Le regole di conservazione sono un metodo per eliminare le email su Libraesva Email Archiver. Una volta configurata una regola di conservazione, puoi consultare l'elenco delle email che la regola di conservazione eliminerà.

Scadenza dei messaggi

Ogni email archiviata in Libraesva Email Archiver ha una data di scadenza associata. Questa è la data in cui il messaggio verrà eliminato dall'Archiver. Per impostazione predefinita i nuovi messaggi archiviati non hanno nessuna data di scadenza impostata e verranno eliminati in base al tempo di conservazione del volume. Esempio:

Il tenant ha due volumi, VOL1 e VOL2
VOL1 ha un tempo di conservazione di 365 giorni, VOL2 ha un tempo di conservazione infinito
I messaggi verranno eliminati da VOL1 dopo 365 giorni e non verranno mai eliminati da VOL2

Quindi, per impostazione predefinita, tutti i nuovi messaggi archiviati non hanno alcuna data di scadenza impostata e solo il tempo di conservazione del volume determina per quanto tempo vengono conservati. Se almeno un volume ha un tempo di conservazione infinito, verranno conservati per sempre. Puoi modificare il tempo di conservazione di ciascun messaggio tramite le regole di conservazione.

Come funziona una regola di conservazione

Una regola di conservazione è un metodo per impostare il tempo di conservazione dei messaggi che corrispondono a una ricerca salvata, quindi per creare una regola di conservazione hai bisogno di una ricerca salvata. Questa ricerca salvata deve essere di tipo “globale“. Una ricerca salvata globale restituisce sempre tutti i messaggi del tenant che corrispondono ai criteri di ricerca, mentre le ricerche salvate normali restituiscono solo i messaggi relativi all'utente che le esegue. Puoi trovare maggiori dettagli nella documentazione sulle ricerche salvate; in questo contesto tutto ciò che devi sapere è che hai bisogno di una ricerca salvata “globale“ per creare una regola di conservazione.

Come viene applicata una regola di conservazione

Le regole di conservazione vengono eseguite ogni notte e vengono eseguite secondo l'ordine di priorità specificato. Questo è ciò che accade quando viene eseguita una regola di conservazione:

La ricerca salvata viene eseguita e tutti i messaggi che corrispondono alla ricerca salvata vengono analizzati
Per ogni messaggio il tempo di scadenza viene impostato in base alla regola di conservazione a meno che non abbia già un tempo di scadenza configurato
Se il tempo di scadenza è già configurato, viene aggiornato solo se il nuovo tempo di scadenza è maggiore: il tempo di scadenza già associato al messaggio non viene mai diminuito

NOTA: hai bisogno di almeno un volume con un tempo di conservazione uguale o maggiore al tempo di conservazione che vuoi configurare con la regola di conservazione, perché i messaggi vengono sempre eliminati dai volumi dopo il tempo di conservazione massimo del volume. Se non hai alcun volume con un tempo di conservazione sufficiente, l'Archiver mostrerà un avviso.

Quando viene applicata una regola di conservazione

Le regole di conservazione vengono applicate ogni notte. Per impostazione predefinita, le regole di conservazione NON eliminano le email prima di 7 giorni dall'ultimo aggiornamento della regola di conservazione. Questo viene fatto per motivi di sicurezza e per prevenire eliminazioni accidentali dovute a una configurazione errata della regola di conservazione. Quindi, quando lavori con le regole di conservazione, tieni presente che:

una nuova regola di conservazione configurata sarà inattiva per i primi 7 giorni
qualsiasi aggiornamento su una regola di conservazione renderà la regola di conservazione inattiva per 7 giorni

Forzare l'esecuzione di una regola di conservazione

In caso di necessità, è possibile bypassare la protezione dei 7 giorni e forzare l'esecuzione immediata delle regole di conservazione. Questo può essere fatto tramite l'opzione Force retention rules to be applied now dalla console dell'hypervisor (per i clienti on-premise) o aprendo un ticket a support@libraesva.com per i clienti Libraesva cloud. [fruitful_alert type="alert-info"]NOTA: quando si forza l'applicazione delle regole di conservazione, le regole di conservazione aggiornate nelle ultime 2 ore NON elimineranno alcuna email [/fruitful_alert] [fruitful_alert type="alert-info"]NOTA: forzare l'esecuzione delle regole di conservazione richiede l'OTP se configurato [/fruitful_alert]

Configurazione

Sostanzialmente una regola di conservazione collega una ricerca salvata a un tempo di conservazione definito.

Quando configuri una regola di conservazione puoi impostare un nome descrittivo e alcune note opzionali. La priorità viene utilizzata per determinare l'ordine in base al quale le regole di conservazione devono essere applicate. La priorità massima disponibile è 1. Una ricerca salvata deve essere scelta tra quelle disponibili. La ricerca salvata verrà utilizzata per determinare l'elenco delle email su cui applicare la regola di conservazione. [fruitful_alert type="alert-info"]NOTA: ricorda che la ricerca salvata deve essere salvata come ricerca salvata globale [/fruitful_alert] Il tempo di conservazione definisce il tempo da utilizzare per impostare la data di scadenza delle email. Scegliendo Maximum volume retention la data di scadenza delle email sarà determinata dalla conservazione del volume. Altrimenti le email verranno eliminate dopo il numero configurato di giorni.

Notifiche

L'Archiver invia sempre una notifica email ogni volta che:

è stata creata una nuova regola di conservazione
è stata aggiornata una regola di conservazione esistente
è stata eliminata una regola di conservazione

Questi tipi di notifica vengono inviati all'amministratore del tenant e al responsabile della privacy del tenant.

Utilizzo pratico

Puoi trovare alcuni esempi di utilizzo pratico a questa pagina.