Auf der Seite Smart Banners › Users verwaltet ein Administrator den Smart Banners-Schutz des Unternehmens Postfach für Postfach: Er kann ihn für eine einzelne Person aktivieren oder deaktivieren, ihn für alle Benutzer in einem Schritt aktivieren oder auf einen Blick überprüfen, wer derzeit geschützt ist. Dies ist die Seite für die tägliche Verwaltung, die zwischen der anfänglichen Konfiguration (Setup) und den schreibgeschützten Statistiken des Dashboards angesiedelt ist.
Voraussetzungen
- Verbundener Mail-Provider: Die Seite erfordert einen Mail-Provider (Google Workspace oder Microsoft 365), der für Smart Banners konfiguriert ist, und die Zustimmung, die im Setup-Schritt erteilt wurde.
- Rolle: Die Seite ist dem Administrator vorbehalten.
- Geeignete Postfächer: Nur normale und aktive Postfächer können aktiviert werden. Microsoft 365-Ressourcenpostfächer (Besprechungsräume, Ausrüstung usw.) werden nie aufgelistet; freigegebene Postfächer und Benutzer ohne Lizenz werden nur angezeigt, wenn das Unternehmen sich dafür entschieden hat, sie einzubeziehen.
- Benutzer: Ein neu erstellter Benutzer wird möglicherweise nicht sofort angezeigt, da sich die Benutzerbasis automatisch synchronisiert.
HINWEIS: Solange die Zustimmung des Providers im Setup nicht erteilt wurde, bleiben alle Schalter und Schaltflächen auf der Seite deaktiviert und zeigen die Meldung Setup not finished.
Die Befehle der Seite
Auf der Seite Users hat ein Administrator die folgenden Befehle zur Verfügung:
| Befehl | Funktion |
| Abteilungsfilter | Beschränkt die Liste auf eine einzelne Abteilung oder zeigt alles an (Everyone). |
| Suche | Findet Benutzer nach Name, Nachname, E-Mail, Sprache, Abteilung oder Status: Die Suche berücksichtigt alle Spalten der Liste. |
| Show only users with banner activated | Blendet alle Postfächer aus, die derzeit nicht aktiv sind (Engaged). |
| Schalter Engaged (pro Zeile) | Aktiviert oder deaktiviert Smart Banners für dieses einzelne Postfach. |
| Activate Smart Banners for all displayed users | Aktiviert Smart Banners für alle noch nicht aktiven Postfächer, die den festgelegten Filtern entsprechen, auf jeder Seite der Liste und nicht nur auf der angezeigten Seite. |
| Deactivate Banners | Deaktiviert Smart Banners für alle Postfächer des Unternehmens. |
| Download (CSV) | Exportiert die aktuelle gefilterte Liste — alle Seiten, nicht nur die auf dem Bildschirm — in eine CSV-Datei. |
Schutzstatus der Postfächer
Jede Zeile der Liste zeigt den aktuellen Status des Postfachs über seinen Schalter:
- Engaged (blauer Schalter): Die E-Mails des Postfachs werden von Smart Banners verarbeitet.
- Disengaged (grauer Schalter): Das Postfach erhält keine Banner.
- Disabled (grauer Schalter mit Warnsymbol, nicht auswählbar): Smart Banners konnte aus technischen Gründen nicht aktiviert werden. Wenn Sie mit der Maus über das Symbol fahren, wird der spezifische Grund angezeigt — beispielsweise «We can't properly engage the mailbox and process its emails (InvalidProviderAccess)». Die meisten dieser Gründe werden automatisch behoben, sobald das Problem beim Provider behoben ist.
So funktioniert die Aktivierung
Das Aktivieren oder Deaktivieren eines Postfachs ist nicht sofort möglich: Wenn Sie einen Schalter Engaged verschieben, wechselt das Postfach in einen vorübergehenden Status «in Bearbeitung» und die Anmeldung (oder Abmeldung) beim Mail-Provider des Unternehmens wird eingeleitet. Die Seite wird automatisch aktualisiert, während der Vorgang läuft: Der Schalter stabilisiert sich auf Engaged oder Disengaged erst, wenn der Provider die Änderung bestätigt.
Es sind drei Eingriffsmodi verfügbar:
- Ein Postfach nach dem anderen: Verschieben Sie den Schalter Engaged in der Zeile der Person.
- Alle gefilterten Postfächer: Die Schaltfläche Activate Smart Banners for all displayed users aktiviert auf einen Schlag alle noch nicht aktiven Postfächer, die den Filtern entsprechen. Vor dem Fortfahren wird ein Bestätigungsfenster angezeigt, das angibt, wie viele Benutzer betroffen sind.
- Das gesamte Unternehmen: Die Schaltfläche Deactivate Banners deaktiviert Smart Banners für alle Postfächer des Unternehmens nach Bestätigung.
Manuelle und automatische Aktivierung
Zusätzlich zur manuellen Aktivierung auf dieser Seite bietet das Setup einen Schalter Auto Engage, der Smart Banners schrittweise auf allen noch nicht aktiven Postfächern des Unternehmens aktiviert.
Die beiden Modi sind koordiniert: Ein Postfach, das manuell auf dieser Seite deaktiviert wurde, wird «gespeichert» und Auto Engage wird es nicht automatisch wieder aktivieren. Um es wieder zu aktivieren, muss ein Administrator seinen Schalter von hier aus auf Engaged zurücksetzen.
Suche und Export
Die Suche filtert die Liste über alle Spalten (Name, Nachname, E-Mail, Sprache, Abteilung und Status), nicht nur über Name und E-Mail. Die Schaltfläche Download exportiert die aktuelle gefilterte Liste in eine CSV-Datei, die alle Benutzer enthält, die den Filtern auf jeder Seite der Liste entsprechen. Die Datei enthält Name, Nachname, E-Mail, Sprache, Abteilung und Aktivierungsstatus jedes Benutzers.
Häufig gestellte Fragen
Warum bleibt der Schalter für einen Moment «in Bearbeitung»?
Weil die Aktivierung und Deaktivierung eines Postfachs asynchron beim Mail-Provider des Unternehmens erfolgt: Die Seite wird automatisch aktualisiert, bis der Provider den Vorgang bestätigt.
Ich habe einen Benutzer auf dieser Seite deaktiviert: Wird Auto Engage ihn automatisch wieder aktivieren?
Nein. Ein manuell deaktiviertes Postfach bleibt von Auto Engage ausgeschlossen, bis es manuell von dieser Seite aus wieder auf Engaged zurückgesetzt wird.
Warum ist der Schalter eines Benutzers grau mit einem Warnsymbol?
Das Postfach befindet sich im Status Disabled: Es kann aus technischen Gründen nicht aktiviert werden, die im Tooltip des Symbols angegeben sind. In den meisten Fällen wird das Problem automatisch behoben, sobald es beim Provider behoben ist.