Dans la section "Configuration> Fréquence des publications", il est possible de gérer le calendrier de publication des contenus de formation.
Le calendrier est organisé par service et devient visible dès que les licences du service concerné sont créées.
Il existe différents types de publication, qui deviennent sélectionnables dès que le bouton "Actif" est activé.
- Publication personnalisée (recommandée) : il est possible de choisir le jour et la plage horaire pour programmer la publication. L’horaire indiqué est à titre indicatif car il dépend de la charge de la plateforme.
- Premier jour de chaque mois : toutes les publications seront automatiquement programmées le premier jour de chaque mois.
- Premier lundi de chaque mois : toutes les publications seront automatiquement programmées le premier lundi de chaque mois.
REMARQUE : Lorsque vous choisissez l’une des deux dernières options, le calendrier sera rempli avec des placeholders. Cependant, seul le nombre réel de contenus sera publié. Par exemple, si le parcours prévoit 12 contenus, même si le calendrier semble indiquer plus de publications programmées, les publications réelles s’arrêteront dès que les 12 contenus prévus auront été publiés.
Publication personnalisée
Si vous choisissez de programmer les publications selon un calendrier personnalisé, en sélectionnant la vue "Semaine", vous pourrez choisir pour chaque jour la plage horaire à laquelle "Ajouter" la publication.
Veuillez noter que l’horaire choisi est indicatif, car l’heure effective de publication dépend de la charge de la plateforme.
REMARQUE : il n’est pas possible de planifier une publication pour le jour même depuis le calendrier ; elle doit être programmée au moins un jour à l’avance. Si une publication est programmée pour aujourd’hui (par exemple, pour l’après-midi), le système ne la prendra pas en compte et l’activité ne sera pas disponible.
En cas d’urgence, contactez le support Cyber Guru pour gérer ce scénario.
Publication "instantanée"
Grâce au bouton dédié "Publication instantanée", il est possible de publier immédiatement un contenu de formation. Ce bouton n’est visible que pour les rôles internes à Cyber Guru.
Publications programmées et attribution des licences
Les publications prévues dans le calendrier ne sont effectives que si, à la date de publication, au moins un utilisateur enregistré dispose d’une licence attribuée. Si une ou plusieurs dates de publication surviennent avant que les licences n’aient été attribuées aux utilisateurs, les contenus prévus pour ces dates ne seront pas délivrés ultérieurement : les publications "manquées" ne sont pas récupérées rétroactivement une fois l’attribution des licences effectuée. Il est donc nécessaire de s’assurer que l’attribution des licences aux utilisateurs soit terminée avant le début des publications prévues au calendrier.
Comment mettre à jour le calendrier des publications
Pour modifier une publication déjà programmée, il n’est pas nécessaire de la supprimer puis de la recréer : il suffit de la déplacer directement dans le calendrier par glisser-déposer (drag and drop), en veillant à ne pas la reprogrammer pour le même jour.
REMARQUE : il n’est pas possible de planifier une publication pour le jour même depuis le calendrier ; la programmation doit se faire au moins un jour à l’avance. Si une publication est programmée pour aujourd’hui (par exemple, dans l’après-midi), le système ne la prendra pas en compte et l’activité ne sera pas disponible.
Publication en cas de plusieurs parcours
Si plusieurs parcours de formation sont liés au même service, comme par exemple deux niveaux d’Awareness, le calendrier des publications sera tout de même unique. Il n’est pas possible de gérer des publications à des fréquences différentes pour les différents parcours de formation d’un même service.
De plus, il suffit de programmer une seule publication : celle-ci sera valable pour chacun des parcours associés à l’entreprise, garantissant une gestion simplifiée des publications.
Si les parcours activés sur la plateforme sont indépendants les uns des autres et appartiennent au même service (ex. Cyber school niveau 1 et 2), les publications seront parallèles. En effet, si une publication est programmée à une certaine date (et que la première année n’a pas été définie comme préliminaire à la seconde), le système effectuera une publication pour la première année d’Awareness (s’il reste des publications) et EN PARALLÈLE une publication pour la deuxième année d’Awareness.
Si un parcours de formation (ex. Cyber School L1) est défini comme préliminaire à un autre parcours du même service (ex. Cyber School L2), et qu’une seule publication est programmée dans le calendrier, le système suivra une logique de séquentialité pour garantir que les contenus soient publiés dans le bon ordre. Voici comment les publications seront gérées :
- Avec une publication programmée, seul un contenu de L1 sera publié.
- Avec deux publications, deux contenus de L1 seront publiés (et ainsi de suite jusqu’à la fin de L1).
- Ce n’est que lorsque tous les contenus de L1 auront été publiés que le système commencera à publier les contenus de L2 lors des publications suivantes.
Cela garantit que les participants suivent l’ordre logique des parcours, en terminant d’abord le niveau préliminaire (L1) avant d’accéder au niveau suivant (L2).
Parcours commencés à des moments différents : comment configurer le calendrier des publications
Il existe deux situations différentes qui peuvent laisser un utilisateur sans tous les contenus, et il est important de ne pas les confondre car la cause est différente dans chaque cas.
Cas 1 — Utilisateurs alignés sur le calendrier, mais avec un parcours ayant plus de contenus
Supposons qu’il existe différents groupes d’utilisateurs avec des parcours ayant un nombre différent de contenus, tous alignés sur le même calendrier de publication.
Exemple :
- Groupe A : parcours Awareness L1 (12 contenus)
- Groupe B : parcours Awareness L1 - ECM (13 contenus)
Les deux groupes sont enregistrés avec l’alignement au calendrier de publication activé.
Dans ce cas, il est nécessaire que le calendrier contienne autant de dates de publication qu’il y a de contenus dans le parcours le plus long parmi ceux concernés — dans cet exemple, 13 et non 12. En effet, si le calendrier est créé avec 12 dates, soit autant que les contenus d’Awareness L1, les utilisateurs du Groupe B recevront normalement, en même temps que le Groupe A, les 12 premiers contenus — mais ils ne recevront jamais le 13e contenu de leur parcours : le calendrier sera déjà terminé et il n’y aura aucune date à laquelle l’associer.
Exemple : calendrier correctement dimensionné sur 13 dates de publication (les deux groupes démarrent et sont alignés sur le même mois) :
| Date de publication | Contenu reçu — Groupe A (Awareness L1, 12 contenus) | Contenu reçu — Groupe B (Awareness L1 - ECM, 13 contenus) |
|---|---|---|
| Mois 1 | Contenu 1 | Contenu 1 |
| Mois 2 | Contenu 2 | Contenu 2 |
| Mois 3 | Contenu 3 | Contenu 3 |
| Mois 4 | Contenu 4 | Contenu 4 |
| Mois 5 | Contenu 5 | Contenu 5 |
| Mois 6 | Contenu 6 | Contenu 6 |
| Mois 7 | Contenu 7 | Contenu 7 |
| Mois 8 | Contenu 8 | Contenu 8 |
| Mois 9 | Contenu 9 | Contenu 9 |
| Mois 10 | Contenu 10 | Contenu 10 |
| Mois 11 | Contenu 11 | Contenu 11 |
| Mois 12 | Contenu 12 | Contenu 12 |
| Mois 13 | — (parcours déjà terminé, aucun effet) | Contenu 13 |
Le Groupe A termine le parcours au mois 12 : la treizième date n’a aucun effet pour eux, car le calendrier n’a tout simplement plus rien à délivrer à ceux qui ont déjà reçu tous les contenus de leur parcours. Le Groupe B, en revanche, a justement besoin de cette treizième date pour recevoir son dernier contenu.
Attention : cette précaution n’est sûre que si les utilisateurs du groupe A n’ont pas déjà un parcours suivant associé (ex. une deuxième année), sinon les dates supplémentaires ne restent pas sans effet, mais déclenchent le début anticipé des contenus du parcours suivant.
Cas 2 — Utilisateurs avec le même parcours (même nombre de contenus), mais NON alignés sur le calendrier
Supposons qu’il y ait deux groupes d’utilisateurs, tous deux sur le parcours Awareness L1 (12 contenus), mais qu’un groupe commence en mai et l’autre en juin, sans alignement sur le calendrier de diffusion.
Dans ce cas, il faut configurer le calendrier des diffusions en tenant compte du mois de décalage : il faut ajouter un contenu/une date de diffusion supplémentaire pour chaque mois de retard avec lequel le deuxième groupe a commencé par rapport au premier. Si cela n’est pas fait, le deuxième groupe ne recevra jamais le dernier contenu de son parcours, car lorsque ce sera son tour, le calendrier sera déjà terminé.
Exemple : parcours de 12 contenus, Groupe A démarré en mai, Groupe B démarré en juin (1 mois de retard). Le calendrier doit donc être prévu sur 12 + 1 = 13 dates de diffusion (de mai de l’année 1 à mai de l’année 2) :
| Date de diffusion | Contenu reçu — Groupe A (démarré en mai) | Contenu reçu — Groupe B (démarré en juin) |
|---|---|---|
| Mai (année 1) | Contenu 1 | — (pas encore démarré) |
| Juin | Contenu 2 | Contenu 1 |
| Juillet | Contenu 3 | Contenu 2 |
| Août | Contenu 4 | Contenu 3 |
| Septembre | Contenu 5 | Contenu 4 |
| Octobre | Contenu 6 | Contenu 5 |
| Novembre | Contenu 7 | Contenu 6 |
| Décembre | Contenu 8 | Contenu 7 |
| Janvier | Contenu 9 | Contenu 8 |
| Février | Contenu 10 | Contenu 9 |
| Mars | Contenu 11 | Contenu 10 |
| Avril | Contenu 12 | Contenu 11 |
| Mai (année 2) | — (parcours déjà terminé, aucun effet) | Contenu 12 |
Le Groupe A termine le parcours en avril, en utilisant seulement les 12 premières dates : la dernière date (mai année 2) n’a aucun effet pour eux, exactement comme dans le Cas 1. Le Groupe B, qui a commencé avec un mois de retard, a en revanche besoin de cette treizième date pour recevoir son dernier contenu.
Attention : cette précaution n’est sûre que si les utilisateurs des deux groupes n’ont aucun autre parcours suivant associé (par exemple une deuxième année liée à la même structure de diffusion). En effet, s’il existe déjà un parcours suivant attribué, le calendrier continue au-delà des dates « tampon » prévues pour couvrir le retard : pour ceux qui ont déjà terminé les contenus de la première année, ces dates supplémentaires ne restent pas sans effet comme dans l’exemple ci-dessus, mais déclenchent la diffusion des contenus de la deuxième année — avec le risque d’anticiper une deuxième année qui n’était pas censée commencer à ce moment-là.