Dalla pagina Smart Banners › Users un amministratore gestisce, casella per casella, la protezione Smart Banners della propria azienda: può attivarla o disattivarla per una singola persona, abilitarla per tutti gli utenti in un'unica operazione oppure verificare a colpo d'occhio chi è attualmente protetto. È la pagina di gestione quotidiana, collocata tra la configurazione iniziale (Setup) e le statistiche di sola lettura della Dashboard.
Prerequisiti
- Provider di posta collegato: la pagina richiede un provider di posta (Google Workspace o Microsoft 365) configurato per Smart Banners e il consenso concesso nel passaggio di Setup.
- Ruolo: la pagina è riservata all'amministratore.
- Caselle idonee: sono attivabili solo le caselle ordinarie e attive. Le caselle risorsa di Microsoft 365 (sale riunioni, attrezzature e simili) non vengono mai elencate; le caselle condivise e gli utenti senza licenza compaiono solo se l'azienda ha scelto di includerli.
- Utenti: un utente appena creato potrebbe non comparire subito, perché la base utenti si sincronizza in modo autonomo.
NOTA: finché il consenso al provider non è stato concesso in Setup, tutti gli interruttori e i pulsanti della pagina restano disabilitati e mostrano il messaggio Setup not finished.
I comandi della pagina
Dalla pagina Users un amministratore ha a disposizione i seguenti comandi:
| Comando | Cosa fa |
| Filtro per reparto | Restringe l'elenco a un singolo reparto oppure lo mostra tutto (Everyone). |
| Ricerca | Trova gli utenti per nome, cognome, email, lingua, reparto o stato: la ricerca considera tutte le colonne dell'elenco. |
| Show only users with banner activated | Nasconde tutte le caselle che non risultano attualmente attive (Engaged). |
| Interruttore Engaged (per riga) | Attiva o disattiva Smart Banners per quella singola casella. |
| Activate Smart Banners for all displayed users | Attiva Smart Banners per tutte le caselle non ancora attive che corrispondono ai filtri impostati, su ogni pagina dell'elenco e non solo su quella visualizzata. |
| Deactivate Banners | Disattiva Smart Banners per tutte le caselle dell'azienda. |
| Download (CSV) | Esporta l'elenco filtrato corrente — tutte le pagine, non solo quella a schermo — in un file CSV. |
Stati di protezione delle caselle
Ogni riga dell'elenco mostra lo stato attuale della casella tramite il suo interruttore:
- Engaged (interruttore blu): le email della casella vengono elaborate da Smart Banners.
- Disengaged (interruttore grigio): la casella non riceve banner.
- Disabled (interruttore grigio con icona di avviso, non selezionabile): non è stato possibile attivare Smart Banners per un motivo tecnico. Passando il mouse sull'icona viene mostrato il motivo specifico — ad esempio «We can't properly engage the mailbox and process its emails (InvalidProviderAccess)». La maggior parte di questi motivi si risolve automaticamente una volta rientrato il problema sul provider.
Come funziona l'attivazione
Attivare o disattivare una casella non è immediato: quando si sposta un interruttore Engaged, la casella passa a uno stato transitorio «in corso» e viene avviata l'iscrizione (o la disiscrizione) presso il provider di posta dell'azienda. La pagina si aggiorna automaticamente finché l'operazione è in corso: l'interruttore si stabilizza su Engaged o Disengaged solo quando il provider conferma il cambiamento.
Sono disponibili tre modalità di intervento:
- Una casella per volta: si sposta l'interruttore Engaged sulla riga della persona.
- Tutte le caselle filtrate: il pulsante Activate Smart Banners for all displayed users attiva in un colpo solo tutte le caselle non ancora attive che corrispondono ai filtri. Prima di procedere viene mostrata una finestra di conferma che indica quanti utenti verranno interessati.
- Tutta l'azienda: il pulsante Deactivate Banners disattiva Smart Banners per tutte le caselle dell'azienda, previa conferma.
Attivazione manuale e automatica
Oltre all'attivazione manuale da questa pagina, il Setup mette a disposizione un interruttore Auto Engage che abilita progressivamente Smart Banners su tutte le caselle dell'azienda non ancora attive.
Le due modalità sono coordinate: una casella disattivata manualmente da questa pagina viene «ricordata» e l'Auto Engage non la riattiverà da solo. Per riattivarla, un amministratore deve riportarne l'interruttore su Engaged da qui.
Ricerca ed esportazione
La Ricerca filtra l'elenco su tutte le colonne (nome, cognome, email, lingua, reparto e stato), non solo su nome ed email. Il pulsante di download esporta l'elenco filtrato corrente in un file CSV, che comprende tutti gli utenti corrispondenti ai filtri su ogni pagina dell'elenco. Il file riporta nome, cognome, email, lingua, reparto e stato di attivazione di ciascun utente.
Domande frequenti
Perché l'interruttore resta «in corso» per qualche istante?
Perché l'attivazione e la disattivazione di una casella avvengono in modo asincrono presso il provider di posta: la pagina si aggiorna da sola finché il provider non conferma l'operazione.
Ho disattivato un utente da questa pagina: l'Auto Engage lo riattiverà automaticamente?
No. Una casella disattivata manualmente resta esclusa dall'Auto Engage finché non viene riportata su Engaged manualmente da questa pagina.
Perché l'interruttore di un utente è grigio con un'icona di avviso?
La casella è nello stato Disabled: non è attivabile per un motivo tecnico indicato nel tooltip dell'icona. Nella maggior parte dei casi il problema rientra da solo una volta risolto sul provider.