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Guide pour la création d'une liste d'utilisateurs

Pour garantir une importation correcte de la liste des participants sur la plateforme Cyber Guru, il est important de suivre les instructions indiquées dans l’article mentionné.

La liste doit inclure tous les participants au programme de formation et être fournie dans un fichier CSV encodé en UTF-8.

EN PIÈCE JOINTE UN EXEMPLE DE LISTE D’UTILISATEURS

Champs obligatoires pour chaque utilisateur

Pour chaque utilisateur, il est nécessaire d’inclure les champs suivants :

  • Prénom : le prénom de l’utilisateur.

  • Nom : le nom de famille de l’utilisateur.

  • Email : l’adresse email de l’utilisateur, utilisée pour recevoir les communications de la plateforme et, si prévu, les simulations de phishing. L’email peut également servir d’identifiant de connexion.

  • Langue : la langue préférée de l’utilisateur pour accéder aux contenus de formation, à indiquer au format ISO 639-1 en deux lettres minuscules (ex. italien → it).

  • Nom d’utilisateur* : identifiant unique et non modifiable de l’utilisateur (ex. matricule ou SID). Il doit comporter entre 3 et 255 caractères. En cas de SSO, il doit correspondre à la valeur mappée comme nom d’utilisateur (ex. objectID).

     

    Le nom d’utilisateur peut contenir :

    • lettres
    • chiffres
    • caractères spéciaux autorisés :
      • underscore (_)
      • tiret (-)
      • point (.)
      • arobase (@)

    Il s’agit d’un sous-ensemble des caractères autorisés pour l’adresse email : par exemple, l’apostrophe (') est valide dans une adresse email, mais n’est pas autorisée dans le nom d’utilisateur.

    Note importante Le nom d’utilisateur est un champ non modifiable. Une fois le compte utilisateur créé, le nom d’utilisateur ne peut plus être modifié. En cas d’erreur ou de nécessité de modification, il faudra supprimer le compte existant et le recréer. Il est donc fortement recommandé de vérifier attentivement le nom d’utilisateur avant de créer l’utilisateur, car toute correction impliquera la recréation complète du compte, avec un impact possible sur l’historique de l’utilisateur.

     

  • Pays : le pays où se trouve l’utilisateur, exprimé selon la norme ISO 3166-1 alpha-2 en deux lettres majuscules (ex. Italie → IT).

  • Authmode : en cas de SSO hybride, précise le mode d’accès : 0 pour un accès avec identifiants, 1 pour un accès en SSO.

  • Rôle : le rôle attribué à l’utilisateur sur la plateforme (voir "Rôle sur la plateforme")

Informations supplémentaires de l’utilisateur (dite "Organization")

Pour chaque utilisateur, il est possible d’ajouter des informations complémentaires, telles que :

  • Département d’appartenance

  • Tranche d’âge

  • Zone géographique

  • Fonction organisationnelle

  • Rôle en entreprise

Ces données optionnelles peuvent être mappées dans la plateforme comme “Nouvelle Organization”.

Pour que l’importation fonctionne correctement, la colonne définissant une nouvelle organization doit contenir uniquement des caractères alphanumériques. Le seul caractère spécial autorisé est l’underscore (_)

 

Rôle sur la plateforme

Pour chaque utilisateur, il est nécessaire de spécifier le rôle qu’il occupera sur la plateforme.

  • Le champ doit être indiqué comme roles pour permettre le mapping automatique.

  • Si le rôle n’est pas spécifié, l’utilisateur sera importé par défaut comme “étudiant”.

Rôles disponibles

  • étudiant : profil individuel avec visibilité exclusive sur son propre parcours de formation.

  • teamleader : activable en cas de gamification par équipes, identifie le responsable de l’équipe, chargé de motiver et de suivre la progression. Il a accès à la vue de son équipe.

  • supervisor : peut accéder aux rapports concernant la progression des cours pour l’ensemble du personnel, aussi bien de façon globale que détaillée.

  • company admin : réservé au référent de l’entreprise, qui peut gérer en autonomie la liste des utilisateurs, organiser des campagnes de simulation et configurer les options au niveau de l’entreprise

Attribution de rôles multiples

Il est possible d’attribuer plusieurs rôles à un même utilisateur. Pour cela :

  • ajoutez plusieurs colonnes dans le fichier CSV,

  • mappez chaque colonne à l’intitulé rôle lors de l’importation.

Format correct des rôles (sensible à la casse)

Les rôles doivent être indiqués dans le fichier CSV UTF-8 exactement comme suit :

  • étudiant

  • teamleader

  • supervisor

⚠️ Tous les autres rôles (ex. company admin) ne peuvent pas être importés via CSV, mais doivent être attribués manuellement. Pour les rôles avec des privilèges particuliers, il est nécessaire de contacter le support Cyber Guru.

 

Équipes et gamification par équipes

Si le client choisit d’activer la gamification par équipes, il est nécessaire de définir précisément quelle valeur sera utilisée pour identifier les équipes et de s’assurer que cette information est incluse dans le fichier CSV. L’équipe peut être définie à partir d’un champ déjà existant, comme par exemple le Department, ou créée spécialement, même avec un nom fictif. Dans tous les cas, l’équipe est mappée comme Nouvelle Organization, mais lors du chargement sur la plateforme, il faut indiquer clairement le critère utilisé pour définir la composition des équipes.

Les classements par équipes sont calculés en rapportant la somme des points de tous les membres au nombre total de membres, afin que chaque équipe, quelle que soit sa taille, puisse concourir à égalité avec les autres. Il est également prévu qu’un utilisateur puisse changer d’équipe au cours de la formation, par exemple suite à une réorganisation interne ; dans ce cas, ses performances acquises jusqu’alors sont transférées à la nouvelle équipe d’appartenance.

 

Contrôles préalables à l’importation sur la plateforme

Avant d’envoyer la liste des utilisateurs, il est conseillé d’effectuer les vérifications suivantes :

  • Vérifier que toutes les adresses email sont valides et correctement formatées.
  • Vérifier qu’il n’y a pas d’espaces dans les colonnes email et nom d’utilisateur.
  • S’assurer qu’il n’y a pas de doublons dans les emails ou les noms d’utilisateur.
  • Vérifier que tous les champs obligatoires sont présents pour chaque utilisateur.
  • Vérifier que le fichier est bien enregistré au format CSV UTF-8.

En suivant ces recommandations, vous garantirez une importation correcte de la liste des utilisateurs sur la plateforme, facilitant ainsi la gestion de votre programme de formation.