Dentro de la sección "Configuración> Frecuencia de Lanzamientos" es posible gestionar el calendario de lanzamientos de los contenidos formativos.
El calendario está dividido por servicio y se vuelve visible en el momento en que se crean las licencias del servicio correspondiente.
Existen diferentes tipos de lanzamiento, que se pueden seleccionar cuando se activa el interruptor "Activo".
- Lanzamiento personalizado (recomendado): puedes elegir el día y la franja horaria en la que programar el lanzamiento. La hora del lanzamiento es orientativa, ya que depende de la carga de la plataforma.
- Primer día de cada mes: automáticamente todos los lanzamientos se programarán para el primer día de cada mes.
- Primer lunes de cada mes: automáticamente todos los lanzamientos se programarán para el primer lunes de cada mes.
NOTA: Cuando se elige una de las dos últimas opciones, el calendario se llenará con marcadores de posición. Sin embargo, solo se lanzará el número real de contenidos. Por ejemplo, si el recorrido prevé 12 contenidos, aunque el calendario parezca indicar más lanzamientos programados, los lanzamientos efectivos se detendrán al alcanzar los 12 contenidos previstos.
Lanzamiento personalizado
Si decides programar los lanzamientos de forma personalizada, al seleccionar la vista "Semana", podrás elegir para cada día la franja horaria en la que "Agregar" el lanzamiento.
Recuerda que la hora establecida es orientativa, ya que la hora de los lanzamientos depende de la carga de la plataforma.
NOTA: no es posible programar un lanzamiento para el mismo día desde el calendario; debe programarse con al menos un día de antelación. Si se programa un lanzamiento para hoy (por ejemplo, por la tarde), el sistema no lo detecta y la actividad no estará disponible.
En caso de urgencia, contacta con el soporte de Cyber Guru para gestionar este escenario.
Lanzamiento "instantáneo"
A través del botón "Lanzamiento instantáneo" es posible lanzar inmediatamente un contenido formativo. El botón solo es visible para los roles internos de Cyber Guru.
Lanzamientos en calendario y asignación de licencias
Los lanzamientos previstos en el calendario solo tienen efecto si, en la fecha del lanzamiento, existe al menos un usuario registrado con licencia asignada. Si una o más fechas de lanzamiento ocurren antes de que las licencias hayan sido asignadas a los usuarios, los contenidos previstos para esas fechas no se entregarán posteriormente: los lanzamientos "perdidos" no se recuperan retroactivamente una vez que se asignan las licencias. Por lo tanto, es necesario asegurarse de que la asignación de licencias a los usuarios esté completada antes de que comiencen los lanzamientos previstos en el calendario.
Cómo actualizar el calendario de lanzamientos
Para actualizar un lanzamiento ya programado no es necesario eliminarlo y crearlo de nuevo: basta con moverlo directamente en el calendario mediante arrastrar y soltar (drag and drop), asegurándote de no reprogramarlo para el mismo día.
NOTA: desde el calendario no es posible programar un lanzamiento para el mismo día; la programación debe hacerse con al menos un día de antelación. Si se programa un lanzamiento para hoy (por ejemplo, por la tarde), el sistema no lo detecta y la actividad no estará disponible.
Lanzamiento en caso de varios recorridos
Si hay varios recorridos formativos relacionados con el mismo servicio, como por ejemplo dos niveles de Awareness, el calendario de lanzamientos será igualmente único. No es posible gestionar lanzamientos con frecuencias diferentes para los distintos recorridos formativos del mismo servicio.
Además, solo será necesario programar un único lanzamiento: este será válido para cada uno de los recorridos asociados a la empresa, garantizando una gestión simplificada de los lanzamientos.
Si los recorridos habilitados en la plataforma son independientes entre sí y pertenecen al mismo servicio (por ejemplo, Cyber school nivel 1 y 2), habrá lanzamientos paralelos. De hecho, si se programa un lanzamiento en el calendario para un día determinado (y el primer año no se ha configurado como preliminar del segundo), el sistema realizará un lanzamiento para el primer año de Awareness (si aún quedan lanzamientos) y PARALELAMENTE un lanzamiento para el segundo año de Awareness.
Si un recorrido formativo (por ejemplo, Cyber School L1) se configura como preliminar de otro recorrido del mismo servicio (por ejemplo, Cyber School L2), y se decide poner un único lanzamiento en el calendario, el sistema seguirá una lógica de secuencialidad para garantizar que los contenidos se lancen en el orden correcto. Así es como se gestionarán los lanzamientos:
- Con un lanzamiento en el calendario se lanzará solo un contenido de L1.
- Con dos lanzamientos se lanzarán dos contenidos de L1 (y así sucesivamente hasta completar L1).
- Solo cuando se hayan lanzado todos los contenidos de L1, el sistema comenzará a lanzar los contenidos de L2 en los lanzamientos siguientes.
Esto garantiza que los participantes sigan el orden lógico de los recorridos, completando primero el nivel preliminar (L1) antes de acceder al siguiente nivel (L2).
Recorridos iniciados en diferentes momentos: cómo configurar el calendario de lanzamientos
Hay dos situaciones diferentes que pueden dejar a un usuario sin todos los contenidos, y es importante no confundirlas porque la causa es distinta en cada caso.
Caso 1 — Usuarios alineados con el calendario, pero con un recorrido que tiene más contenidos
Supongamos que hay diferentes grupos de usuarios con recorridos que tienen un número diferente de contenidos, ambos alineados al mismo calendario de lanzamientos.
Ejemplo:
- Grupo A: recorrido Awareness L1 (12 contenidos)
- Grupo B: recorrido Awareness L1 - ECM (13 contenidos)
Ambos grupos están registrados con la alineación al calendario de lanzamientos activa.
En este caso, es necesario que el calendario contenga tantas fechas de lanzamiento como contenidos tenga el recorrido más largo de los involucrados — en este ejemplo, 13 y no 12. Si el calendario se crea con 12 fechas, tantas como los contenidos de Awareness L1, los usuarios del Grupo B recibirán regularmente, en sincronía con el Grupo A, los primeros 12 contenidos — pero nunca recibirán el contenido número 13 de su recorrido: el calendario ya se ha agotado y no hay ninguna fecha a la que asociarlo.
Ejemplo: calendario correctamente dimensionado con 13 fechas de lanzamiento (ambos grupos iniciados y alineados en el mismo mes):
| Fecha de lanzamiento | Contenido recibido — Grupo A (Awareness L1, 12 contenidos) | Contenido recibido — Grupo B (Awareness L1 - ECM, 13 contenidos) |
|---|---|---|
| Mes 1 | Contenido 1 | Contenido 1 |
| Mes 2 | Contenido 2 | Contenido 2 |
| Mes 3 | Contenido 3 | Contenido 3 |
| Mes 4 | Contenido 4 | Contenido 4 |
| Mes 5 | Contenido 5 | Contenido 5 |
| Mes 6 | Contenido 6 | Contenido 6 |
| Mes 7 | Contenido 7 | Contenido 7 |
| Mes 8 | Contenido 8 | Contenido 8 |
| Mes 9 | Contenido 9 | Contenido 9 |
| Mes 10 | Contenido 10 | Contenido 10 |
| Mes 11 | Contenido 11 | Contenido 11 |
| Mes 12 | Contenido 12 | Contenido 12 |
| Mes 13 | — (recorrido ya completo, sin efecto) | Contenido 13 |
El Grupo A termina el recorrido en el Mes 12: la decimotercera fecha no tiene ningún efecto para ellos, porque el calendario simplemente ya no tiene nada más que entregar a quienes ya recibieron todos los contenidos de su recorrido. El Grupo B, en cambio, sí necesita esa decimotercera fecha para recibir su último contenido.
Atención: este ajuste es seguro solo si a los usuarios del grupo A no se les ha asignado ya un recorrido posterior (por ejemplo, un segundo año), de lo contrario las fechas adicionales no quedan sin efecto, sino que adelantan el inicio de los contenidos del siguiente recorrido.
Caso 2 — Usuarios con el mismo recorrido (igual número de contenidos), pero NO alineados al calendario
Supongamos que hay dos grupos de usuarios, ambos en el recorrido Awareness L1 (12 contenidos), pero un grupo comienza en mayo y el otro en junio, sin alineación al calendario de entregas.
En este caso, hay que configurar el calendario de entregas teniendo en cuenta el mes de diferencia: se debe añadir un contenido/una fecha de entrega extra por cada mes de retraso con el que el segundo grupo comenzó respecto al primero. Si no se hace esto, el segundo grupo nunca recibirá el último contenido de su recorrido, porque cuando le toque su turno el calendario ya habrá terminado.
Ejemplo: recorrido de 12 contenidos, Grupo A iniciado en mayo, Grupo B iniciado en junio (1 mes de retraso). El calendario debe entonces tener 12 + 1 = 13 fechas de entrega (de mayo del primer año a mayo del segundo año):
| Fecha de entrega | Contenido recibido — Grupo A (iniciado en mayo) | Contenido recibido — Grupo B (iniciado en junio) |
|---|---|---|
| Mayo (año 1) | Contenido 1 | — (aún no iniciado) |
| Junio | Contenido 2 | Contenido 1 |
| Julio | Contenido 3 | Contenido 2 |
| Agosto | Contenido 4 | Contenido 3 |
| Septiembre | Contenido 5 | Contenido 4 |
| Octubre | Contenido 6 | Contenido 5 |
| Noviembre | Contenido 7 | Contenido 6 |
| Diciembre | Contenido 8 | Contenido 7 |
| Enero | Contenido 9 | Contenido 8 |
| Febrero | Contenido 10 | Contenido 9 |
| Marzo | Contenido 11 | Contenido 10 |
| Abril | Contenido 12 | Contenido 11 |
| Mayo (año 2) | — (recorrido ya completo, sin efecto) | Contenido 12 |
El Grupo A termina el recorrido en abril, usando solo las primeras 12 fechas: la última fecha (mayo año 2) no tiene ningún efecto para ellos, igual que en el Caso 1. El Grupo B, que empezó con un mes de retraso, sí necesita esa decimotercera fecha para recibir su último contenido.
Atención: este ajuste es seguro solo si a los usuarios de ambos grupos no se les ha asignado ningún otro recorrido posterior (por ejemplo, un segundo año vinculado a la misma estructura de entregas). Si ya existe un recorrido posterior asignado, el calendario continúa más allá de las fechas "de colchón" pensadas para cubrir el retraso: para quienes ya han terminado los contenidos del primer año, esas fechas adicionales no quedan sin efecto como en el ejemplo anterior, sino que inician la entrega de los contenidos del segundo año — con el riesgo de adelantar un segundo año que no estaba previsto que comenzara en ese momento.