Las reglas de retención son una forma de eliminar correos electrónicos en Libraesva Email Archiver. Una vez que configure una regla de retención, podrá revisar la lista de correos electrónicos que la regla de retención va a eliminar.

Caducidad de los mensajes

Cada correo electrónico archivado en Libraesva Email Archiver tiene asociada una fecha de caducidad. Esta es la fecha en la que el mensaje será eliminado del Archiver. Por defecto, los nuevos mensajes archivados no tienen ninguna fecha de caducidad establecida y se eliminarán en función del tiempo de retención del volumen. Ejemplo:

El tenant tiene dos volúmenes, VOL1 y VOL2
VOL1 tiene un tiempo de retención de 365 días, VOL2 tiene un tiempo de retención infinito
Los mensajes se eliminarán de VOL1 después de 365 días y nunca se eliminarán de VOL2

Por lo tanto, por defecto, todos los mensajes nuevos archivados no tienen fecha de caducidad establecida y solo el tiempo de retención del volumen define cuánto tiempo se conservan. Si al menos un volumen tiene un tiempo de retención infinito, se conservarán para siempre. Puede cambiar el tiempo de retención de cada mensaje mediante las reglas de retención.

Cómo funciona una regla de retención

Una regla de retención es una forma de establecer el tiempo de retención para los mensajes que coinciden con una búsqueda guardada, por lo que para crear una regla de retención necesita una búsqueda guardada. Esta búsqueda guardada debe ser de tipo “global“. Una búsqueda guardada global siempre devuelve todos los mensajes del tenant que coinciden con los criterios de búsqueda, mientras que las búsquedas guardadas normales solo devuelven los mensajes relacionados con el usuario que las ejecuta. Puede encontrar más detalles en la documentación sobre búsquedas guardadas; en este contexto, todo lo que necesita saber es que necesita una búsqueda guardada “global“ para crear una regla de retención.

Cómo se aplica una regla de retención

Las reglas de retención se ejecutan cada noche y se ejecutan en el orden de prioridad especificado. Esto es lo que ocurre cuando se ejecuta una regla de retención:

Se ejecuta la búsqueda guardada y se analizan todos los mensajes que coinciden con ella
Para cada mensaje, el tiempo de caducidad se establece de acuerdo con la regla de retención a menos que ya tenga un tiempo de caducidad configurado
Si el tiempo de caducidad ya está configurado, se actualiza solo si el nuevo tiempo de caducidad es mayor: el tiempo de caducidad ya asociado al mensaje nunca se reduce

NOTA: necesita al menos un volumen con un tiempo de retención igual o mayor que el tiempo de retención que desea configurar con la regla de retención, ya que los mensajes siempre se eliminan de los volúmenes después del tiempo de retención máximo del volumen. Si no dispone de ningún volumen con un tiempo de retención suficiente, el Archiver mostrará una advertencia.

Cuándo se aplica una regla de retención

Las reglas de retención se aplican todas las noches. Por defecto, las reglas de retención NO eliminan correos electrónicos antes de que transcurran 7 días desde la última actualización de la regla de retención. Esto se hace por motivos de seguridad y para evitar eliminaciones accidentales debido a una configuración incorrecta de la regla de retención. Por lo tanto, cuando trabaje con reglas de retención, tenga en cuenta que:

una regla de retención recién configurada estará inactiva durante los primeros 7 días
cualquier actualización de una regla de retención hará que la regla de retención esté inactiva durante 7 días

Forzar la ejecución de una regla de retención

En caso de necesidad, es posible omitir la protección de 7 días y forzar la ejecución inmediata de las reglas de retención. Esto se puede hacer mediante la opción Force retention rules to be applied now desde la consola del hipervisor (para clientes on-premise) o abriendo un ticket a support@libraesva.com para los clientes de Libraesva cloud. [fruitful_alert type="alert-info"]NOTA: al forzar la aplicación de las reglas de retención, las reglas de retención actualizadas en las últimas 2 horas NO eliminarán ningún correo electrónico [/fruitful_alert] [fruitful_alert type="alert-info"]NOTA: forzar la ejecución de las reglas de retención requiere OTP si está configurado [/fruitful_alert]

Configuración

Básicamente, una regla de retención conecta una búsqueda guardada con un tiempo de retención definido.

Al configurar una regla de retención, puede establecer un nombre descriptivo y algunas notas opcionales. La prioridad se utiliza para determinar el orden en el que se deben aplicar las reglas de retención. La prioridad máxima disponible es 1. Se debe elegir una búsqueda guardada entre las disponibles. La búsqueda guardada se utilizará para determinar la lista de correos electrónicos sobre los que se debe aplicar la regla de retención. [fruitful_alert type="alert-info"]NOTA: recuerde que la búsqueda guardada debe guardarse como una búsqueda guardada global [/fruitful_alert] El tiempo de retención define el tiempo que se utilizará para establecer la fecha de caducidad de los correos electrónicos. Al elegir Maximum volume retention, la fecha de caducidad de los correos electrónicos se determinará según la retención del volumen. En caso contrario, los correos electrónicos se eliminarán después del número de días configurado.

Notificaciones

El Archiver siempre envía una notificación por correo electrónico cuando:

se ha creado una nueva regla de retención
se ha actualizado una regla de retención existente
se ha eliminado una regla de retención

Estos tipos de notificación se envían al administrador del tenant y al responsable de privacidad del tenant.

Uso práctico

Puede encontrar algunos ejemplos de uso práctico en esta página.