno della schermata sono disponibili due sezioni:
Utenti con licenza: mostra gli utenti che già possiedono una licenza.
Utenti senza licenza: mostra gli utenti che non hanno ancora una licenza assegnata.
Assegnazione Individuale
Per assegnare la licenza solo ad alcuni utenti:
Vai alla sezione "Senza licenza"
Cerca l'utenza tramite la barra di ricerca, se necessario
Seleziona gli utenti desiderati
Clicca su "+ Aggiungi"
Rimozione Individuale
Per rimuovere una licenza da utenti specifici:
Vai alla sezione "Con licenza"
Seleziona gli utenti da cui vuoi rimuovere la licenza
Clicca su "Rimuovi"
Assegnazione Manuale a tutti gli Utenti
È possibile gestire le licenze in modo massivo:
Assegnazione: dalla sezione "Senza licenza", clicca su "+ Aggiungi tutti" per assegnare la licenza a tutti gli utenti caricati in piattaforma.
Rimozione: dalla sezione "Con licenza", clicca per rimuovere la licenza a tutti gli utenti selezionati.
Attenzione: prima di procedere, verifica se l'evento Student Caring “Prima associazione licenza Awareness o Channel” è attivo.
In caso affermativo, ogni utente riceverà una email di benvenuto per accedere alla piattaforma.
Con l’assegnazione automatica attiva, ogni nuovo utente aggiunto in piattaforma riceverà in automatico una licenza per il servizio selezionato.
Inoltre:
Se un utente viene sospeso e poi riattivato, riceverà di nuovo la licenza automaticamente.
Se è attivo l'evento Student Caring, l’utente riceverà anche l’email di benvenuto automatica.
Questa funzione consente una gestione efficiente e continua delle licenze.
Se l’assegnazione automatica viene attivata senza specificare alcuna Organization, la licenza verrà assegnata automaticamente a tutti gli utenti che vengono aggiunti alla piattaforma, indipendentemente dalla loro appartenenza organizzativa.
🔄 Importante: L’assegnazione Automatica non è retroattiva
Quando una Company è già operativa e viene successivamente configurata l’assegnazione automatica delle licenze in base alla Organization, è importante sapere che:
❗ La regola NON si applica retroattivamente agli utenti già presenti in piattaforma.
Ciò significa che:
Solo i nuovi utenti che verranno aggiunti alla piattaforma riceveranno automaticamente la licenza.
Gli utenti già esistenti al momento della configurazione non saranno coinvolti nella distribuzione automatica e dovranno ricevere la licenza tramite assegnazione manuale o massiva.
Assegnazione automatica in base alla Organization
L'assegnazione automatica può essere configurata anche in base alla Organization di appartenenza degli utenti. Questo meccanismo consente di assegnare licenze in modo dinamico e mirato a specifici sottogruppi di utenti, basandosi sull'appartenenza organizzativa.
Nota importante sulle Licenze Phishing
Le licenze per il servizio Phishing sono destinate esclusivamente agli utenti con ruolo "Studente".
Se un utente non ha il ruolo "Studente", non sarà visibile nella lista degli utenti a cui è possibile associare una licenza di phishing e non parteciperà alle simulazioni, in quanto non è eleggibile come target.
Anche se tale utente dispone già di una licenza phishing assegnata, non parteciperà alle simulazioni, in quanto non è eleggibile come target.
Nota Bene: messaggio "Per alcuni utenti l'assegnazione licenza è in corso"
Durante o subito dopo un'operazione di distribuzione licenze, potrebbe comparire nella schermata di riepilogo licenze un messaggio (tooltip) che indica: "Per alcuni utenti l'assegnazione licenza è in corso".
Questo messaggio segnala che il processo di associazione delle licenze e di allineamento dei percorsi formativi non si è ancora concluso per tutti gli utenti coinvolti. Si tratta di uno stato temporaneo e non indica un errore: una volta completata l'elaborazione, il messaggio scomparirà automaticamente senza necessità di alcun intervento.
Il messaggio può comparire in particolare quando si assegnano licenze a un numero elevato di utenti in una singola operazione.