Guía operativa para iniciar una campaña
En este artículo se explican, paso a paso, los procedimientos para iniciar una campaña de simulación de phishing.
En el caso de la primera campaña, es importante saber que la campaña de simulación de phishing se genera automáticamente el día siguiente a la asignación de al menos una licencia Cyber Guru Phishing.
Las campañas se identifican de forma secuencial: la primera será “Campaña: C-01”.
Todas las campañas posteriores a la primera estarán disponibles solo cuando haya transcurrido más del 50% de la duración de la campaña.
Pasos operativos para iniciar una campaña de simulación
Accede a la sección “Gestión de Lanzamientos” y selecciona la campaña en la que quieres trabajar.
Revisa las plantillas sugeridas por la plataforma: selecciona las que te interesen o, si es necesario, recrea la campaña para obtener nuevas plantillas.
Realiza una prueba de campaña.
Verifica el resultado de la prueba.
Configura los parámetros de inicio (duración, fechas y horario de envío).
Verifica los objetivos potenciales y asegúrate de que coincidan con las licencias de phishing asignadas.
Si todo está correcto, aprueba la campaña.
Accede a la sección Gestión de Lanzamientos de la plataforma y localiza la campaña en la que quieres trabajar.
La campaña aparecerá con el estado “Por aprobar”.
2. Revisar las plantillas sugeridas por la plataforma
Las plantillas se seleccionan automáticamente por la plataforma. Se recomienda no intervenir, para permitir que el Machine Learning funcione al máximo de su potencial, optimizando con el tiempo la selección de plantillas según el comportamiento de los usuarios.
Vista previa de una sola plantilla
Para ver la vista previa de una plantilla, haz clic en el icono de ojo en la columna “Acciones” de la campaña.
La lista de plantillas muestra el estado de la prueba de cada plantilla
✅ verde: plantilla probada con éxito (todos los idiomas, sin modificaciones posteriores)
⚠️ amarillo: plantilla modificada, pero no vuelta a probar
❌ rojo: prueba fallida en todos los idiomas
Si tienes dudas sobre el estado de una plantilla, contacta con tu CSM.
Desactivar y/o reactivar una plantilla
Puedes desactivar una plantilla quitando la marca en la columna “Estado”. Así, la plantilla no se enviará a los usuarios durante la campaña, pero puede reactivarse en cualquier momento.
Alerta roja que impide la aprobación
Si se desactivan demasiadas plantillas, la plataforma muestra una alerta roja que indica que el número de plantillas activas es insuficiente y que la campaña no puede ser aprobada.
Para modificar el umbral mínimo requerido, puedes hacerlo en:
Gestión de Empresa → Configuración → Phishing → Plantillas mínimas a incluir.
Alerta negra de advertencia
Si los objetivos de la campaña están distribuidos en varios países, el sistema propone automáticamente un conjunto de plantillas pensado para cubrir todas las localizaciones.
Si desactivas demasiadas plantillas puede aparecer una alerta negra (que no bloquea la aprobación) que indica que, para algunos países, se ha bajado del umbral mínimo previsto de plantillas por país. Esto no significa necesariamente que no existan plantillas disponibles para ese país, sino solo que el número es inferior al umbral configurado.
En estos casos es recomendable:
verificar, para el país indicado en la alerta, que haya al menos una plantilla disponible en el idioma/país requerido;
tener en cuenta que también existen plantillas “all country”, válidas para todos los países, que pueden ayudar a cubrir cuando hay pocas plantillas localizadas.
Recrear una plantilla o toda la campaña
Para sustituir las plantillas desactivadas, está disponible la función “Recrear”, que permite a la plataforma proponer nuevas plantillas en sustitución de las desactivadas.
Cómo hacerlo: desactiva las plantillas que quieras sustituir y haz clic en “Recrear” (arriba a la derecha).
Resultado: la plataforma propone nuevas plantillas en sustitución de las desactivadas, manteniendo las demás sin cambios y activas.
Recrear toda la campaña
Cómo hacerlo: desactiva todas las plantillas activas y haz clic en “Recrear”.
Resultado: se crea una nueva campaña con un conjunto de nuevas plantillas.
Nota importante
Si una plantilla fue desactivada previamente y la campaña se recrea, esa plantilla no se volverá a proponer, ya que la plataforma interpreta la desactivación como una decisión explícita de no querer usarla más.
Para probar una sola plantilla antes del envío oficial, abre la vista previa con el icono en forma de ojo y haz clic en “Probar plantilla”. Ingresa el nombre y el correo electrónico del destinatario de la prueba para comprobar el contenido y el aspecto del mensaje sin involucrar a toda la campaña.
En caso de que una plantilla esté disponible en varios idiomas, es necesario seleccionar primero el idioma en el que deseas recibirla y solo después proceder con la acción “Probar plantilla”, para comprobar correctamente la versión de idioma elegida.
Probar toda la campaña
La prueba de toda la campaña es la forma más rápida, ya que permite enviar en una sola operación todas las plantillas “activas” dentro de la campaña.
Durante la prueba puedes elegir libremente los destinatarios: no es necesario que sean usuarios de la plataforma ni que tengan una licencia de phishing asociada. Esto te permite hacer comprobaciones internas (contenido, diseño, idioma, remitente simulado, etc.) sin involucrar a los destinatarios reales de la campaña.
- Haz clic en “Realizar prueba”
- Ingresa uno o más destinatarios (cada nombre se muestra en la interfaz y puede ser modificado o eliminado en cualquier momento)
- Especifica el idioma (si hay plantillas localizadas en varios idiomas, la plataforma enviará las plantillas en el idioma seleccionado, permitiendo comprobar correctamente el contenido y formato de cada localización).
4. Verificar el resultado de la prueba de campaña
Una vez realizada la prueba de campaña es necesario comprobar que
lleguen todas las plantillas (activas) previstas en la prueba;
las plantillas se visualicen correctamente (diseño, imágenes, textos, idioma);
al hacer clic en los enlaces se llegue correctamente a la página de destino.
Verificar el registro de interacciones en caso de primera campaña
En caso de que se trate de la primera campaña, es necesario realizar una prueba para comprobar el correcto registro de las interacciones.
En la sección “Estadísticas > Reporte Phishing”, seleccionando la opción “Eventos de campañas de prueba” (visible para el rol de administrador de la empresa o superior) es posible descargar el archivo relativo a la prueba realizada.
Si se han realizado varias pruebas en diferentes momentos, estarán disponibles varios archivos, uno por cada prueba. Los archivos de las pruebas se conservan durante unos 7 días, después de los cuales ya no estarán disponibles para su descarga.
En el archivo es posible ver qué correos electrónicos se han enviado y a qué usuarios, con todos los detalles asociados a cada plantilla (por ejemplo, asunto, remitente simulado e idioma). Para cada destinatario se registran todas las interacciones (apertura, clic, reporte del correo como sospechoso)
⚠️ Es importante destacar que las interacciones registradas durante las pruebas de campaña no se tienen en cuenta para las estadísticas reales.
5. Configurar los parámetros de inicio de la campaña
Después de seleccionar las plantillas y realizar todas las pruebas necesarias, puedes continuar con la configuración de los parámetros de inicio de la campaña:
Fecha de inicio: a partir de esta fecha comenzará el envío de las plantillas.
Hora de envío: a partir de la hora indicada, en la fecha seleccionada, la plataforma inicia los envíos.
Duración de la campaña: indica durante cuántos días la plataforma debe registrar las interacciones de los usuarios con las plantillas recibidas. Ejemplo: P30D significa que, durante 30 días desde el inicio de la campaña, se registrarán las interacciones sobre las plantillas.
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Duración de los envíos: indica en cuántos días debe distribuirse el envío de los correos electrónicos. El valor configurado debe ser menor que la duración total de la campaña.
Reglas y restricciones
No es posible establecer como fecha de inicio la fecha de hoy ni una fecha anterior.
Se recomienda realizar todos los cambios en la duración antes de aprobar la campaña.
6. Verificar los objetivos potenciales y la cobertura de las plantillas
Objetivos potenciales
Es necesario revisar el apartado “Objetivos potenciales” y comprobar que el número sea coherente con el total de usuarios a los que se ha asignado la licencia Cyber Guru Phishing: los objetivos potenciales, de hecho, corresponden a los usuarios candidatos a recibir las plantillas de la campaña.
Nota: es fundamental asignar a los usuarios la licencia Cyber Guru Phishing para que sean incluidos entre los objetivos potenciales. Un usuario sin licencia nunca será considerado como objetivo y no recibirá ninguna plantilla de simulación.
Lista de destinatarios
La calidad de la lista de destinatarios afecta directamente la reputación del dominio remitente y, en consecuencia, la fiabilidad en la entrega de las simulaciones. Enviar a direcciones inexistentes o inactivas es una de las señales más claras de deterioro de reputación ante los proveedores de correo (por ejemplo, Microsoft), y puede causar retrasos en la entrega de las campañas independientemente de la configuración técnica adoptada
.Recomendaciones:
- Eliminar los usuarios que ya no están activos antes de cada campaña
- Evitar el uso de listas heredadas de exportaciones antiguas
- Verificar periódicamente la validez de las direcciones cargadas
Cobertura de las plantillas
Además de comprobar el número de objetivos potenciales, es posible verificar cuántos de ellos recibirán realmente una plantilla durante la campaña. Esta información se llama Cobertura actual.
La cobertura tiene en cuenta varios factores que pueden reducir el número de usuarios realmente alcanzados respecto a los objetivos potenciales, entre ellos:
- la disponibilidad de plantillas compatibles con el país de cada usuario;
- el historial de campañas anteriores: la plataforma evita enviar a un usuario una plantilla que ya haya recibido en el pasado;
- la presencia o no de un número de teléfono en el perfil del usuario, en el caso de plantillas tipo SMS.
Cómo verificar la cobertura
Para ver la cobertura actual, desde la pantalla de detalle de la campaña (en estado "Por aprobar"):
- Haz clic en el icono del menú de acciones (⋮) en la parte superior derecha de la pantalla de la campaña.
- Selecciona la opción "Cobertura actual".
La plataforma realizará una simulación de asignación de plantillas y, tras unos instantes, mostrará el recuento "Cobertura actual: N", donde N indica el número de usuarios que recibirían una plantilla si la campaña se aprobara en ese momento.
Nota: esta operación es solo una simulación informativa y no modifica en absoluto la campaña. La asignación real de las plantillas a los usuarios solo se realizará en el momento de la aprobación.
Cómo interpretar el resultado
- Cobertura igual a los objetivos potenciales: todos los usuarios con licencia de phishing recibirán una plantilla. Es la situación ideal.
- Cobertura inferior a los objetivos potenciales: algunos usuarios no recibirán una plantilla en esta campaña. Esto puede ocurrir, por ejemplo, porque todas las plantillas disponibles ya se enviaron a esos usuarios en campañas anteriores, o porque no existen plantillas compatibles con su país o idioma. En estos casos, se recomienda revisar la selección de plantillas activas o contactar con tu CSM para un análisis más detallado.
⚠️ Importante: la función "Cobertura actual" está disponible solo para campañas en estado "Por aprobar". Una vez aprobada la campaña, el botón ya no estará visible.
7. Aprueba la campaña
Una vez realizadas todas las operaciones previas al inicio de la campaña (selección de plantillas, pruebas, configuración de la duración), puedes aprobarla usando el botón correspondiente.
Anular la aprobación
La campaña pasa de "Por aprobar" a "Aprobada" de inmediato. Mientras la campaña no esté "Activa", puedes hacer cambios en las plantillas o en los objetivos, por ejemplo, y estos se aplicarán automáticamente (sin necesidad de revocar la aprobación). Sin embargo, para modificar la duración, sí es necesario desaprobarla.
Desde el momento en que la campaña pasa a estado "Activa" ya no es posible realizar ningún cambio ni anular la aprobación.
La única opción disponible será "Suspender" la campaña (el botón aparecerá incluso si los envíos aún no han comenzado). Si necesitas hacer cambios antes de que empiecen los envíos, se recomienda suspender la campaña y contactar con el soporte de Cyber Guru.
El momento en que la campaña se activa depende de dos posibles situaciones:
Caso 1 – Ya existe una campaña activa
- Después de aprobarla, la nueva campaña permanece en estado "Aprobada" y pasa a "Activa" el primer día hábil tras la finalización de la campaña anterior.
Antes de que pase a "Activa" es posible:
- anular la aprobación;
- modificar los parámetros de duración/plantillas;
- actualizar los datos de los objetivos;
Caso 2 – No existe ninguna campaña activa
- Después de "Aprobarla", la campaña pasa a "Activa" a partir de la noche (alrededor de la medianoche) del mismo día de la aprobación;
- El tiempo entre la aprobación y la noche de ese mismo día es la única ventana en la que es posible anular la aprobación y modificar los parámetros de duración/plantillas y/o objetivos
En cualquier caso, el envío de los correos electrónicos comienza exclusivamente en la fecha establecida durante la aprobación.