Im Bereich „Setup> Veröffentlichungsfrequenz“ können Sie den Veröffentlichungszeitplan für die Lerninhalte verwalten.
Der Kalender ist nach Service unterteilt und wird sichtbar, sobald die Lizenzen für den jeweiligen Service erstellt wurden.
Es gibt verschiedene Veröffentlichungstypen, die auswählbar werden, sobald der Schalter „Aktiv“ aktiviert ist.
- Individuelle Veröffentlichung (empfohlen): Sie können den Tag und das Zeitfenster auswählen, in dem die Veröffentlichung geplant werden soll. Die Uhrzeit ist als Richtwert zu verstehen, da sie von der Auslastung der Plattform abhängt.
- Erster Tag jedes Monats: Alle Veröffentlichungen werden automatisch auf den ersten Tag jedes Monats gelegt.
- Erster Montag jedes Monats: Alle Veröffentlichungen werden automatisch auf den ersten Montag jedes Monats gelegt.
HINWEIS: Wenn Sie eine der letzten beiden Optionen wählen, wird der Kalender mit Platzhaltern gefüllt. Es werden jedoch nur so viele Inhalte veröffentlicht, wie tatsächlich vorhanden sind. Wenn zum Beispiel 12 Inhalte vorgesehen sind, werden – auch wenn der Kalender mehr geplante Veröffentlichungen anzeigt – tatsächlich nur 12 Veröffentlichungen durchgeführt.
Individuelle Veröffentlichung
Wenn Sie sich für eine individuelle Planung der Veröffentlichungen entscheiden, können Sie in der Ansicht „Woche“ für jeden Tag das gewünschte Zeitfenster auswählen, in dem Sie eine Veröffentlichung „Hinzufügen“ möchten.
Bitte beachten Sie, dass die eingestellte Uhrzeit nur ein Richtwert ist, da die tatsächliche Veröffentlichung von der Auslastung der Plattform abhängt.
HINWEIS: Es ist nicht möglich, eine Veröffentlichung für denselben Tag direkt im Kalender zu planen – sie muss mindestens einen Tag im Voraus terminiert werden. Wenn eine Veröffentlichung für den aktuellen Tag (z. B. am Nachmittag) eingestellt wird, erkennt das System diese nicht und die Aktivität wird nicht verfügbar sein.
In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an den Cyber Guru Support, um dieses Szenario zu klären.
„Sofortige“ Veröffentlichung
Über die Schaltfläche „Sofortige Veröffentlichung“ kann ein Lerninhalt sofort freigegeben werden. Diese Schaltfläche ist nur für interne Rollen bei Cyber Guru sichtbar.
Geplante Veröffentlichungen und Lizenzzuweisung
Die im Kalender geplanten Veröffentlichungen greifen nur, wenn zum Veröffentlichungszeitpunkt mindestens ein registrierter Nutzer mit zugewiesener Lizenz vorhanden ist. Wenn ein oder mehrere Veröffentlichungstermine vor der Lizenzzuweisung an die Nutzer liegen, werden die für diese Termine vorgesehenen Inhalte nicht nachträglich bereitgestellt: „Verpasste“ Veröffentlichungen werden nicht rückwirkend nachgeholt, sobald die Lizenzen zugewiesen wurden. Es ist daher wichtig, dass die Lizenzzuweisung an die Nutzer vor Beginn der geplanten Veröffentlichungen abgeschlossen ist.
Wie Sie den Veröffentlichungszeitplan aktualisieren
Um eine bereits geplante Veröffentlichung zu ändern, müssen Sie diese nicht löschen und neu anlegen: Sie können sie einfach per Drag & Drop im Kalender verschieben – achten Sie dabei darauf, sie nicht erneut für denselben Tag zu planen.
HINWEIS: Im Kalender kann eine Veröffentlichung nicht für den aktuellen Tag geplant werden – die Planung muss mindestens einen Tag im Voraus erfolgen. Wird eine Veröffentlichung für den heutigen Tag (z. B. am Nachmittag) eingestellt, erkennt das System diese nicht und die Aktivität wird nicht verfügbar sein.
Veröffentlichungen bei mehreren Lernpfaden
Wenn es mehrere Lernpfade zum selben Service gibt, zum Beispiel zwei Awareness-Stufen, bleibt der Veröffentlichungszeitplan dennoch einheitlich. Es ist nicht möglich, für verschiedene Lernpfade desselben Services unterschiedliche Veröffentlichungsrhythmen zu verwalten.
Außerdem reicht es aus, eine einzige Veröffentlichung zu planen: Diese gilt für alle der Company zugeordneten Lernpfade und sorgt so für eine vereinfachte Verwaltung der Veröffentlichungen.
Wenn die in der Plattform aktivierten Lernpfade unabhängig voneinander sind und zum selben Service gehören (z. B. Cyber School Level 1 und 2), erfolgen parallele Veröffentlichungen. Wird also ein Veröffentlichungstermin im Kalender gesetzt (und das erste Jahr ist nicht als Voraussetzung für das zweite definiert), veröffentlicht das System einen Inhalt für das erste Awareness-Jahr (sofern noch Veröffentlichungen offen sind) und GLEICHZEITIG einen Inhalt für das zweite Awareness-Jahr.
Wenn ein Lernpfad (z. B. Cyber School L1) als Voraussetzung für einen anderen Pfad desselben Services (z. B. Cyber School L2) definiert ist und Sie einen einzigen Veröffentlichungstermin im Kalender setzen, folgt das System einer sequentiellen Logik, um sicherzustellen, dass die Inhalte in der richtigen Reihenfolge veröffentlicht werden. Die Veröffentlichungen werden wie folgt verwaltet:
- Mit einem Veröffentlichungstermin wird nur ein Inhalt von L1 veröffentlicht.
- Mit zwei Veröffentlichungsterminen werden zwei Inhalte von L1 veröffentlicht (und so weiter, bis L1 abgeschlossen ist).
- Erst wenn alle Inhalte von L1 veröffentlicht wurden, beginnt das System mit der Veröffentlichung der Inhalte von L2 bei den folgenden Terminen.
So wird sichergestellt, dass die Teilnehmenden die Lernpfade in der vorgesehenen Reihenfolge absolvieren und zunächst das Basismodul (L1) abschließen, bevor sie Zugang zum nächsten Level (L2) erhalten.
Lernpfade mit unterschiedlichen Startzeitpunkten: Wie Sie den Veröffentlichungszeitplan einstellen
Es gibt zwei verschiedene Situationen, in denen ein Nutzer nicht alle Inhalte erhält. Es ist wichtig, diese nicht zu verwechseln, da die Ursachen jeweils unterschiedlich sind.
Fall 1 — Nutzer sind am Kalender ausgerichtet, aber ein Pfad enthält mehr Inhalte
Angenommen, es gibt verschiedene Nutzergruppen mit Lernpfaden, die unterschiedlich viele Inhalte umfassen, aber alle am selben Veröffentlichungszeitplan ausgerichtet sind.
Beispiel:
- Gruppe A: Pfad Awareness L1 (12 Inhalte)
- Gruppe B: Pfad Awareness L1 - ECM (13 Inhalte)
Beide Gruppen sind mit aktiver Ausrichtung auf den Veröffentlichungszeitplan registriert.
In diesem Fall muss der Kalender so viele Veröffentlichungstermine enthalten, wie der längste Pfad Inhalte hat – in diesem Beispiel also 13, nicht 12. Wird der Kalender nämlich mit 12 Terminen erstellt, entsprechend der Inhalte von Awareness L1, erhalten die Nutzer der Gruppe B zwar synchron mit Gruppe A die ersten 12 Inhalte, aber nie den 13. Inhalt ihres Pfads: Der Kalender ist bereits erschöpft und es gibt keinen Termin mehr, an den dieser gekoppelt werden könnte.
Beispiel: Korrekt auf 13 Veröffentlichungstermine ausgelegter Kalender (beide Gruppen starten und sind im selben Monat ausgerichtet):
| Veröffentlichungsdatum | Erhaltener Inhalt — Gruppe A (Awareness L1, 12 Inhalte) | Erhaltener Inhalt — Gruppe B (Awareness L1 - ECM, 13 Inhalte) |
|---|---|---|
| Monat 1 | Inhalt 1 | Inhalt 1 |
| Monat 2 | Inhalt 2 | Inhalt 2 |
| Monat 3 | Inhalt 3 | Inhalt 3 |
| Monat 4 | Inhalt 4 | Inhalt 4 |
| Monat 5 | Inhalt 5 | Inhalt 5 |
| Monat 6 | Inhalt 6 | Inhalt 6 |
| Monat 7 | Inhalt 7 | Inhalt 7 |
| Monat 8 | Inhalt 8 | Inhalt 8 |
| Monat 9 | Inhalt 9 | Inhalt 9 |
| Monat 10 | Inhalt 10 | Inhalt 10 |
| Monat 11 | Inhalt 11 | Inhalt 11 |
| Monat 12 | Inhalt 12 | Inhalt 12 |
| Monat 13 | — (Pfad bereits abgeschlossen, keine Auswirkung) | Inhalt 13 |
Gruppe A schließt den Kurs im Monat 12 ab: Das dreizehnte Datum hat für sie keinerlei Auswirkung, da der Kalender einfach nichts mehr zu vergeben hat, wenn alle Inhalte bereits erhalten wurden. Gruppe B hingegen benötigt genau dieses dreizehnte Datum, um ihren letzten Inhalt zu bekommen.
Achtung: Diese Vorgehensweise ist nur dann sicher, wenn den Nutzern der Gruppe A noch kein weiterer Folgekurs (z. B. ein zweites Jahr) zugewiesen wurde. Andernfalls bleiben die zusätzlichen Termine nicht wirkungslos, sondern lösen den Start der Inhalte des nächsten Kurses vorzeitig aus.
Fall 2 — Nutzer mit demselben Kurs (gleiche Anzahl an Inhalten), aber NICHT am Kalender ausgerichtet
Angenommen, es gibt zwei Nutzergruppen, die beide den Kurs Awareness L1 (12 Inhalte) absolvieren, aber eine Gruppe startet im Mai und die andere im Juni, ohne Ausrichtung am Veröffentlichungskalender.
In diesem Fall muss der Veröffentlichungsplan unter Berücksichtigung des verzögerten Starts angepasst werden: Für jeden Monat Verzögerung, mit dem die zweite Gruppe startet, muss ein zusätzlicher Inhalt/ein zusätzlicher Veröffentlichungstermin eingeplant werden. Andernfalls erhält die zweite Gruppe nie ihren letzten Kursinhalt, da der Kalender bereits abgelaufen ist, wenn sie an der Reihe wäre.
Beispiel: Kurs mit 12 Inhalten, Gruppe A startet im Mai, Gruppe B startet im Juni (1 Monat Verzögerung). Der Kalender muss also auf 12 + 1 = 13 Veröffentlichungstermine ausgelegt werden (von Mai Jahr 1 bis Mai Jahr 2):
| Veröffentlichungsdatum | Erhaltener Inhalt — Gruppe A (Start im Mai) | Erhaltener Inhalt — Gruppe B (Start im Juni) |
|---|---|---|
| Mai (Jahr 1) | Inhalt 1 | — (noch nicht gestartet) |
| Juni | Inhalt 2 | Inhalt 1 |
| Juli | Inhalt 3 | Inhalt 2 |
| August | Inhalt 4 | Inhalt 3 |
| September | Inhalt 5 | Inhalt 4 |
| Oktober | Inhalt 6 | Inhalt 5 |
| November | Inhalt 7 | Inhalt 6 |
| Dezember | Inhalt 8 | Inhalt 7 |
| Januar | Inhalt 9 | Inhalt 8 |
| Februar | Inhalt 10 | Inhalt 9 |
| März | Inhalt 11 | Inhalt 10 |
| April | Inhalt 12 | Inhalt 11 |
| Mai (Jahr 2) | — (Kurs bereits abgeschlossen, keine Auswirkung) | Inhalt 12 |
Gruppe A schließt den Kurs im April ab und nutzt dabei nur die ersten 12 Termine: Das letzte Datum (Mai Jahr 2) hat für sie keine Auswirkung, genau wie im Fall 1. Gruppe B, die mit einem Monat Verzögerung gestartet ist, benötigt hingegen genau dieses dreizehnte Datum, um ihren letzten Inhalt zu erhalten.
Achtung: Diese Vorgehensweise ist nur dann sicher, wenn den Nutzern beider Gruppen kein weiterer Folgekurs zugewiesen wurde (zum Beispiel ein zweites Jahr, das an denselben Veröffentlichungsplan gekoppelt ist). Falls bereits ein Folgekurs zugewiesen wurde, läuft der Kalender auch über die als „Puffer“ gedachten Termine hinaus weiter: Für diejenigen, die die Inhalte des ersten Jahres bereits abgeschlossen haben, bleiben diese zusätzlichen Termine nicht wirkungslos wie im obigen Beispiel, sondern lösen den Start der Inhalte des zweiten Jahres aus — mit dem Risiko, dass ein zweites Jahr vorzeitig beginnt, obwohl dies nicht vorgesehen war.