Guida operativa per avviare una campagna
In questo articolo vengono illustrate, passo dopo passo, le procedure per avviare una campagna di simulazione phishing.
Nel caso della prima campagna, è importante sapere che la campagna di simulazione phishing viene generata automaticamente il giorno successivo all’assegnazione di almeno una licenza Cyber Guru Phishing.
Le campagne sono identificate in modo sequenziale: la prima sarà “Campagna: C-01”.
Tutte le campagne successive alla prima diventano disponibili solo quando è stato superato il 50% della durata della campagna.
Step operativi per avviare una campagna di simulazione
Accedi alla sezione “Gestione Rilasci” e seleziona la campagna su cui vuoi intervenire.
Verifica i template proposti dalla piattaforma: seleziona quelli di interesse oppure, se necessario, ricrea la campagna per ottenere nuovi template.
Esegui un test di campagna.
Controlla l’esito del test.
Configura i parametri di avvio (durata, date e orario di invio).
Verifica gli obiettivi potenziali e controlla che siano coerenti con le licenze phishing assegnate.
Se tutto è corretto, approva la campagna.
Accedi alla sezione Gestione Rilasci della piattaforma e individua la campagna su cui vuoi intervenire.
La campagna sarà visibile con stato “Da approvare”.
2. Verificare i template proposti dalla piattaforma
I template vengono selezionati automaticamente dalla piattaforma. È consigliato non intervenire, così da permettere al Machine Learning di operare al massimo del suo potenziale, ottimizzando nel tempo la scelta dei template in base al comportamento degli utenti.
Anteprima di un singolo template
Per visualizzare l’anteprima di un template, clicca sull’icona a forma di occhio nella colonna “Azioni” della campagna.
L’elenco dei template mostra lo stato del test di ogni template
✅ verde: template testato con successo (tutte le lingue, nessuna modifica successiva)
⚠️ giallo: template modificato, ma non ritestato
❌ rosso: test non riuscito per tutte le lingue
In caso di dubbi sullo stato di un template contatta il tuo CSM.
Disabilitare e/o riattivare un template
È possibile disattivare un template rimuovendo il flag nella colonna “Stato”. In questo modo, il template non verrà inviato agli utenti durante la campagna, ma può essere riattivato in qualsiasi momento.
Alert rosso che impedisce approvazione
Se viene disabilitato un numero eccessivo di template, la piattaforma mostra un alert rosso che indica che il numero di template attivi è insufficiente e che la campagna non può essere approvata.
Per modificare la soglia minima richiesta, è possibile intervenire in:
Gestione Company → Setup → Phishing → Template minimi da includere.
Alert nero di attenzione
Se i target della campagna sono distribuiti su più country, il sistema propone automaticamente un set di template pensato per coprire tutte le localizzazioni.
Disattivando troppi template può comparire un avviso nero (che non blocca l’approvazione) che segnala che, per alcune country, si è scesi sotto la soglia minima prevista di template per country. Questo non significa necessariamente che non esistano template disponibili per quel paese, ma solo che il numero è inferiore alla soglia configurata.
In questi casi è buona norma:
verificare, per la country indicata dall’avviso, che sia presente almeno un template utilizzabile nella lingua/paese richiesto;
tenere presente che esistono anche template “all country”, validi per tutte le country, che possono contribuire alla copertura anche quando i template localizzati sono pochi.
Ricreare un template o l'intera campagna
Per sostituire i template disattivati, è disponibile la funzione “Ricrea”, che consente alla piattaforma di proporre nuovi template in sostituzione di quelli disabilitati.
Come fare: disabilita i template che vuoi sostituire e clicca su “Ricrea” (in alto a destra).
Risultato: la piattaforma propone nuovi template in sostituzione di quelli disabilitati, mantenendo gli altri template invariati e attivi.
Ricreare l'intera campagna
Come fare: disabilita tutti i template attivi e clicca su “Ricrea”.
Risultato: viene creata una nuova campagna con un set di nuovi template.
Nota importante
Se un template è stato precedentemente disattivato e la campagna viene ricreata, quel template non verrà più riproposto, perché la piattaforma interpreta la disattivazione come una scelta esplicita di non volerlo più utilizzare.
Per testare un singolo template prima dell’invio ufficiale, apri l’anteprima con l’icona a forma di occhio e clicca su “Test template”. Inserisci nome ed email del destinatario del test per verificare contenuto e resa del messaggio senza coinvolgere tutta la campagna.
Nel caso in cui un template sia disponibile in più lingue, è necessario selezionare prima la lingua in cui si desidera riceverlo e solo successivamente procedere con l’azione “Test template”, così da verificare correttamente la versione linguistica scelta.
Testare l'intera campagna
Il test dell’intera campagna è la modalità più rapida, perché consente di inviare in un’unica operazione tutti i template “attivi” all’interno della campagna.
In fase di test puoi scegliere liberamente i destinatari: non devono necessariamente essere utenti della piattaforma né avere una licenza phishing associata. Questo ti permette di effettuare verifiche interne (contenuto, resa grafica, lingua, mittente simulato, ecc.) senza coinvolgere i target reali della campagna.
- Clicca su “Effettua Test”
- Inserisci uno o più destinatari (ogni nome viene mostrato nell’interfaccia e può essere modificato o rimosso in qualsiasi momento)
- Specifica la lingua (in presenza di template localizzati in più lingue, la piattaforma invierà i template nella lingua selezionata, permettendo di verificare correttamente contenuti e formattazione per ciascuna localizzazione).
4. Verificare l'esito del test di campagna
Una volta eseguito il test di campagna è necessario verificare che
arrivino tutti i template (attivi) previsti dal test;
i template si visualizzino correttamente (layout, immagini, testi, lingua);
cliccando sui link si atterri correttamente sulla landing page.
Verificare la registrazione delle interazioni nel caso di prima campagna
Nel caso in cui si tratti della prima campagna, è necessario eseguire un test per verificare la corretta registrazione delle interazioni.
Nella sezione “Statistiche >Report Phishing”, selezionando la voce “Test Campaigns Events” (visibile per ruolo company admin o superiore) è possibile scaricare il file relativo al test eseguito.
Nel caso in cui siano stati effettuati più test in momenti diversi, verranno resi disponibili più file, uno per ciascun test. I file dei test vengono conservati per circa 7 giorni, trascorsi i quali non saranno più disponibili per il download.
Nel file è possibile visualizzare quali email sono state inviate e a quali utenti, con tutti i dettagli associati a ciascun template (ad esempio oggetto, mittente simulato e lingua). Per ogni destinatario sono registrate tutte le interazioni (apertura, click, report dell'email come sospetta)
⚠️ È importante sottolineare che le interazioni registrate durante i test di campagna non vengono considerati ai fini delle statistiche reali.
5. Impostare i parametri di avvio della campagna
Dopo aver selezionato i template ed eseguito tutti i test necessari, puoi procedere con la configurazione dei parametri di avvio della campagna:
Data di avvio: da questa data inizierà l’invio dei template.
Orario di invio: a partire dall’orario indicato, nella data selezionata, la piattaforma avvia gli invii.
Durata campagna: indica per quanti giorni la piattaforma deve registrare le interazioni degli utenti con i template ricevuti. Esempio: P30D significa che, per 30 giorni dall’inizio della campagna, verranno registrate le interazioni sui template.
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Durata invii: indica su quanti giorni deve essere distribuito l’invio delle email. Il valore impostato deve essere inferiore a quello della duarata complessiva della campagna.
Regole e vincoli
Non è possibile impostare come data di inizio la data odierna o una data nel passato.
Si raccomanda di eseguire tutte le modifiche alla durata prima dell’approvazione della campagna.
6. Verificare gli obiettivi potenziali e la copertura dei template
Obiettivi potenziali
È necessario verificare la voce “Obiettivi potenziali” e controllare che il numero risulti coerente con il totale degli utenti a cui è stata assegnata la licenza Cyber Guru Phishing: gli obiettivi potenziali, infatti, corrispondono agli utenti candidati a ricevere i template della campagna.
Nota: è fondamentale assegnare agli utenti la licenza Cyber Guru Phishing affinché vengano inclusi tra gli obiettivi potenziali. Un utente senza licenza non verrà mai considerato un target e non riceverà alcun template di simulazione.
Copertura dei template
Oltre a verificare il numero di obiettivi potenziali, è possibile controllare quanti di essi riceveranno effettivamente un template durante la campagna. Questa informazione si chiama Copertura attuale.
La copertura tiene conto di diversi fattori che possono ridurre il numero di utenti effettivamente raggiunti rispetto agli obiettivi potenziali, tra cui:
- la disponibilità di template compatibili con il paese di ciascun utente;
- la cronologia delle campagne precedenti: la piattaforma evita di inviare a un utente un template che ha già ricevuto in passato;
- la presenza o meno di un numero di telefono nel profilo utente, nel caso di template di tipo SMS.
Come verificare la copertura
Per visualizzare la copertura attuale, dalla schermata di dettaglio della campagna (in stato "Da approvare"):
- Clicca sull'icona del menu azioni (⋮) in alto a destra nella schermata della campagna.
- Seleziona la voce "Copertura attuale".
La piattaforma eseguirà una simulazione di assegnazione dei template e, dopo alcuni istanti, mostrerà il conteggio "Copertura attuale: N", dove N indica il numero di utenti che riceverebbero un template se la campagna venisse approvata in quel momento.
Nota: questa operazione è una simulazione a scopo informativo e non modifica in alcun modo la campagna. L'assegnazione effettiva dei template agli utenti avverrà solo al momento dell'approvazione.
Come interpretare il risultato
- Copertura uguale agli obiettivi potenziali: tutti gli utenti con licenza phishing riceveranno un template. È la situazione ideale.
- Copertura inferiore agli obiettivi potenziali: alcuni utenti non riceveranno un template in questa campagna. Questo può accadere, ad esempio, perché tutti i template disponibili sono già stati inviati a quegli utenti in campagne precedenti, oppure perché non esistono template compatibili con il loro paese o la loro lingua. In questi casi è consigliabile verificare la selezione dei template attivi o contattare il proprio CSM per un'analisi più approfondita.
⚠️ Importante: la funzione "Copertura attuale" è disponibile solo per le campagne in stato "Da approvare". Una volta approvata la campagna, il pulsante non sarà più visibile.
7. Approva la campagna
Effettuate tutte le operazioni preliminari all'avvio della campagna (scelta template, test, impostazione durata è possibile approvarla tramite l'apposito bottone.
Annullare l'approvazione
La campagna passa "Da approvare" ad "Approvata" immediatamente. Finché la campagna non diventa "Attiva", si possono apportare modifiche a template o target ad esempio, e queste verranno recepite di conseguenza (senza necessità di revocare l'approvazione). Per modificare la durata, invece, la disapprovazione è necessaria.
Dal momento in cui la campagna passa allo stato "Attivo" non è possibile più effettuare alcuna modifica nè annullare l'approvazione.
L'unica opzione possibile sarà "Sospendere" la campagna (il bottone comparirà anche se gli invii non sono ancora partiti). In caso di necessità di modifiche prima dell'avvio degli invii si suggerisce di sospendere la campagna e contattare il supporto di Cyber Guru.
Il momento in cui la campagna si attiva dipende da due possibili situazioni:
Caso 1 – Esiste già una campagna attiva
- Dopo averla approvata la nuova campagna resta in stato "Approvata" e diventa "Attiva" nel primo giorno utile successivo alla conclusione della campagna precedente.
Prima che diventi "Attiva" è possibile:
- annullare l'approvazione;
- modificarne i parametri di durata/template;
- aggiornare i dati dei target;
Caso 2 – Non esiste alcuna campagna attiva
- Dopo averla "Approvata" la campagna diventa "Attiva" a partire dalla notte (mezzanotte circa) del giorno stesso dell'approvazione;
- Il tempo tra l’approvazione e la notte stessa del giorno dell'approvazione è quindi l’unica finestra in cui è possibile annullare l’approvazione e modificare i parametri di durata/template e/o target
In qualsiasi caso l’invio delle email inizia esclusivamente alla data impostata in fase di approvazione.