Esta guía explica cómo configurar Cyber Awareness para tu empresa y llevar a los empleados a la formación: establecer las preferencias de notificación y del reproductor, asignar al menos un Learning Path y programar los lanzamientos de los cursos. El punto de partida es Video Training › Setup en el menú de la izquierda. El procedimiento requiere pocos minutos y sigue una ruta lineal, sin ramificaciones.
Requisitos previos
- Cyber Awareness está activo para tu empresa (activación gestionada por LibraCyber, no es autoservicio), con al menos un tipo de contenido incluido (Cyber Awareness y/o Cyber Series).
- Los empleados y sus departamentos ya están sincronizados en la plataforma (configuración a nivel de General Settings, no tratada en esta guía).
- Dispones del permiso de administrador de Video Training, que da acceso a toda el área de Video Training, incluido Setup.
ATENCIÓN: activar una preferencia de correo (incorporación, nuevas lecciones o recordatorios) hace que se envíen correos electrónicos reales a los empleados: no son vistas previas. El botón Send example onboarding email to myself también envía un correo electrónico real a tu dirección. Programar los lanzamientos inicia la entrega de los cursos y cada lanzamiento notifica a los empleados por correo electrónico: un lanzamiento ya realizado y el correo electrónico que lo anuncia no pueden ser cancelados.
Procedimiento detallado
- Abre Video Training › Setup. La página Video Training Setup muestra tres pestañas: Release Calendar, Preferences y Reminders activity.
- Abre la pestaña Preferences e establece cada comando según la política de tu empresa. Los cuatro interruptores son independientes y se guardan automáticamente cuando los cambias (no existe un botón Save separado):
- Send Onboarding emails to new users: envía un correo electrónico de bienvenida cuando se añade un nuevo usuario a la plataforma. El botón Send example onboarding email to myself te permite enviarte primero un ejemplo.
- Send new lessons notification: cuando se lanzan nuevos contenidos, el usuario recibe un correo electrónico que lo invita a acceder a la plataforma.
- Send reminders to inactive users: los empleados que no interactúan con la formación durante un cierto período de días laborales reciben un único recordatorio por correo electrónico; reciben otro solo si vuelven a estar inactivos después de regresar.
- Allow video seeking and fast-forwarding: si está activo, los usuarios pueden moverse a lo largo de la línea de tiempo y avanzar rápidamente. Si lo desactivas, están obligados a ver el contenido completo, sin avance rápido.
- Asigna un Learning Path a un destinatario. En Video Training › Learning Paths, abre la configuración de una ruta y establece su Target en Whole Company o en uno o más Specific Departments (por ejemplo Finance). Los pasos completos se describen en la guía dedicada a Learning Paths.
- Configura el Release Calendar para que los cursos se lancen con una programación recurrente, en lugar de todos juntos. Abre la pestaña Release Calendar e establece el lanzamiento recurrente para el tipo de contenido. Las opciones de recurrencia y el mecanismo del primer lanzamiento se describen en la guía dedicada a Release Calendar.
NOTA: en la aplicación, la columna Type de Learning Paths etiqueta el flujo de Cyber Awareness como Video Training; se trata del mismo contenido.
Resultado esperado
En este punto la configuración está completa: los interruptores establecidos se mantienen después de recargar la página y el correo electrónico de ejemplo llega a tu bandeja. Después de un lanzamiento programado, los empleados asignados ven los cursos en My Courses y los datos de finalización y actividad en el Dashboard comienzan a cambiar en los días siguientes. Cuando los empleados superan el período de inactividad, la pestaña Reminders activity enumera los recordatorios enviados (destinatario, módulo, tipo, fecha y estado). Una lista vacía simplemente significa que no había ningún recordatorio debido en la ventana reciente mostrada.
NOTA: casi todas las configuraciones son reversibles: simplemente devuelve el interruptor al estado anterior o reasigna la ruta. La excepción son los lanzamientos ya realizados y los correos electrónicos relacionados, que no pueden ser cancelados.
Resolución de problemas
| Síntoma | Causa probable | Solución | Escalada |
|---|---|---|---|
| El área Video Training o la página Setup no aparece | Video Training no está activo para tu empresa, o falta el permiso de administrador | Pide a LibraCyber que confirme la activación; solicita que te asignen el permiso Video Training en General Settings › Permissions | Contacta con el soporte si la activación está presente pero el área no aparece |
| El botón Send example onboarding email to myself está desactivado | Estás en una sesión de partner (MSP): el botón muestra el mensaje "Not available in MSP mode" | Accede directamente a la empresa cliente (no desde la descripción general de MSP) para enviar el ejemplo | — |
| Los empleados no reciben correos electrónicos de incorporación | El interruptor Send Onboarding emails to new users está desactivado, o los nuevos empleados aún no están sincronizados | Activa el interruptor y verifica que los empleados y departamentos estén sincronizados | Contacta con el soporte |
| Los empleados no ven cursos en My Courses | Ningún Learning Path está asignado, o nada ha sido lanzado aún en el Release Calendar | Asigna una ruta y programa o confirma un lanzamiento | Contacta con el soporte |
| La pestaña Reminders activity está vacía | Ningún recordatorio era debido en la ventana reciente, o el interruptor Send reminders to inactive users está desactivado | Verifica que el interruptor de recordatorios esté activo; recuerda que la lista cubre solo un período reciente | — |