Email Journaling ist der Prozess, bei dem eine Kopie jeder Nachricht während der Übertragung vom Mailserver weitergeleitet und an den Libraesva Email Archiver gesendet wird. Der Archiver empfängt die Journaling-E-Mails auf Port 25 über das SMTP-Protokoll und archiviert sie über einen SMTP-Listener. Der Hauptvorteil der Verwendung von Journaling ist die Compliance, da jede E-Mail in Echtzeit archiviert wird.

Authentifizierung

Vier verschiedene Authentifizierungsmethoden stehen zur Verfügung, um eingehende E-Mails zu identifizieren:

• IP: Die eingehenden E-Mails werden anhand der Quell-IP identifiziert, d. h. der IP-Adresse des Servers, der die Journaling-E-Mail an den Archiver gesendet hat. Diese Authentifizierungsmethode ist besonders nützlich, wenn Sie sicher sind, dass alle E-Mails von einem bestimmten Server innerhalb desselben Mandanten (Tenant) des Libraesva Email Archiver archiviert werden sollen.
• IP and domain: Diese Methode ist nützlich, wenn ein einzelner Mailserver E-Mails an den Archiver senden kann, die innerhalb verschiedener Tenants des Libraesva Email Archiver archiviert werden sollen. Durch die Angabe der Domain des Envelope-Empfängers können Sie die Zuordnung eindeutig festlegen und die E-Mails dem richtigen Tenant zuweisen. Angenommen, es sind zwei Tenants auf dem Archiver konfiguriert: tenantA, der E-Mails der Domain domainA.com archiviert, und tenantB, der E-Mails der Domain domainB.com archiviert. Der Mailserver ist immer derselbe, sodass alle Journaling-E-Mails beispielsweise von der IP-Adresse 10.1.2.3 stammen. Um festzulegen, welchem Tenant jede E-Mail zugeordnet werden soll, können Sie zwei verschiedene Listener konfigurieren: bei tenantA einen Listener für IP 10.1.2.3 und Domain domainA.com; bei tenantB einen Listener für IP 10.1.2.3 und Domain domainB.com.
• SMTP: Bei dieser Methode werden E-Mails mit dem Benutzernamen und dem Passwort authentifiziert, die der Absender für die Verbindung zum Archiver-SMTP verwendet hat (auch bekannt als SMTP Auth). Wenn derselbe Server E-Mails für verschiedene Tenants auf dem Libraesva Email Archiver senden soll, können Sie mehrere Listener auf unterschiedlichen Tenants konfigurieren.
• SPF: Die Domain des Envelope-Absenders wird über SPF validiert, um jede E-Mail ihrem Tenant zuzuordnen. Diese Authentifizierungsmethode ist besonders nützlich bei der Verwendung von Microsoft 365 oder Google Workspace.

Unterschied zwischen SMTP Journaling und SMTP Forwarding

SMTP Forwarding ist lediglich eine einfache E-Mail-Weiterleitung an den Archiver. Der E-Mail-Server ist so konfiguriert, dass er alle übertragenen E-Mails an den Libraesva Email Archiver weiterleitet. Technisch gesehen entspricht dies dem Hinzufügen des Archivers als BCC (Blind Carbon-Copy, d. h. ein versteckter zusätzlicher Empfänger). SMTP Journaling ist etwas komplexer: Die Original-E-Mails werden als Anhang an den Archiver weitergeleitet, und im Textkörper der Journaling-E-Mail befinden sich zusätzliche Informationen, zum Beispiel die internen Postfächer, an die die E-Mail zugestellt wurde (nützlich insbesondere dann, wenn die Empfänger-E-Mail-Adresse von mehreren Postfächern gemeinsam genutzt wird). Nur einige E-Mail-Server unterstützen SMTP Journaling (zum Beispiel Exchange und M365). Wenn Ihr Mailserver SMTP Journaling unterstützt, können Sie Ihren Archiver Listener mit dem Typ „Journaling“ konfigurieren. Wenn Sie nur eine einfache E-Mail-Weiterleitung verwenden, wählen Sie „Forwarding“ als Listener-Typ.

Zulässige Inaktivitätsstunden

Der Libraesva Email Archiver prüft regelmäßig, ob die von Ihnen konfigurierten Listener aktiv zum Archivieren neuer E-Mails verwendet werden. Wenn der Archiver feststellt, dass ein Listener inaktiv ist, wird eine Benachrichtigung an die Administratoren gesendet. Die zulässige Inaktivitätszeit vor dem Versand der E-Mail-Benachrichtigung ist anpassbar, der Standardwert beträgt 48 Stunden.

Eindeutigkeit des Listeners

Bitte beachten Sie, dass Sie nicht zwei oder mehr Listener mit derselben Authentifizierungsmethoden-Konfiguration einrichten können. Dies liegt daran, dass Listener vom Libraesva Email Archiver verwendet werden, um jede Journaling-E-Mail dem richtigen Tenant zuzuordnen, und diese Zuordnung muss eindeutig sein.