CG3 - Configurer Cyber Awareness (Setup)

Ce guide explique comment configurer Cyber Awareness pour votre entreprise et amener les collaborateurs à la formation : définir les préférences de notification et du lecteur, assigner au moins un Learning Path et programmer les sorties des cours. Le point de départ est Video Training › Setup dans le menu de gauche. La procédure prend quelques minutes et suit un parcours linéaire, sans ramifications.

Prérequis

• Cyber Awareness est actif pour votre entreprise (activation gérée par LibraCyber, non en libre-service), avec au moins un type de contenu inclus (Cyber Awareness et/ou Cyber Series).
• Les collaborateurs et leurs départements sont déjà synchronisés sur la plateforme (paramètre au niveau de General Settings, non traité dans ce guide).
• Vous disposez de la permission d'administrateur Video Training, qui donne accès à toute la zone Video Training, Setup compris.

ATTENTION : activer une préférence d'email (onboarding, nouvelles leçons ou rappels) envoie des emails réels aux collaborateurs : ce ne sont pas des aperçus. Le bouton Send example onboarding email to myself envoie également un email réel à votre adresse. Programmer les sorties lance la livraison des cours et chaque sortie avertit les collaborateurs par email : une sortie déjà effectuée et l'email qui l'annonce ne peuvent pas être annulés.

Procédure détaillée

1. Ouvrir Video Training › Setup. La page Video Training Setup affiche trois onglets : Release Calendar, Preferences et Reminders activity.
2. Ouvrir l'onglet Preferences et configurer chaque commande selon la politique de votre entreprise. Les quatre commutateurs sont indépendants et s'enregistrent automatiquement lorsque vous les modifiez (il n'existe pas de bouton Save séparé) :
   • Send Onboarding emails to new users : envoie un email de bienvenue lorsqu'un nouvel utilisateur est ajouté à la plateforme. Le bouton Send example onboarding email to myself vous permet d'envoyer d'abord un exemple.
   • Send new lessons notification : lorsque de nouveaux contenus sont publiés, l'utilisateur reçoit un email l'invitant à accéder à la plateforme.
   • Send reminders to inactive users : les collaborateurs qui n'interagissent pas avec la formation pendant une certaine période de jours ouvrables reçoivent un unique rappel par email ; ils en reçoivent un autre seulement s'ils deviennent inactifs à nouveau après être revenus actifs.
   • Allow video seeking and fast-forwarding : s'il est actif, les utilisateurs peuvent se déplacer le long de la chronologie et avancer rapidement. En le désactivant, ils sont obligés de regarder le contenu en intégralité, sans avance rapide.
   Après avoir modifié un commutateur, rechargez la page pour vérifier que l'état a été conservé.
3. Assigner un Learning Path à un destinataire. Dans Video Training › Learning Paths, ouvrir les paramètres d'un parcours et définir sa Target sur Whole Company ou sur un ou plusieurs Specific Departments (par exemple Finance). Les étapes complètes sont décrites dans le guide dédié aux Learning Paths.
4. Configurer le Release Calendar pour que les cours soient publiés selon un calendrier récurrent, plutôt que tous ensemble. Ouvrir l'onglet Release Calendar et définir la publication récurrente pour le type de contenu. Les options de récurrence et le mécanisme de la première publication sont décrits dans le guide dédié au Release Calendar.

NOTE : dans l'application, la colonne Type des Learning Paths étiquette le flux Cyber Awareness comme Video Training ; il s'agit du même contenu.

Résultat attendu

À ce stade, la configuration est complète : les commutateurs définis restent tels après un rechargement de la page et l'email d'exemple arrive dans votre boîte de réception. Après une sortie programmée, les collaborateurs assignés voient les cours dans My Courses et les données d'achèvement et d'activité dans le Dashboard commencent à évoluer dans les jours suivants. Lorsque les collaborateurs dépassent la période d'inactivité, l'onglet Reminders activity liste les rappels envoyés (destinataire, module, type, date et statut). Une liste vide signifie simplement qu'aucun rappel n'était dû dans la fenêtre récente affichée.

NOTE : presque tous les paramètres sont réversibles : il suffit de ramener le commutateur à l'état précédent ou de réassigner le parcours. Les sorties déjà effectuées et les emails correspondants font exception, car ils ne peuvent pas être annulés.

Dépannage