Desde la página Smart Banners › Users un administrador gestiona, buzón por buzón, la protección Smart Banners de su empresa: puede activarla o desactivarla para una sola persona, habilitarla para todos los usuarios en una única operación o verificar de un vistazo quién está actualmente protegido. Es la página de gestión diaria, ubicada entre la configuración inicial (Setup) y las estadísticas de solo lectura del Dashboard.
Requisitos previos
- Proveedor de correo conectado: la página requiere un proveedor de correo (Google Workspace o Microsoft 365) configurado para Smart Banners y el consentimiento otorgado en el paso Setup.
- Rol: la página está reservada al administrador.
- Buzones elegibles: solo se pueden activar los buzones ordinarios y activos. Los buzones de recursos de Microsoft 365 (salas de reuniones, equipos y similares) nunca se enumeran; los buzones compartidos y los usuarios sin licencia aparecen solo si la empresa ha elegido incluirlos.
- Usuarios: un usuario recién creado podría no aparecer inmediatamente, porque la base de usuarios se sincroniza de forma autónoma.
NOTA: mientras el consentimiento del proveedor no se haya otorgado en Setup, todos los interruptores y botones de la página permanecen deshabilitados y muestran el mensaje Setup not finished.
Los comandos de la página
Desde la página Users un administrador tiene a su disposición los siguientes comandos:
| Comando | Qué hace |
| Filtro por departamento | Restringe la lista a un único departamento o la muestra completa (Everyone). |
| Búsqueda | Encuentra usuarios por nombre, apellido, correo electrónico, idioma, departamento o estado: la búsqueda considera todas las columnas de la lista. |
| Show only users with banner activated | Oculta todos los buzones que no están actualmente activos (Engaged). |
| Interruptor Engaged (por fila) | Activa o desactiva Smart Banners para ese buzón específico. |
| Activate Smart Banners for all displayed users | Activa Smart Banners para todos los buzones aún no activos que coincidan con los filtros establecidos, en todas las páginas de la lista y no solo en la mostrada. |
| Deactivate Banners | Desactiva Smart Banners para todos los buzones de la empresa. |
| Descargar (CSV) | Exporta la lista filtrada actual — todas las páginas, no solo la que se ve en pantalla — a un archivo CSV. |
Estados de protección de los buzones
Cada fila de la lista muestra el estado actual del buzón mediante su interruptor:
- Engaged (interruptor azul): los correos electrónicos del buzón se procesan mediante Smart Banners.
- Disengaged (interruptor gris): el buzón no recibe banners.
- Disabled (interruptor gris con icono de advertencia, no seleccionable): no fue posible activar Smart Banners por un motivo técnico. Al pasar el ratón sobre el icono se muestra el motivo específico — por ejemplo «We can't properly engage the mailbox and process its emails (InvalidProviderAccess)». La mayoría de estos motivos se resuelven automáticamente una vez que el problema en el proveedor se soluciona.
Cómo funciona la activación
Activar o desactivar un buzón no es inmediato: cuando se mueve un interruptor Engaged, el buzón pasa a un estado transitorio «en curso» y se inicia la suscripción (o la cancelación de suscripción) en el proveedor de correo de la empresa. La página se actualiza automáticamente mientras la operación está en curso: el interruptor se estabiliza en Engaged o Disengaged solo cuando el proveedor confirma el cambio.
Hay tres modos de intervención disponibles:
- Un buzón por vez: se mueve el interruptor Engaged en la fila de la persona.
- Todos los buzones filtrados: el botón Activate Smart Banners for all displayed users activa de una sola vez todos los buzones aún no activos que coincidan con los filtros. Antes de proceder se muestra una ventana de confirmación que indica cuántos usuarios se verán afectados.
- Toda la empresa: el botón Deactivate Banners desactiva Smart Banners para todos los buzones de la empresa, previa confirmación.
Activación manual y automática
Además de la activación manual desde esta página, Setup pone a disposición un interruptor Auto Engage que habilita progresivamente Smart Banners en todos los buzones de la empresa aún no activos.
Los dos modos están coordinados: un buzón desactivado manualmente desde esta página se «recuerda» y Auto Engage no lo reactivará automáticamente. Para reactivarlo, un administrador debe volver a poner su interruptor en Engaged desde aquí.
Búsqueda y exportación
La Búsqueda filtra la lista en todas las columnas (nombre, apellido, correo electrónico, idioma, departamento y estado), no solo en nombre y correo electrónico. El botón de descarga exporta la lista filtrada actual a un archivo CSV, que incluye todos los usuarios que coincidan con los filtros en todas las páginas de la lista. El archivo incluye nombre, apellido, correo electrónico, idioma, departamento y estado de activación de cada usuario.
Preguntas frecuentes
¿Por qué el interruptor permanece «en curso» durante unos instantes?
Porque la activación y desactivación de un buzón ocurren de forma asincrónica en el proveedor de correo: la página se actualiza automáticamente hasta que el proveedor confirma la operación.
He desactivado un usuario desde esta página: ¿Auto Engage lo reactivará automáticamente?
No. Un buzón desactivado manualmente permanece excluido de Auto Engage hasta que se vuelva a poner en Engaged manualmente desde esta página.
¿Por qué el interruptor de un usuario es gris con un icono de advertencia?
El buzón está en estado Disabled: no se puede activar por un motivo técnico indicado en el tooltip del icono. En la mayoría de los casos el problema se resuelve automáticamente una vez que se soluciona en el proveedor.