CG3 - Configurare Smart Banners per la tua organizzazione

Questa guida descrive come configurare Smart Banners per la tua azienda, dalla verifica dello stato iniziale fino all'attivazione dei banner. Al termine, il provider di posta aziendale (Google Workspace o Microsoft 365) risulta collegato, almeno una casella ha ricevuto un banner di test e le caselle vengono progressivamente attivate (engage), così i destinatari iniziano a vedere i banner di rischio (grigio, giallo, rosso) sui messaggi in arrivo. Tutte le operazioni si svolgono in Smart Banners › Setup, nella scheda Setup Checklist.

• Smart Banners è abilitato per la tua azienda con un provider di posta già assegnato (Google Workspace o Microsoft 365). Questa operazione è eseguita da LibraCyber e non è self-service: finché non è completata, l'area Smart Banners mostra una schermata introduttiva anziché la checklist.
• LibraCyber dispone già dell'autorizzazione generale a elaborare la posta della tua azienda, concessa una sola volta in General Settings › Users provisioning. Senza di essa la Setup Checklist non si carica e rimanda a quella pagina.
• Per i passi di analisi storica e di invio delle email di esempio, il campo CEO / Key People della tua azienda è compilato in Company Scan.
• Serve il permesso Smart Banners nella console LibraCyber: è un permesso assegnabile e revocabile, e chi lo detiene lo decide la tua azienda.

• ATTENZIONE: il provider di posta (Google Workspace o Microsoft 365) viene assegnato una sola volta da LibraCyber e non si sceglie in questa pagina. Cambiarlo in seguito richiede prima la disattivazione (disengage) di tutti gli utenti e non è un'operazione self-service.
• ATTENZIONE: Test Deployment e Send sample emails inviano email reali a caselle reali. Non sono anteprime. Le indicazioni sulle azioni difficili da annullare (safelist, Auto Engage) sono riportate ai rispettivi passi.

I sette passi non devono essere eseguiti in ordine: la checklist a sinistra consente di passare direttamente a qualsiasi passo.

1. Company Setup — verifica dello stato

Questo passo è un indicatore in sola lettura: non c'è nulla da cliccare. La riga Controller mostra il provider assegnato (l'etichetta "GMAIL", "OFFICE" o "DEMO") con un segno di spunta verde se presente, oppure un triangolo di avviso se manca. La riga Company is setup for Banners mostra un segno verde quando la configurazione lato LibraCyber è completa, o un triangolo mentre è in corso. In presenza di un avviso, contattare il supporto LibraCyber: non c'è nulla da correggere autonomamente.

2. API Access Setup — accesso alle API del provider

Ciò che viene mostrato dipende dal provider rilevato al passo 1.

Google Workspace: se l'account di servizio Gmail dedicato non è ancora pronto, compare User Service Account not setup con un triangolo di avviso: contattare il supporto LibraCyber. Quando è pronto, vengono mostrati l'Account ID dell'account di servizio e il pulsante How to grant Consent, che apre il tutorial per concedere la delega a livello di dominio nella tua Google Admin console. Serve un amministratore Google Workspace con privilegi sufficienti a concedere la delega a livello di dominio (di norma un Super Admin). Dopo averla concessa, selezionare la casella I confirm I have given access to the service account.

NOTA: questa conferma è un'autodichiarazione. La spunta non verifica nuovamente l'accesso lato Google: se la delega non è stata effettivamente concessa nella Google Admin console, i banner non funzioneranno neppure con la casella spuntata. La spunta è reversibile in qualsiasi momento.

Microsoft 365: questo passo può presentarsi già completato (stato It works!) oppure mostrare uno stato Not connected con il pulsante Grant Provisioning Permissions. Verificare lo stato effettivamente visualizzato: se non risulta connesso, cliccare Grant Provisioning Permissions e completare la schermata di consenso Microsoft con un account amministratore in grado di concedere il consenso a livello di tenant (di norma un Global Administrator). A differenza di Google Workspace, non è prevista una casella di conferma separata.

NOTA: LibraCyber ottiene solo l'accesso necessario a leggere e modificare la posta in arrivo per rilevare i rischi e anteporre il banner. Le autorizzazioni richieste sono visibili nella schermata di consenso di Google o Microsoft e revocabili dalla console del tuo provider.

3. Test Deployment — invio di un banner di prova

Prerequisito: almeno una casella attivata (engaged). Se non ce ne sono, cliccare Engage one User per passare alla pagina Users; serve inoltre l'autorizzazione generale all'elaborazione della posta (vedi Prerequisiti). Cliccare Test deployment: LibraCyber invia alla tua casella un'email di test con un banner di prova verde. Al termine, un messaggio indica l'indirizzo a cui è stata inviata; dopo aver verificato la ricezione, selezionare I confirm I have received an email with a green banner in my inbox. Il test può essere ripetuto in qualsiasi momento.

NOTA: il banner di test è verde, diverso dai tre colori (grigio, giallo, rosso) che i destinatari vedono normalmente. È un comportamento previsto, specifico di questo passo.

4. Run historical analysis — analisi storica

Selezionare fino a 100 caselle (il selettore non ne consente un numero maggiore) e cliccare Analyze. LibraCyber analizza all'incirca gli ultimi 3 mesi di posta di ciascuna casella selezionata. L'elaborazione avviene in background e può richiedere alcuni minuti; l'elenco delle analisi permette di scaricare ciascun report quando è pronto. Il report elenca i mittenti che avrebbero attivato almeno un banner, con un conteggio per colore (grigio, giallo, rosso); i mittenti che non avrebbero attivato alcun banner non vengono elencati. L'analisi non aggiunge mai un banner reale ai messaggi: produce solo un report ed è ripetibile.

5. Define your safe lists — definizione delle safelist

Questo passo rimanda alla scheda Preferences, tramite il pulsante Safe Lists: l'aggiunta e la rimozione di mittenti e domini si gestiscono lì. Il passo risulta completato quando l'azienda ha almeno un mittente o un dominio in safelist.

ATTENZIONE: una safelist disattiva i banner per tutti gli utenti fino alla sua rimozione, quindi il suo effetto è difficile da annullare. Verificare con attenzione un indirizzo prima di inserirlo. La rimozione avviene dalla scheda Preferences, non da questa checklist.

6. Send sample emails — invio di email di esempio

Selezionare uno o più scenari di phishing e uno o più destinatari già attivati, quindi cliccare Send sample emails. Ogni scenario è disponibile in inglese e francese ed è pensato per attivare un segnale specifico, oltre a quello di primo invio da un nuovo mittente (First Time Sender). Il passo mostra Test emails already sent con un segno verde quando almeno un invio è andato a buon fine. L'operazione è ripetibile.

ATTENZIONE: se il campo CEO / Key People (in Company Scan) è vuoto, l'invio fallisce con un errore che segnala il campo mancante. Compilare Key People e riprovare.

7. Engage Company — attivazione dell'azienda

Attivare l'interruttore Enable Auto Engage per attivare (engage) automaticamente e progressivamente ogni nuova casella; l'attivazione avviene periodicamente e gli utenti disattivati manualmente vengono sempre esclusi. Il grafico mostra la ripartizione corrente tra caselle attivate, disattivate e disabilitate. Dopo l'attivazione, l'interruttore resta acceso al ricaricamento della pagina e le nuove caselle risultano attivate nel tempo. L'operazione è reversibile: disattivando l'interruttore, le caselle già attivate restano tali e si interrompe soltanto l'attivazione automatica futura. Per attivare subito una singola casella, senza attendere il ciclo automatico, usare la pagina Users.

A questo punto la configurazione è funzionante quando hai ricevuto l'email di Test Deployment con il banner verde e/o un'email di esempio ha attivato correttamente un banner giallo o rosso, e almeno una casella è attivata. Nei giorni successivi, i contatori della Dashboard (email elaborate ed email con banner) iniziano ad aumentare, a conferma che la posta reale viene analizzata. Per una verifica a livello aziendale, usare il grafico del passo Engage Company, la Dashboard oppure la pagina Users.

• Dopo aver modificato o rinnovato le credenziali amministrative di Google Workspace o Microsoft 365, ricontrollare per primo il passo API Access Setup: un consenso interrotto compare lì.
• Rivedere periodicamente Engage Company (o la pagina Users) per assicurarsi che i nuovi assunti risultino attivati, soprattutto se Auto Engage è disattivato.
• Rieseguire periodicamente l'analisi storica per mantenere aggiornata la safelist man mano che compaiono nuovi mittenti massivi legittimi.