Fonctionnement du Student Caring

Cette communication est déclenchée par l’événement d’attribution de la première licence de type Awareness ou Channel à un utilisateur individuel.

Voici quelques scénarios décrits ci-dessous, à lire dans l’ordre :

Activité	Activation
Je crée un compte et j’attribue la licence phishing
J’attribue ensuite la licence channel à ce même compte
Après avoir attribué la licence channel, j’attribue aussi la licence awareness
À ce stade, je retire toutes les licences puis j’associe à nouveau la licence channel

Cet événement utilise le champ dynamique "user credentials", dont le comportement varie selon le mode d’authentification de l’utilisateur :

• Pour les utilisateurs avec authentification classique (hors SSO), le champ génère automatiquement un mot de passe temporaire, utile pour la première connexion.

• Pour les utilisateurs qui se connectent via SSO (Single Sign-On), le champ affiche à la place une chaîne statique alternative, qui n’inclut pas d’identifiants de connexion.

Cette communication est déclenchée lors de la publication du tout premier contenu pour l’utilisateur, qu’il soit de type Awareness ou Channel.

L’événement est déclenché si la première publication a lieu

• Via le calendrier en mode planifié.
• Par publication instantanée de contenus individuels via le bouton dédié dans le calendrier des publications (disponible pour les rôles internes à Cyber Guru).

• Si l’utilisateur a déjà reçu l’email relatif à la première attribution d’une licence Awareness ou Channel, l’événement lié à la publication du premier contenu de type Awareness ou Channel ne générera pas de nouvel email (l’utilisateur aura déjà reçu l’email de bienvenue).

L’événement N’EST PAS déclenché dans les cas suivants :

• Cyber Pills publiées en mode instantané
• Publication "instantanée" de tout le parcours lors de l’attribution du parcours (option "publier toutes les activités").

Remarque importante : 

• Si l’utilisateur est ajouté avec l’option d’alignement avec les autres utilisateurs, le contenu qu’il recevra ne sera pas considéré comme le premier, car il sera déjà synchronisé avec l’état du groupe.
• À l’inverse, si l’utilisateur est ajouté sans alignement, il commencera le parcours à partir du premier contenu disponible. Dans ce cas, si une publication instantanée est effectuée via le bouton dédié, l’événement “Premier contenu” sera déclenché et pourra générer une communication automatique à l’utilisateur.
• Enfin, si un utilisateur se voit attribuer un parcours préparatoire (avec publication immédiate de toutes les activités) suivi d’un parcours standard avec publication planifiée, les contenus du parcours préparatoire NE déclenchent PAS l’événement (car ils ont été publiés lors de l’attribution du parcours) et il ne sera PAS déclenché non plus par la suite (lors de la première publication planifiée du parcours standard), car le système verra que l’utilisateur a déjà des contenus attribués.

Si de nouveaux utilisateurs sont ajoutés à un parcours déjà commencé (c’est-à-dire avec alignement avec les autres utilisateurs), il est conseillé d’utiliser le Student Caring relatif à la "Première attribution de licence".

De cette façon, il est possible d’envoyer tout de même une communication de bienvenue, en évitant que l’événement “Premier contenu” soit ignoré à cause de la publication déjà effectuée (ou pas encore effectuée) du contenu initial.

L’envoi de cet email bloque l’email de contenu multiple pour la seule journée en cours.

Cet événement utilise le champ dynamique "user credentials" : pour les utilisateurs avec authentification "classique", le champ génère automatiquement un mot de passe temporaire. En cas d’accès via SSO, le champ affiche une chaîne statique différente, sans inclure d’identifiants.

Voici quelques scénarios décrits ci-dessous, à lire dans l’ordre :

Activité	Activation
Pour un compte avec licences AW et CH, un contenu Awareness est publié à 9h00
Le même jour, pour le même compte, un contenu Awareness est publié à 9h30
Le même jour, pour le même compte, un contenu Channel est publié à 10h00
Le lendemain, pour le même compte, un contenu Channel est publié à 9h00

La communication est envoyée pour chaque publication d’un contenu de type awareness (hors pills), même si la publication est faite via le bouton de publication immédiate (disponible pour les profils internes à Cyber Guru).

L’événement n’est pas déclenché en cas de publication de toutes les activités du parcours, effectuée en même temps que l’attribution du parcours.

Si plusieurs publications sont prévues le même jour, une communication sera envoyée pour chaque publication de type awareness. Autrement dit, le système génère plusieurs emails le même jour, correspondant au nombre de contenus publiés individuellement.

Remarque : si une seule publication planifiée active plusieurs contenus (ex. Module + Coupe), l’événement sera déclenché autant de fois qu’il y a de contenus activés, et le nombre correspondant d’emails sera envoyé (dans l’exemple module + coupe, deux emails seront envoyés)

Voici quelques scénarios décrits ci-dessous, à lire dans l’ordre :

Activité	Activation
Pour un utilisateur disposant des licences AW et CH, un contenu Awareness est publié à 9h00
Le même jour, pour le même utilisateur, un contenu Awareness est publié à 9h30
Le même jour, pour le même utilisateur, un contenu Channel est publié à 10h00
Le lendemain, pour le même utilisateur, un contenu Channel est publié à 9h00

Il est déclenché à chaque publication d’un contenu de type Channel. L’événement n’est pas activé si tous les contenus du parcours sont publiés en même temps que l’attribution du parcours.

Si plusieurs publications sont programmées le même jour, une notification sera envoyée pour chaque publication de type channel. Autrement dit, le système enverra plusieurs emails dans la même journée, correspondant au nombre de contenus publiés individuellement.

Voici quelques scénarios à lire dans l’ordre :

Activité	Activation
Pour un utilisateur disposant des licences AW et CH, un contenu Awareness est publié à 9h00
Le même jour, pour le même utilisateur, un contenu Awareness est publié à 9h30
Le même jour, pour le même utilisateur, un contenu Channel est publié à 10h00
Le lendemain, pour le même utilisateur, un contenu Channel est publié à 9h00

L’événement est également activé en cas de publication immédiate via le bouton dédié.

La notification est envoyée lorsqu’un parcours de type remediation est attribué aux utilisateurs ciblés (dans la section Remediation formative).

Elle n’est activée qu’au moment de l’association d’un parcours de type remediation ; dans tous les autres cas, elle n’est pas envoyée.

Par exemple :

• J’associe un parcours de type Awareness : l’événement n’est pas activé
• Je publie un module d’un parcours de type Remediation : l’événement n’est pas activé
• J’attribue une licence de type Phish Pro : l’événement n’est pas activé

Ce déclencheur permet d’envoyer un email de relance aux utilisateurs qui ont pris du retard dans le parcours Cyber Guru Awareness.

Les conditions de délai et le nombre de modules sont personnalisables, tout comme le contenu de l’email.

• Le nombre indiqué comme seuil de modules non complétés qui déclenche l’événement doit être compris comme supérieur ou égal.
• Le nombre de jours, en revanche, doit être interprété de façon précise.

L’événement prend également en compte les utilisateurs inactifs (les suspendus sont exclus).

Dans l’exemple, 30 jours après la dernière publication, si un utilisateur a un nombre de modules Awareness non entièrement visionnés égal ou supérieur à 3, il recevra l’email de relance.

Ex. la dernière publication a eu lieu le 4 juin et le rappel est paramétré à 23 jours : le 27 juin, les utilisateurs reçoivent l’email.

Ce déclencheur permet d’envoyer un email de relance aux utilisateurs qui ont pris du retard dans le parcours Cyber Guru Channel.

Les conditions de délai et le nombre d’épisodes sont personnalisables, tout comme le contenu de l’email

• Le nombre indiqué comme seuil d’épisodes non complétés qui déclenche l’événement doit être compris comme supérieur ou égal.
• Le nombre de jours, en revanche, doit être interprété de façon précise.

Dans l’exemple, 30 jours après la dernière publication, si un utilisateur a un nombre d’épisodes Channel non entièrement visionnés égal ou supérieur à 3, il recevra l’email de relance.

Ex. la dernière publication a eu lieu le 4 juin et le rappel est paramétré à 23 jours : le 27 juin, les utilisateurs reçoivent l’email.

Notifier tous les étudiants d’un certain état (En ligne, régulier, non régulier, inactif)

La nouvelle fonctionnalité Student Caring permet d’envoyer des notifications automatiques (relances) aux étudiants selon leur état d’alignement sur la plateforme.

Chaque Student Caring est associé à un seul état d’alignement.

Pour chaque état d’alignement, il est possible de :

• Envoyer la relance à tous les utilisateurs qui se trouvent dans cet état d’alignement spécifique.
• Envoyer la relance uniquement aux étudiants, dans cet état, d’une Organization spécifique.

Planification de l’envoi

Une fois le Student Caring configuré, il est possible de :

• Programmer l’envoi à une date précise
• Il est possible d’envoyer un rappel tous les 7 jours pour chaque Student Caring.
• La limite de temps est liée au Student Caring lui-même (c’est-à-dire à l’événement), et non à l’Organization sélectionnée.
• Par conséquent, si un rappel pour un certain état d’alignement a été envoyé (ou programmé) pour une Organization spécifique, il ne sera pas possible d’en envoyer un autre à une autre Organization (pour le même état) avant que 7 jours ne se soient écoulés.

Contenu du rappel

Chaque Student Caring utilise un modèle de message :

• Un texte par défaut est disponible, déjà traduit en plusieurs langues
• Le texte du rappel peut être personnalisé

• L’événement de student caring, dans le cas des utilisateurs inactifs, contient un placeholder qui est renseigné comme suit :

  • Pour les utilisateurs LDAP/SAML (SSO) : le placeholder {{user_forgot_password}} est remplacé par une chaîne vide, donc le message n’apparaît pas.

  • Pour les utilisateurs standards : le message suivant s’affiche : « Si vous ne vous souvenez plus de vos identifiants, utilisez la fonction Mot de passe oublié. »

Gestion des langues

• Si une modification est effectuée dans une langue,
• la même modification doit être reproduite manuellement dans toutes les autres langues disponibles

Évolutions à venir

Bientôt, de nouvelles fonctionnalités seront disponibles, notamment :

• Envois programmés et récurrents
• Limites d’envoi plus basses, pour permettre des communications plus fréquentes et ciblées

Ces évolutions rendront le Student Caring encore plus flexible et efficace.

Il est essentiel de toujours choisir le Student Caring le plus adapté selon la phase du processus d’onboarding :

• Pour les tests techniques initiaux, on peut par exemple utiliser « Première association de licence » afin d’envoyer immédiatement le lien et les identifiants d’accès.
• Pour le Go Live de tous les utilisateurs, on peut utiliser le Student Caring « Premier contenu Awareness ou Channel » après avoir attribué les licences sans aucun student caring actif.
• Pour les ajouts d’utilisateurs après le Go Live, on peut utiliser l’événement « Première association de licence pour les nouveaux utilisateurs » et « Contenu multiple » pour les publications planifiées dans le calendrier.