Funktionsweise des Student Caring

Diese Benachrichtigung wird durch das Ereignis ausgelöst, wenn einem einzelnen Nutzer zum ersten Mal eine Awareness- oder Channel-Lizenz zugewiesen wird.

Im Folgenden werden einige Szenarien beschrieben, die der Reihenfolge nach zu lesen sind:

Aktivität	Auslösung
Ich erstelle einen Account und weise die Phishing-Lizenz zu
Dem vorherigen Account weise ich die Channel-Lizenz zu
Nachdem ich die Channel-Lizenz zugewiesen habe, weise ich auch die Awareness-Lizenz zu
Nun entferne ich alle Lizenzen und weise dann erneut die Channel-Lizenz zu

Dieses Ereignis verwendet den Platzhalter "user credentials", dessen Verhalten je nach Authentifizierungsmethode des Nutzers unterschiedlich ist:

• Für Nutzer:innen mit klassischer Authentifizierung (kein SSO) erzeugt der Platzhalter automatisch ein temporäres Passwort, das für den ersten Login verwendet werden kann.

• Für Nutzer:innen, die sich über SSO (Single Sign-On) anmelden, gibt der Platzhalter stattdessen eine alternative statische Zeichenfolge zurück, die keine Zugangsdaten enthält.

Diese Benachrichtigung wird ausgelöst, wenn für den/die Nutzer:in zum allerersten Mal ein Inhalt freigegeben wird, egal ob Awareness oder Channel.

Das Ereignis wird ausgelöst, wenn die erste Freigabe erfolgt

• Über den Kalender im geplanten Modus.
• Sofortige Freigabe einzelner Inhalte über die entsprechende Schaltfläche im Release-Kalender (verfügbar für interne Rollen bei Cyber Guru).

• Wenn der/die Nutzer:in bereits die E-Mail zur ersten Zuweisung einer Awareness- oder Channel-Lizenz erhalten hat, wird das Ereignis zur Zuweisung des ersten Inhalts vom Typ Awareness oder Channel keine neue E-Mail generieren (der Account hat bereits die Willkommensmail erhalten).

Das Ereignis wird NICHT ausgelöst bei

• Cyber Pills, die im Sofortmodus freigegeben werden
• Sofortige Freigabe des gesamten Kurses bei der Kurszuweisung (Option "alle Aktivitäten freigeben").

Wichtiger Hinweis: 

• Wenn der/die Nutzer:in mit der Option zum Abgleich mit anderen Nutzern importiert wird, gilt der erhaltene Inhalt nicht als erster, da er bereits mit dem Gruppenstatus synchronisiert ist.
• Wird der/die Nutzer:in hingegen ohne Abgleich importiert, startet er/sie mit dem ersten verfügbaren Inhalt. In diesem Fall wird bei einer sofortigen Freigabe über die entsprechende Schaltfläche das Ereignis „Erster Inhalt“ ausgelöst, das eine automatische Benachrichtigung an den/die Nutzer:in generieren kann.
• Wenn einem Nutzer schließlich ein Vorkurs (mit sofortiger Freigabe aller Aktivitäten) und anschließend ein regulärer Kurs mit normaler, kalenderbasierter Freigabe zugewiesen wird, lösen die Inhalte des Vorkurses das Ereignis NICHT aus (da sie bereits bei der Kurszuweisung freigegeben wurden). Auch beim ersten Kalender-Release des regulären Kurses wird das Ereignis NICHT ausgelöst, da das System erkennt, dass der Nutzer bereits Inhalte hat.

Werden neue Nutzer:innen in einen bereits gestarteten Kurs aufgenommen (also mit Abgleich mit anderen Nutzern), empfiehlt es sich, das Student Caring für die "Erste Lizenzzuweisung" zu verwenden.

So kann trotzdem eine Willkommensnachricht verschickt werden, ohne dass das Ereignis „Erster Inhalt“ ignoriert wird, weil der Startinhalt bereits zugewiesen wurde (oder noch nicht zugewiesen ist).

Der Versand dieser E-Mail unterdrückt die E-Mail für mehrere Inhalte nur für den aktuellen Tag.

Dieses Ereignis verwendet den Platzhalter "user credentials": Für Nutzer:innen mit "normaler" Authentifizierung wird automatisch ein temporäres Passwort generiert. Bei SSO-Zugang gibt der Platzhalter eine andere statische Zeichenfolge zurück, ohne Zugangsdaten zu enthalten.

Im Folgenden werden einige Szenarien beschrieben, die der Reihenfolge nach zu lesen sind:

Aktivität	Auslösung
Für einen Account mit AW- und CH-Lizenzen wird um 9:00 Uhr ein Awareness-Inhalt freigegeben
Am selben Tag wird für denselben Account um 9:30 Uhr ein weiterer Awareness-Inhalt freigegeben
Am selben Tag wird für denselben Account um 10:00 Uhr ein Channel-Inhalt freigegeben
Am nächsten Tag wird für denselben Account um 9:00 Uhr ein Channel-Inhalt freigegeben

Die Benachrichtigung wird bei jeder Freigabe eines Awareness-Inhalts (ohne Pills) aktiviert, auch wenn die Freigabe über die Sofortfreigabe-Schaltfläche erfolgt (verfügbar für interne Rollen bei Cyber Guru).

Das Ereignis wird nicht ausgelöst, wenn alle Aktivitäten des Kurses gleichzeitig mit der Kurszuweisung freigegeben werden.

Wenn an einem Tag mehrere Freigaben geplant sind, wird für jede einzelne Awareness-Freigabe eine Benachrichtigung verschickt. Das heißt, das System verschickt an einem Tag mehrere E-Mails, entsprechend der Anzahl der einzeln freigegebenen Inhalte.

Hinweis: Wenn eine einzige geplante Freigabe mehrere Inhalte aktiviert (z. B. Modul + Pokal), wird das Ereignis so oft ausgelöst, wie Inhalte aktiviert werden, und es werden entsprechend viele E-Mails verschickt (im Beispiel Modul + Pokal werden zwei E-Mails versendet)

Im Folgenden werden einige Szenarien beschrieben, die der Reihenfolge nach zu lesen sind:

Aktivität	Aktivierung
Für einen Nutzer mit AW- und CH-Lizenzen wird um 9:00 Uhr ein Awareness-Inhalt freigegeben
Am selben Tag wird für denselben Nutzer um 9:30 Uhr ein weiterer Awareness-Inhalt freigegeben
Am selben Tag wird für denselben Nutzer um 10:00 Uhr ein Channel-Inhalt freigegeben
Am folgenden Tag wird für denselben Nutzer um 9:00 Uhr ein Channel-Inhalt freigegeben

Wird bei jeder Freigabe eines Channel-Inhalts ausgelöst. Das Ereignis wird nicht aktiviert, wenn alle Aktivitäten des Kurses gleichzeitig mit der Zuweisung des Kurses freigegeben werden.

Wenn an einem Tag mehrere Freigaben geplant sind, wird für jede Channel-Freigabe eine Benachrichtigung verschickt. Das heißt, das System verschickt an einem Tag mehrere E-Mails, entsprechend der Anzahl der einzeln freigegebenen Inhalte.

Im Folgenden werden einige Szenarien beschrieben, die der Reihe nach zu lesen sind:

Aktivität	Aktivierung
Für einen Nutzer mit AW- und CH-Lizenzen wird um 9:00 Uhr ein Awareness-Inhalt freigegeben
Am selben Tag wird für denselben Nutzer um 9:30 Uhr ein weiterer Awareness-Inhalt freigegeben
Am selben Tag wird für denselben Nutzer um 10:00 Uhr ein Channel-Inhalt freigegeben
Am folgenden Tag wird für denselben Nutzer um 9:00 Uhr ein Channel-Inhalt freigegeben

Das Ereignis wird auch bei einer sofortigen Freigabe über den entsprechenden Button ausgelöst.

Die Benachrichtigung wird ausgelöst, wenn ein Remediation-Kurs den als Ziel ausgewählten Nutzern (im entsprechenden Bereich der Remediation-Schulung) zugewiesen wird.

Sie wird nur bei der Zuweisung eines Remediation-Kurses aktiviert; in allen anderen Fällen nicht.

Beispiel:

• Ich weise einen Awareness-Kurs zu: wird nicht aktiviert
• Ich gebe ein Modul eines Remediation-Kurses frei: wird nicht aktiviert
• Ich weise eine Phish Pro-Lizenz zu: wird nicht aktiviert

Dieses Ereignis ermöglicht es, eine Erinnerungs-E-Mail an Nutzer zu senden, die im Cyber Guru Awareness-Kurs im Rückstand sind.

Die zeitlichen Bedingungen und die Anzahl der Module sind anpassbar, ebenso wie der Inhalt der E-Mail.

• Die angegebene Schwelle der nicht abgeschlossenen Module, die das Ereignis auslöst, ist als „größer oder gleich“ zu verstehen.
• Die Anzahl der Tage ist hingegen exakt zu verstehen.

Das Ereignis berücksichtigt auch inaktive Nutzer (gesperrte Nutzer sind jedoch ausgeschlossen).

Im Beispiel: 30 Tage nach der letzten Freigabe erhält ein Nutzer, der mindestens 3 Awareness-Module nicht vollständig angesehen hat, die Erinnerungs-E-Mail.

Beispiel: Die letzte Freigabe war am 4. Juni und es werden 23 Tage für die Erinnerung eingestellt: Am 27. Juni erhalten die Nutzer die E-Mail.

Dieses Ereignis ermöglicht es, eine Erinnerungs-E-Mail an Nutzer zu senden, die im Cyber Guru Channel-Kurs im Rückstand sind.

Die zeitlichen Bedingungen und die Anzahl der Episoden sind anpassbar, ebenso wie der Inhalt der E-Mail

• Die angegebene Schwelle der nicht abgeschlossenen Episoden, die das Ereignis auslöst, ist als „größer oder gleich“ zu verstehen.
• Die Anzahl der Tage ist hingegen exakt zu verstehen.

Im Beispiel: 30 Tage nach der letzten Freigabe erhält ein Nutzer, der mindestens 3 Channel-Episoden nicht vollständig angesehen hat, die Erinnerungs-E-Mail.

Beispiel: Die letzte Freigabe war am 4. Juni und es werden 23 Tage für die Erinnerung eingestellt: Am 27. Juni erhalten die Nutzer die E-Mail.

Benachrichtige alle Lernenden eines bestimmten Status (Im Plan, regulär, nicht regulär, inaktiv)

Das neue Student Caring ermöglicht es, automatische Benachrichtigungen (Reminder) an Lernende je nach ihrem Ausrichtungsstatus innerhalb der Plattform zu senden.

Jedes Student Caring ist nur einem Ausrichtungsstatus zugeordnet.

Für jeden Ausrichtungsstatus ist es möglich:

• Allen Nutzern, die sich in diesem spezifischen Status befinden, eine Erinnerung zu senden.
• Den Reminder nur an Lernende in diesem Status einer bestimmten Organisation zu senden.

Planung des Versands

Nachdem das Student Caring konfiguriert wurde, kann man:

• Den Versand zu einem bestimmten Datum planen
• Es ist möglich, alle 7 Tage einen Reminder für jedes Student Caring zu versenden.
• Das zeitliche Limit ist an das Student Caring selbst (also das Ereignis) gebunden, nicht an die ausgewählte Organisation.
• Daher gilt: Wenn ein Reminder für einen bestimmten Ausrichtungsstatus bereits an eine Organisation gesendet (oder geplant) wurde, kann für denselben Status kein weiterer Reminder an eine andere Organisation gesendet werden, bevor nicht 7 Tage vergangen sind.

Inhalt des Reminders

Jedes Student Caring verwendet eine Nachrichtenvorlage:

• Es gibt einen Standardtext, der bereits in zahlreiche Sprachen übersetzt wurde
• Der Text des Reminders kann angepasst werden

• Das Student Caring-Ereignis enthält für inaktive Nutzer einen Platzhalter, der wie folgt befüllt wird:

  • Für LDAP/SAML (SSO)-Nutzer: Der Platzhalter {{user_forgot_password}} wird durch eine leere Zeichenkette ersetzt, die Nachricht erscheint also nicht.

  • Für Standardnutzer: Es erscheint die Nachricht: „Wenn du deine Zugangsdaten nicht mehr weißt, nutze die Funktion Passwort vergessen.“

Sprachenverwaltung

• Wenn eine Änderung in einer Sprache vorgenommen wird,
• muss dieselbe Änderung manuell in allen anderen verfügbaren Sprachen übernommen werden

Zukünftige Entwicklungen

Bald werden neue Funktionen verfügbar sein, darunter:

• Geplante und wiederkehrende Versendungen
• Niedrigere Versandlimits, um häufigere und gezieltere Benachrichtigungen zu ermöglichen

Diese Weiterentwicklungen machen das Student Caring noch flexibler und effektiver.

Es ist wichtig, immer das für die jeweilige Phase des Onboarding-Prozesses am besten geeignete Student Caring auszuwählen:

• Für erste technische Tests kann zum Beispiel „Erste Lizenzzuweisung“ genutzt werden, um sofort den Link und die Zugangsdaten zu versenden.
• Für das Go Live aller Nutzer kann das Student Caring „Erster Awareness- oder Channel-Inhalt“ verwendet werden, nachdem die Lizenzen ohne aktives Student Caring zugewiesen wurden.
• Für spätere Nutzeraufnahmen nach dem Go Live kann das Ereignis „Erste Lizenzzuweisung für neue Nutzer“ und „Mehrfachinhalt“ für geplante Freigaben im Kalender genutzt werden.