All'interno della sezione Statistiche > Overview è possibile scaricare il report "Eventi di invio email" con il dettaglio delle statistiche relative alle email di Student Caring.
Leggere il report: eventi di consegna email
Il report esportato contiene una riga per ogni email inviata, con lo stato di consegna. Questa sezione spiega il significato di ciascuno stato e le azioni da intraprendere in caso di problemi.
Stati delle email
Stato |
Significato |
|---|---|
Processed |
Email presa in carico dal sistema di invio e affidata al provider di posta. Corrisponde al volume totale di email in uscita. |
Delivered |
Email accettata dal server di posta del destinatario (codice SMTP 250 OK). La consegna è avvenuta. |
Open |
Email aperta dal destinatario. Tracciata tramite un pixel di tracciamento incluso nel messaggio. |
Click |
Il destinatario ha cliccato su almeno un link contenuto nell'email. |
Bounce |
Email rifiutata dal server del destinatario. Il messaggio non è stato recapitato. Vedi dettaglio sotto. |
Dropped |
Email non inviata dal sistema perchè l'indirizzo era già in suppression list. Vedi dettaglio sotto. |
Deferred |
Consegna ritardata temporaneamente dal server del destinatario. Il sistema riprova automaticamente. |
Spam Report |
Il destinatario ha segnalato l'email come spam. |
Un bounce indica che il server di posta del destinatario ha rifiutato il messaggio. Le cause principali sono:
Tipo |
Codice SMTP |
Causa |
Azione |
|---|---|---|---|
Mailbox Unavailable |
5.7.129 |
La casella accetta email solo da mittenti autorizzati. Il mittente Cyber Guru non è nella allowlist. |
Il team IT del cliente deve aggiungere l'indirizzo mittente Cyber Guru alla allowlist delle caselle o dei gruppi di distribuzione. |
Mailbox Unavailable |
5.2.2 |
Casella piena: spazio di archiviazione esaurito. |
L'utente deve liberare spazio oppure il team IT deve aumentare la quota. |
Mailbox Unavailable |
5.2.14 |
Indirizzo di inoltro (forwarding) configurato in modo non valido. |
Il team IT deve verificare la configurazione di forwarding sulla casella. |
Invalid Address |
5.1.1 |
L'utente non esiste sul server di posta. |
Verificare che l'indirizzo sia ancora attivo. Se l'utente e stato rimosso, aggiornare la lista utenti. |
Invalid Address |
5.4.1 |
Indirizzo rifiutato: accesso negato dal server. |
Verificare l'indirizzo e la sua configurazione sul server di posta. |
Technical |
5.2.3 |
Messaggio troppo grande per la casella del destinatario. |
Il team IT deve aumentare il limite di dimensione messaggi per le caselle interessate. |
Technical |
5.4.14 |
Mail loop: il messaggio rimbalza all'infinito tra regole di inoltro. |
Il team IT deve individuare e correggere il loop nelle regole di forwarding. |
Reputation |
5.1.0 |
Mittente rifiutato per policy di reputazione del server. |
Caso tipicamente isolato. Monitorare; se ricorrente, verificare la reputazione del dominio. |
Dropped
Un'email con stato "Dropped" non è mai uscita dal sistema. La motivazione è quasi sempre Bounced Address: l'indirizzo aveva già generato un bounce in un invio precedente.
Quando un indirizzo genera un bounce, il sistema lo aggiunge automaticamente a una suppression list. Questo evita invii ripetuti verso indirizzi problematici e protegge la reputazione del dominio. Agli invii successivi, il messaggio non viene spedito e risulta "Dropped".
Come riabilitare un indirizzo: Se un indirizzo in suppression list e stato nel frattempo corretto (casella ricreata, permessi aggiornati, ecc.), il cliente deve segnalarlo al team Cyber Guru per la rimozione dalla suppression list.
Deferred
Un'email con stato "Deferred" ha subito un ritardo temporaneo: il server del destinatario non ha rifiutato il messaggio, ma ha chiesto di riprovare piu tardi. Il sistema di invio ritenta automaticamente la consegna.
Le cause tipiche:
Throttling: il server del destinatario limita il numero di email accettate al minuto da un singolo mittente.
Greylisting: tecnica anti-spam che rifiuta temporaneamente il primo tentativo e accetta il secondo.
Server temporaneamente occupato: sovraccarico momentaneo del server di posta.
Le email deferred vengono quasi sempre consegnate con successo. Non e richiesta alcuna azione.
Delivered ma non nella inbox
Se un'email risulta "Delivered", la consegna lato Cyber Guru è avvenuta: il server del destinatario ha accettato il messaggio. Se l'utente non trova l'email nella propria casella, il problema è interno all'infrastruttura del cliente.
Le cause più comuni:
Causa |
Descrizione |
|---|---|
Cartella Spam/Junk |
Filtri anti-spam interni o Microsoft Defender hanno spostato il messaggio nella cartella spam. |
Regole di trasporto |
Regole aziendali Exchange che spostano, reindirizzano o eliminano determinati messaggi. |
Quarantena Microsoft 365 |
Il messaggio è trattenuto in quarantena e non rilasciato all'utente. |
Regole Outlook personali |
L'utente ha regole individuali che spostano o eliminano il messaggio. |
Riepilogo responsabilità
Evento |
Lato Cyber Guru |
Lato cliente |
|---|---|---|
Bounce |
Segnalazione e monitoraggio |
Aggiungere il mittente alla allowlist; verificare indirizzi, regole di inoltro e limiti casella |
Dropped |
Rimozione dalla suppression list su richiesta del cliente |
Comunicare quali indirizzi sono stati corretti |
Deferred |
Nessuna azione necessaria (consegna automatica) |
Nessuna azione necessaria |
Delivered (non visibile) |
Nessuna azione (la consegna e avvenuta) |
Message Trace, verifica quarantena e regole di trasporto |