Aufbewahrungsregeln sind eine Möglichkeit, E-Mails im Libraesva Email Archiver zu löschen. Sobald Sie eine Aufbewahrungsregel konfiguriert haben, können Sie die Liste der E-Mails überprüfen, die die Aufbewahrungsregel löschen wird.

Ablauf von Nachrichten

Jede im Libraesva Email Archiver archivierte E-Mail hat ein zugehöriges Ablaufdatum. Dies ist das Datum, an dem die Nachricht aus dem Archiver gelöscht wird. Standardmäßig haben neu archivierte Nachrichten kein Ablaufdatum gesetzt und werden basierend auf der Aufbewahrungszeit des Volumes gelöscht. Beispiel:

• Der Tenant hat zwei Volumes, VOL1 und VOL2
• VOL1 hat eine Aufbewahrungszeit von 365 Tagen, VOL2 hat eine unbegrenzte Aufbewahrungszeit
• Nachrichten werden aus VOL1 nach 365 Tagen gelöscht und werden aus VOL2 niemals gelöscht

Standardmäßig haben also alle neu archivierten Nachrichten kein Ablaufdatum gesetzt, und nur die Aufbewahrungszeit des Volumes bestimmt, wie lange sie aufbewahrt werden. Wenn mindestens ein Volume eine unbegrenzte Aufbewahrungszeit hat, werden sie für immer aufbewahrt. Sie können die Aufbewahrungszeit jeder Nachricht über die Aufbewahrungsregeln ändern.

Wie eine Aufbewahrungsregel funktioniert

Eine Aufbewahrungsregel ist eine Möglichkeit, die Aufbewahrungszeit für Nachrichten festzulegen, die einer gespeicherten Suche entsprechen. Um eine Aufbewahrungsregel zu erstellen, benötigen Sie also eine gespeicherte Suche. Diese gespeicherte Suche muss vom Typ „global“ sein. Eine globale gespeicherte Suche liefert immer alle Nachrichten des Tenants zurück, die den Suchkriterien entsprechen, während normale gespeicherte Suchen nur Nachrichten liefern, die sich auf den Benutzer beziehen, der sie ausführt. Weitere Details finden Sie in der Dokumentation zu gespeicherten Suchen. In diesem Zusammenhang müssen Sie nur wissen, dass Sie eine „globale“ gespeicherte Suche benötigen, um eine Aufbewahrungsregel zu erstellen.

Wie eine Aufbewahrungsregel angewendet wird

Die Aufbewahrungsregeln werden jede Nacht ausgeführt und werden in der angegebenen Prioritätsreihenfolge ausgeführt. Dies geschieht, wenn eine Aufbewahrungsregel ausgeführt wird:

• Die gespeicherte Suche wird ausgeführt und alle Nachrichten, die der gespeicherten Suche entsprechen, werden analysiert
• Für jede Nachricht wird die Ablaufzeit entsprechend der Aufbewahrungsregel gesetzt, sofern nicht bereits eine Ablaufzeit konfiguriert ist
• Falls die Ablaufzeit bereits konfiguriert ist, wird sie nur aktualisiert, wenn die neue Ablaufzeit größer ist: die der Nachricht bereits zugeordnete Ablaufzeit wird niemals verkürzt

HINWEIS: Sie benötigen mindestens ein Volume mit einer Aufbewahrungszeit, die gleich oder größer ist als die Aufbewahrungszeit, die Sie mit der Aufbewahrungsregel konfigurieren möchten, da Nachrichten immer nach der maximalen Aufbewahrungszeit des Volumes aus den Volumes gelöscht werden. Wenn Sie kein Volume mit einer ausreichenden Aufbewahrungszeit haben, zeigt der Archiver eine Warnung an.

Wann eine Aufbewahrungsregel angewendet wird

Aufbewahrungsregeln werden nächtlich angewendet. Standardmäßig löschen Aufbewahrungsregeln KEINE E-Mails vor Ablauf von 7 Tagen nach der letzten Aktualisierung der Aufbewahrungsregel. Dies dient aus Sicherheitsgründen und um versehentliches Löschen aufgrund falscher Konfiguration der Aufbewahrungsregel zu verhindern. Bedenken Sie daher bei der Arbeit mit Aufbewahrungsregeln Folgendes:

• eine neu konfigurierte Aufbewahrungsregel ist in den ersten 7 Tagen inaktiv
• jede Aktualisierung einer Aufbewahrungsregel macht die Aufbewahrungsregel für 7 Tage inaktiv

Erzwingen der Ausführung einer Aufbewahrungsregel

Bei Bedarf ist es möglich, den 7-tägigen Schutz zu umgehen und die sofortige Ausführung der Aufbewahrungsregeln zu erzwingen. Dies kann über die Option Force retention rules to be applied now in der Hypervisor-Konsole (für On-Premise-Kunden) erfolgen oder durch Erstellen eines Tickets an support@libraesva.com für Libraesva-Cloud-Kunden. [fruitful_alert type="alert-info"]HINWEIS: beim Erzwingen der Anwendung von Aufbewahrungsregeln werden Aufbewahrungsregeln, die in den letzten 2 Stunden aktualisiert wurden, KEINE E-Mails löschen [/fruitful_alert] [fruitful_alert type="alert-info"]HINWEIS: das Erzwingen der Ausführung von Aufbewahrungsregeln erfordert, falls konfiguriert, ein OTP [/fruitful_alert]

Konfiguration

Im Grunde verbindet eine Aufbewahrungsregel eine gespeicherte Suche mit einer definierten Aufbewahrungszeit. Bei der Konfiguration einer Aufbewahrungsregel können Sie einen beschreibenden Namen und einige optionale Notizen festlegen. Die Priorität wird verwendet, um die Reihenfolge zu bestimmen, in der die Aufbewahrungsregeln angewendet werden sollen. Die maximal verfügbare Priorität ist 1. Eine gespeicherte Suche muss aus den verfügbaren ausgewählt werden. Die gespeicherte Suche wird verwendet, um die Liste der E-Mails zu bestimmen, auf die die Aufbewahrungsregel angewendet werden soll. [fruitful_alert type="alert-info"]HINWEIS: denken Sie daran, dass die gespeicherte Suche als globale gespeicherte Suche gespeichert werden muss [/fruitful_alert] Die Aufbewahrungszeit definiert die Zeit, die zur Festlegung des Ablaufdatums der E-Mails verwendet wird. Durch die Wahl von Maximum volume retention wird das Ablaufdatum der E-Mails durch die Volume-Aufbewahrung bestimmt. Andernfalls werden die E-Mails nach der konfigurierten Anzahl von Tagen gelöscht.

Benachrichtigungen

Der Archiver sendet immer eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn:

• eine neue Aufbewahrungsregel erstellt wurde
• eine bestehende Aufbewahrungsregel aktualisiert wurde
• eine Aufbewahrungsregel gelöscht wurde

Diese Art von Benachrichtigung wird an den Tenant-Administrator und den Datenschutzbeauftragten des Tenants gesendet.

Praktische Anwendung

Einige praktische Anwendungsbeispiele finden Sie auf dieser Seite.