Depuis la page Smart Banners › Users, un administrateur gère, boîte par boîte, la protection Smart Banners de son entreprise : il peut l'activer ou la désactiver pour une seule personne, l'activer pour tous les utilisateurs en une seule opération ou vérifier en un coup d'œil qui est actuellement protégé. C'est la page de gestion quotidienne, située entre la configuration initiale (Setup) et les statistiques en lecture seule du Dashboard.
Prérequis
- Fournisseur de messagerie connecté : la page nécessite un fournisseur de messagerie (Google Workspace ou Microsoft 365) configuré pour Smart Banners et le consentement accordé lors de l'étape Setup.
- Rôle : la page est réservée à l'administrateur.
- Boîtes éligibles : seules les boîtes ordinaires et actives peuvent être activées. Les boîtes de ressources Microsoft 365 (salles de réunion, équipements, etc.) ne sont jamais listées ; les boîtes partagées et les utilisateurs sans licence n'apparaissent que si l'entreprise a choisi de les inclure.
- Utilisateurs : un utilisateur nouvellement créé pourrait ne pas apparaître immédiatement, car la base d'utilisateurs se synchronise automatiquement.
REMARQUE : tant que le consentement du fournisseur n'a pas été accordé dans Setup, tous les commutateurs et boutons de la page restent désactivés et affichent le message Setup not finished.
Les commandes de la page
Depuis la page Users, un administrateur dispose des commandes suivantes :
| Commande | Fonction |
| Filtre par département | Restreint la liste à un seul département ou l'affiche en entier (Everyone). |
| Recherche | Trouve les utilisateurs par nom, prénom, email, langue, département ou état : la recherche considère toutes les colonnes de la liste. |
| Show only users with banner activated | Masque toutes les boîtes qui ne sont pas actuellement actives (Engaged). |
| Commutateur Engaged (par ligne) | Active ou désactive Smart Banners pour cette boîte spécifique. |
| Activate Smart Banners for all displayed users | Active Smart Banners pour toutes les boîtes non encore actives qui correspondent aux filtres définis, sur chaque page de la liste et pas seulement celle affichée. |
| Deactivate Banners | Désactive Smart Banners pour toutes les boîtes de l'entreprise. |
| Télécharger (CSV) | Exporte la liste filtrée actuelle — toutes les pages, pas seulement celle à l'écran — dans un fichier CSV. |
États de protection des boîtes
Chaque ligne de la liste affiche l'état actuel de la boîte via son commutateur :
- Engaged (commutateur bleu) : les emails de la boîte sont traités par Smart Banners.
- Disengaged (commutateur gris) : la boîte ne reçoit pas de bannière.
- Disabled (commutateur gris avec icône d'avertissement, non sélectionnable) : il n'a pas été possible d'activer Smart Banners pour une raison technique. En passant la souris sur l'icône, la raison spécifique s'affiche — par exemple « We can't properly engage the mailbox and process its emails (InvalidProviderAccess) ». La plupart de ces raisons se résolvent automatiquement une fois le problème résolu chez le fournisseur.
Fonctionnement de l'activation
Activer ou désactiver une boîte n'est pas immédiat : lorsque vous déplacez un commutateur Engaged, la boîte passe à un état transitoire « en cours » et l'inscription (ou la désinscription) auprès du fournisseur de messagerie de l'entreprise est lancée. La page se met à jour automatiquement pendant que l'opération est en cours : le commutateur se stabilise sur Engaged ou Disengaged uniquement lorsque le fournisseur confirme le changement.
Trois modes d'intervention sont disponibles :
- Une boîte à la fois : vous déplacez le commutateur Engaged sur la ligne de la personne.
- Toutes les boîtes filtrées : le bouton Activate Smart Banners for all displayed users active en une seule opération toutes les boîtes non encore actives qui correspondent aux filtres. Une fenêtre de confirmation s'affiche avant de procéder, indiquant combien d'utilisateurs seront affectés.
- Toute l'entreprise : le bouton Deactivate Banners désactive Smart Banners pour toutes les boîtes de l'entreprise, après confirmation.
Activation manuelle et automatique
En plus de l'activation manuelle depuis cette page, le Setup met à disposition un commutateur Auto Engage qui active progressivement Smart Banners sur toutes les boîtes de l'entreprise non encore actives.
Les deux modes sont coordonnés : une boîte désactivée manuellement depuis cette page est « mémorisée » et l'Auto Engage ne la réactivera pas automatiquement. Pour la réactiver, un administrateur doit ramener son commutateur sur Engaged depuis ici.
Recherche et export
La Recherche filtre la liste sur toutes les colonnes (nom, prénom, email, langue, département et état), pas seulement sur le nom et l'email. Le bouton de téléchargement exporte la liste filtrée actuelle dans un fichier CSV, qui comprend tous les utilisateurs correspondant aux filtres sur chaque page de la liste. Le fichier indique le nom, le prénom, l'email, la langue, le département et l'état d'activation de chaque utilisateur.
Questions fréquemment posées
Pourquoi le commutateur reste-t-il « en cours » pendant quelques instants ?
Parce que l'activation et la désactivation d'une boîte se font de manière asynchrone chez le fournisseur de messagerie : la page se met à jour automatiquement jusqu'à ce que le fournisseur confirme l'opération.
J'ai désactivé un utilisateur depuis cette page : l'Auto Engage le réactivera-t-il automatiquement ?
Non. Une boîte désactivée manuellement reste exclue de l'Auto Engage jusqu'à ce qu'elle soit ramenée sur Engaged manuellement depuis cette page.
Pourquoi le commutateur d'un utilisateur est-il gris avec une icône d'avertissement ?
La boîte est dans l'état Disabled : elle n'est pas activable pour une raison technique indiquée dans l'infobulle de l'icône. Dans la plupart des cas, le problème se résout automatiquement une fois résolu chez le fournisseur.