All'interno della sezione "Setup> Frequenza Rilasci" è possibile gestire il calendario dei rilasci dei contenuti formativi.
Il calendario è suddiviso per servizio e diventa visibile nel momento in cui vengono create le licenze del relativo servizio.
Esistono diversi tipi di rilascio, che diventano selezionabili nel momento in cui il toggle "Attivo" viene flaggato.
- Rilascio personalizzato (consigliato): è possibile scegliere il giorno e la fascia oraria in cui impostare il rilascio. L'orario del rilascio è indicativo in quanto dipende dal carico della piattaforma
- Primo giorno di ogni mese: automaticamente tutti i rilasci verranno impostati il primo giorno di ogni mese
- Primo Lunedì di ogni mese: automaticamente tutti i rilasci verranno impostati il primo lunedì di ogni mese.
NOTA: Quando si sceglie una delle ultime due opzioni, il calendario verrà popolato con dei placeholder. Tuttavia, verrà rilasciato solo il reale numero di contenuti. Ad esempio, se il percorso prevede 12 contenuti, anche se il calendario sembra indicare più rilasci programmati, i rilasci effettivi si fermeranno al raggiungimento dei 12 contenuti previsti.
Rilascio personalizzato
Nel caso in cui si opti per impostare dei rilasci secondo una schedulazione personalizzata, sarà possibile impostando la vista "Settimana", scegliere per ogni giorno la fascia oraria in cui "Aggiungere" il rilascio.
Si ricorda che l'orario impostato è indicativo in quanto l'orario dei rilasci dipende dal carico della piattaforma.
NOTA: non è possibile da calendario pianificare un rilascio per lo stesso giorno, ma deve essere programmato con almeno un giorno di anticipo. Se viene impostato un rilascio nella giornata odierna (es. per il pomeriggio) il sistema non lo intercetta e l'attività non sarà disponibile.
In caso di urgenze contattare il supporto di Cyber Guru per gestire questo scenario.
Rilascio "istantaneo"
Tramite apposito pulsante "Rilascio istantaneo" è possibile rilasciare immediatamente un contenuto formativo. Il pulsante è visibile solo a ruoli interni a Cyber Guru.
Rilasci a calendario e assegnazione licenze
I rilasci previsti dal calendario hanno effetto solo se, alla data del rilascio, esiste almeno un utente censito con licenza assegnata. Se una o più date di rilascio si verificano prima che le licenze siano state assegnate agli utenti, i contenuti previsti per quelle date non vengono erogati in un secondo momento: i rilasci "persi" non vengono recuperati retroattivamente una volta effettuata l'assegnazione delle licenze. È quindi necessario assicurarsi che l'assegnazione delle licenze agli utenti sia completata prima dell'inizio dei rilasci previsti dal calendario.
Rilascio in caso di più percorsi
Nel caso ci siano più percorsi formativi relativi allo stesso servizio, come ad esempio due livelli di Awareness, il calendario dei rilasci sarà comunque unico. Non è possibile gestire rilasci con cadenze differenti per i diversi percorsi formativi dello stesso servizio.
Inoltre, sarà sufficiente impostare un unico rilascio: questo sarà valido per ciascuno dei percorsi associati alla company, garantendo una gestione semplificata dei rilasci.
Se i percorsi abilitati in piattaforma sono indipendenti tra loro e appartengono allo stesso servizio (es. Cyber school livello 1 e 2) si hanno rilasci paralleli. Infatti, se si imposta un rilascio a calendario in un certo giorno (e il primo anno non è stato impostato come preliminare del secondo), il sistema effettuerà un rilascio per il primo anno di Awareness (se sono ancora presenti rilasci) e PARALLELAMENTE un rilascio per il secondo anno di Awareness.
Se un percorso formativo (es. Cyber School L1) è impostato come preliminare ad un altro percorso dello stesso servizio (es. Cyber School L2), e si decide di mettere un unico rilascio a calendario, il sistema seguirà una logica di sequenzialità per garantire che i contenuti vengano rilasciati nell'ordine corretto. Ecco come avverrà la gestione dei rilasci:
- Con un rilascio a calendario verrà rilasciato solo un contenuto di L1.
- Con due rilasci verranno rilasciati due contenuti di L1 (e così via fino al completamento di L1).
- Solo quando tutti i contenuti di L1 saranno rilasciati, il sistema inizierà a rilasciare i contenuti di L2 nei rilasci successivi.
Questo garantisce che i partecipanti seguano l’ordine logico dei percorsi, completando prima il livello preliminare (L1) prima di accedere al livello successivo (L2).
Percorsi avviati in momenti diversi: come impostare il calendario rilasci
Ci sono due situazioni diverse che possono lasciare un utente senza tutti i contenuti, ed è importante non confonderle perché la causa è diversa in ciascun caso.
Caso 1 — Utenti allineati al calendario, ma con un percorso che ha più contenuti
Ipotizziamo che ci siano gruppi diversi di utenti con percorsi che hanno un numero diverso di contenuti, entrambi allineati allo stesso calendario rilasci.
Esempio:
- Gruppo A: percorso Awareness L1 (12 contenuti)
- Gruppo B: percorso Awareness L1 - ECM (13 contenuti)
Entrambi i gruppi sono censiti con l'allineamento al calendario rilasci attivo.
In questo caso è necessario che il calendario contenga tante date di rilascio quanti sono i contenuti del percorso più lungo tra quelli coinvolti — in questo esempio 13, non 12. Se infatti il calendario viene creato con 12 date, tante quante i contenuti di Awareness L1, gli utenti del Gruppo B riceveranno regolarmente, in sincrono con il Gruppo A, i primi 12 contenuti — ma non riceveranno mai il 13° contenuto del proprio percorso: il calendario si è già esaurito e non esiste alcuna data a cui agganciarlo.
Esempio: calendario dimensionato correttamente su 13 date di rilascio (entrambi i gruppi avviati e allineati allo stesso mese):
| Data rilascio | Contenuto ricevuto — Gruppo A (Awareness L1, 12 contenuti) | Contenuto ricevuto — Gruppo B (Awareness L1 - ECM, 13 contenuti) |
|---|---|---|
| Mese 1 | Contenuto 1 | Contenuto 1 |
| Mese 2 | Contenuto 2 | Contenuto 2 |
| Mese 3 | Contenuto 3 | Contenuto 3 |
| Mese 4 | Contenuto 4 | Contenuto 4 |
| Mese 5 | Contenuto 5 | Contenuto 5 |
| Mese 6 | Contenuto 6 | Contenuto 6 |
| Mese 7 | Contenuto 7 | Contenuto 7 |
| Mese 8 | Contenuto 8 | Contenuto 8 |
| Mese 9 | Contenuto 9 | Contenuto 9 |
| Mese 10 | Contenuto 10 | Contenuto 10 |
| Mese 11 | Contenuto 11 | Contenuto 11 |
| Mese 12 | Contenuto 12 | Contenuto 12 |
| Mese 13 | — (percorso già completo, nessun effetto) | Contenuto 13 |
Il Gruppo A completa il percorso al Mese 12: la tredicesima data non ha per loro alcun effetto, perché il calendario semplicemente non ha più nulla da rilasciare a chi ha già ricevuto tutti i contenuti del proprio percorso. Il Gruppo B, invece, ha proprio bisogno di quella tredicesima data per ricevere il suo ultimo contenuto.
Attenzione: questo accorgimento è sicuro solo se agli utenti del gruppo A non è già associato un percorso successivo (es. una seconda annualità) altrimenti le date aggiuntive non restano senza effetto, ma fanno partire in anticipo i contenuti del percorso successivo.
Caso 2 — Utenti con lo stesso percorso (stesso numero contenuti), ma NON allineati al calendario
Supponiamo che ci siano due gruppi di utenti entrambi sul percorso Awareness L1 (12 contenuti), ma un gruppo parte a maggio e l'altro a giugno, senza allineamento al calendario rilasci.
In questo caso bisogna impostare il calendario dei rilasci tenendo conto del mese di differita: va aggiunto un contenuto/una data di rilascio in più per ogni mese di ritardo con cui il secondo gruppo è partito rispetto al primo. Se non si fa questo, il secondo gruppo non riceverà mai l'ultimo contenuto del proprio percorso, perché quando arriva al suo turno il calendario è già terminato.
Esempio: percorso da 12 contenuti, Gruppo A avviato a maggio, Gruppo B avviato a giugno (1 mese di ritardo). Il calendario va quindi dimensionato su 12 + 1 = 13 date di rilascio (da maggio dell'anno 1 a maggio dell'anno 2):
| Data rilascio | Contenuto ricevuto — Gruppo A (avviato a maggio) | Contenuto ricevuto — Gruppo B (avviato a giugno) |
|---|---|---|
| Maggio (anno 1) | Contenuto 1 | — (non ancora avviato) |
| Giugno | Contenuto 2 | Contenuto 1 |
| Luglio | Contenuto 3 | Contenuto 2 |
| Agosto | Contenuto 4 | Contenuto 3 |
| Settembre | Contenuto 5 | Contenuto 4 |
| Ottobre | Contenuto 6 | Contenuto 5 |
| Novembre | Contenuto 7 | Contenuto 6 |
| Dicembre | Contenuto 8 | Contenuto 7 |
| Gennaio | Contenuto 9 | Contenuto 8 |
| Febbraio | Contenuto 10 | Contenuto 9 |
| Marzo | Contenuto 11 | Contenuto 10 |
| Aprile | Contenuto 12 | Contenuto 11 |
| Maggio (anno 2) | — (percorso già completo, nessun effetto) | Contenuto 12 |
Il Gruppo A completa il percorso ad aprile, usando solo le prime 12 date: l'ultima data (maggio anno 2) per loro non ha alcun effetto, esattamente come nel Caso 1. Il Gruppo B, partito con un mese di ritardo, ha invece bisogno proprio di quella tredicesima data per ricevere il suo ultimo contenuto.
Attenzione: questo accorgimento è sicuro solo se agli utenti dei due gruppi non è associato nessun altro percorso successivo (ad esempio una seconda annualità collegata alla stessa struttura di rilasci). Se infatti esiste un percorso successivo già assegnato,il calendario prosegue comunque oltre le date "di cuscinetto" pensate per coprire il ritardo: per chi ha già esaurito i contenuti del primo anno, quelle date aggiuntive non restano senza effetto come nell'esempio sopra, ma fanno partire il rilascio dei contenuti del secondo anno — con il rischio di anticipare una seconda annualità che non era pensata per partire in quel momento.