Les Retention Rules sont un moyen de supprimer des e-mails sur le Libraesva Email Archiver.
Une fois qu'une retention rule est configurée, vous pouvez consulter la liste des e-mails que cette retention rule va supprimer.
Lors de la configuration d'une retention rule, vous pouvez définir un nom descriptif et quelques notes optionnelles.
La priorité est utilisée pour déterminer l'ordre selon lequel les retention rules doivent être appliquées. La priorité maximale disponible est 1.
Une recherche enregistrée doit être choisie parmi celles disponibles. La recherche enregistrée sera utilisée pour déterminer la liste des e-mails sur lesquels la retention rule doit être appliquée.
[fruitful_alert type="alert-info"]REMARQUE : n'oubliez pas que la recherche enregistrée doit être enregistrée en tant que recherche enregistrée globale [/fruitful_alert]
Le temps de rétention définit le temps à utiliser pour définir la date d'expiration des e-mails. En choisissant Maximum volume retention, la date d'expiration des e-mails sera déterminée par la rétention du volume. Sinon, les e-mails seront supprimés après le nombre de jours configuré.
Ces types de notification sont envoyés à l'administrateur du tenant et au responsable de la protection des données (privacy officer) du tenant.
Expiration des messages
Chaque e-mail archivé dans le Libraesva Email Archiver a une date d'expiration associée. C'est la date à laquelle le message sera supprimé de l'Archiver. Par défaut, les nouveaux messages archivés n'ont aucune date d'expiration définie et ils seront supprimés selon le temps de rétention du volume. Exemple :- Le tenant possède deux volumes, VOL1 et VOL2
- VOL1 a un temps de rétention de 365 jours, VOL2 a un temps de rétention infini
- Les messages seront supprimés de VOL1 après 365 jours et ne seront jamais supprimés de VOL2
Fonctionnement d'une retention rule
Une retention rule est un moyen de définir le temps de rétention pour les messages correspondant à une recherche enregistrée. Ainsi, pour créer une retention rule, vous avez besoin d'une recherche enregistrée. Cette recherche enregistrée doit être de type « global ». Une recherche enregistrée globale retourne toujours tous les messages du tenant correspondant aux critères de recherche, tandis que les recherches enregistrées normales ne retournent que les messages liés à l'utilisateur qui les exécute. Vous trouverez plus de détails dans la documentation concernant les recherches enregistrées ; dans ce contexte, tout ce que vous devez savoir, c'est qu'il vous faut une recherche enregistrée « globale » pour créer une retention rule.Comment une retention rule est appliquée
Les retention rules sont exécutées chaque nuit et elles sont exécutées selon l'ordre de priorité spécifié. Voici ce qui se passe lorsqu'une retention rule est exécutée :- La recherche enregistrée est exécutée et tous les messages correspondants sont analysés
- Pour chaque message, la date d'expiration est définie selon la retention rule sauf si une date d'expiration est déjà configurée
- Si la date d'expiration est déjà configurée, elle est mise à jour uniquement si la nouvelle date d'expiration est plus grande : la date d'expiration déjà associée au message n'est jamais diminuée
Quand une retention rule est appliquée
Les retention rules sont appliquées chaque nuit. Par défaut, les retention rules ne suppriment PAS les e-mails avant 7 jours suivant la dernière mise à jour de la retention rule. Cela est fait pour des raisons de sécurité et pour éviter une suppression accidentelle due à une mauvaise configuration de la retention rule. Ainsi, lorsque vous travaillez avec une retention rule, veuillez considérer que :- une retention rule nouvellement configurée sera inactive pendant les 7 premiers jours
- toute mise à jour d'une retention rule rendra celle-ci inactive pendant 7 jours
Forcer l'exécution d'une retention rule
En cas de besoin, il est possible de contourner la protection de 7 jours et de forcer l'exécution immédiate des retention rules. Cela peut être fait via l'option Force retention rules to be applied now depuis la console de l'hyperviseur (pour les clients on-premise) ou en ouvrant un ticket à support@libraesva.com pour les clients Libraesva cloud. [fruitful_alert type="alert-info"]REMARQUE : lorsque vous forcez l'application des retention rules, les retention rules mises à jour au cours des 2 dernières heures ne supprimeront AUCUN e-mail [/fruitful_alert] [fruitful_alert type="alert-info"]REMARQUE : forcer l'exécution des retention rules nécessite un OTP si celui-ci est configuré [/fruitful_alert]Configuration
En substance, une retention rule relie une recherche enregistrée à un temps de rétention défini.Notifications
L'Archiver envoie toujours une notification par e-mail chaque fois que :- une nouvelle retention rule a été créée
- une retention rule existante a été mise à jour
- une retention rule a été supprimée