Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Starten einer Kampagne
In diesem Artikel werden Schritt für Schritt die Vorgehensweisen zum Starten einer Phishing-Simulationskampagne erläutert.
Bei der ersten Kampagne ist es wichtig zu wissen, dass die Phishing-Simulationskampagne automatisch am Tag nach der Zuweisung von mindestens einer Cyber Guru Phishing-Lizenz generiert wird.
Die Kampagnen werden fortlaufend nummeriert: Die erste trägt die Bezeichnung „Kampagne: C-01“.
Alle nachfolgenden Kampagnen werden erst verfügbar, wenn mehr als 50 % der Laufzeit der aktuellen Kampagne vergangen sind.
Schritte zum Starten einer Simulationskampagne
Gehe zum Bereich „Release-Verwaltung“ und wähle die Kampagne aus, die du bearbeiten möchtest.
Überprüfe die von der Plattform vorgeschlagenen Vorlagen: Wähle die gewünschten aus oder erstelle die Kampagne neu, um andere Vorlagen zu erhalten.
Führe einen Kampagnentest durch.
Überprüfe das Testergebnis.
Lege die Startparameter fest (Dauer, Versanddatum und -uhrzeit).
Überprüfe die potenziellen Ziele und stelle sicher, dass sie mit den zugewiesenen Phishing-Lizenzen übereinstimmen.
Wenn alles korrekt ist, genehmige die Kampagne.
Gehe im Bereich Release-Verwaltung der Plattform auf die Kampagne, die du bearbeiten möchtest.
Die Kampagne wird mit dem Status „Zu genehmigen“ angezeigt.
2. Überprüfung der von der Plattform vorgeschlagenen Vorlagen
Die Vorlagen werden automatisch von der Plattform ausgewählt. Es wird empfohlen, keine Änderungen vorzunehmen, damit das Machine Learning sein volles Potenzial entfalten und die Auswahl der Vorlagen im Laufe der Zeit anhand des Nutzerverhaltens optimieren kann.
Vorschau einer einzelnen Vorlage
Um die Vorschau einer Vorlage anzuzeigen, klicke auf das Augensymbol in der Spalte „Aktionen“ der Kampagne.
Die Vorlagenliste zeigt den Teststatus jeder Vorlage
✅ grün: Vorlage erfolgreich getestet (alle Sprachen, keine nachträglichen Änderungen)
⚠️ gelb: Vorlage wurde geändert, aber nicht erneut getestet
❌ rot: Test in allen Sprachen fehlgeschlagen
Bei Unsicherheiten zum Status einer Vorlage wende dich an deinen CSM.
Vorlage deaktivieren und/oder wieder aktivieren
Du kannst eine Vorlage deaktivieren, indem du das Häkchen in der Spalte „Status“ entfernst. So wird die Vorlage während der Kampagne nicht an die Nutzer gesendet, kann aber jederzeit wieder aktiviert werden.
Roter Hinweis, der die Freigabe verhindert
Wenn zu viele Vorlagen deaktiviert werden, zeigt die Plattform einen roten Hinweis an, dass die Anzahl aktiver Vorlagen zu gering ist und die Kampagne nicht genehmigt werden kann.
Um die erforderliche Mindestanzahl zu ändern, kannst du dies unter:
Unternehmensverwaltung → Setup → Phishing → Mindestanzahl Vorlagen anpassen.
Schwarzer Hinweis zur Aufmerksamkeit
Wenn die Ziele der Kampagne auf mehrere Länder verteilt sind, schlägt das System automatisch einen Vorlagensatz vor, der alle Lokalisierungen abdeckt.
Wenn zu viele Vorlagen deaktiviert werden, kann ein schwarzer Hinweis erscheinen (der die Freigabe nicht blockiert), der darauf hinweist, dass für einige Länder die Mindestanzahl an Vorlagen unterschritten wurde. Das bedeutet nicht zwingend, dass keine Vorlagen für dieses Land vorhanden sind, sondern nur, dass die Anzahl unter dem konfigurierten Schwellenwert liegt.
In solchen Fällen empfiehlt es sich:
zu prüfen, ob für das im Hinweis genannte Land mindestens eine Vorlage in der gewünschten Sprache/Land verfügbar ist;
zu beachten, dass es auch „All Country“-Vorlagen gibt, die für alle Länder gültig sind und so auch bei wenigen lokalisierten Vorlagen zur Abdeckung beitragen können.
Vorlage oder gesamte Kampagne neu erstellen
Um deaktivierte Vorlagen zu ersetzen, gibt es die Funktion „Neu erstellen“, mit der die Plattform neue Vorlagen als Ersatz für die deaktivierten vorschlägt.
So geht’s: Deaktiviere die Vorlagen, die du ersetzen möchtest, und klicke oben rechts auf „Neu erstellen“.
Ergebnis: Die Plattform schlägt neue Vorlagen als Ersatz für die deaktivierten vor, während die anderen Vorlagen unverändert und aktiv bleiben.
Gesamte Kampagne neu erstellen
So geht’s: Deaktiviere alle aktiven Vorlagen und klicke auf „Neu erstellen“.
Ergebnis: Es wird eine neue Kampagne mit einem Satz neuer Vorlagen erstellt.
Wichtiger Hinweis
Wenn eine Vorlage zuvor deaktiviert wurde und die Kampagne neu erstellt wird, wird diese Vorlage nicht erneut vorgeschlagen, da die Plattform die Deaktivierung als bewusste Entscheidung wertet, diese Vorlage nicht mehr zu verwenden.
Um eine einzelne Vorlage vor dem offiziellen Versand zu testen, öffne die Vorschau mit dem Augen-Symbol und klicke auf „Vorlage testen“. Gib Name und E-Mail-Adresse des Testempfängers ein, um Inhalt und Darstellung der Nachricht zu überprüfen, ohne die gesamte Kampagne zu involvieren.
Falls eine Vorlage in mehreren Sprachen verfügbar ist, musst du zuerst die gewünschte Sprache auswählen, in der du sie erhalten möchtest, und erst danach die Aktion „Vorlage testen“ ausführen, um die gewählte Sprachversion korrekt zu prüfen.
Die gesamte Kampagne testen
Der Test der gesamten Kampagne ist die schnellste Methode, da damit in einem Schritt alle „aktiven“ Vorlagen innerhalb der Kampagne versendet werden können.
Beim Test kannst du die Empfänger frei wählen: Sie müssen keine Nutzer der Plattform sein und benötigen keine zugeordnete Phishing-Lizenz. So kannst du interne Überprüfungen (Inhalt, grafische Darstellung, Sprache, simulierte Absenderadresse usw.) durchführen, ohne die echten Zielgruppen der Kampagne einzubeziehen.
- Klicke auf „Test durchführen“
- Gib einen oder mehrere Empfänger ein (jeder Name wird in der Oberfläche angezeigt und kann jederzeit bearbeitet oder entfernt werden)
- Sprache angeben (wenn Vorlagen in mehreren Sprachen lokalisiert sind, versendet die Plattform die Vorlagen in der gewählten Sprache, sodass du Inhalte und Formatierung für jede Lokalisierung korrekt prüfen kannst).
4. Testergebnis der Kampagne überprüfen
Nachdem der Kampagnentest durchgeführt wurde, solltest du prüfen, ob
alle vorgesehenen (aktiven) Vorlagen des Tests ankommen;
die Vorlagen korrekt angezeigt werden (Layout, Bilder, Texte, Sprache);
beim Klicken auf die Links die Landingpage korrekt aufgerufen wird.
Interaktionsaufzeichnung bei der ersten Kampagne überprüfen
Handelt es sich um die erste Kampagne, ist es notwendig, einen Test durchzuführen, um die korrekte Aufzeichnung der Interaktionen zu überprüfen.
Im Bereich „Statistiken > Phishing-Bericht“ kannst du unter dem Punkt „Test Campaigns Events“ (sichtbar für die Rolle Company Admin oder höher) die Datei zum durchgeführten Test herunterladen.
Wenn mehrere Tests zu unterschiedlichen Zeitpunkten durchgeführt wurden, stehen mehrere Dateien zur Verfügung, jeweils eine pro Test. Die Testdateien werden etwa 7 Tage lang gespeichert und sind danach nicht mehr zum Download verfügbar.
In der Datei kannst du sehen, welche E-Mails an welche Nutzer gesendet wurden, mit allen zugehörigen Details zu jeder Vorlage (z. B. Betreff, simulierte Absenderadresse und Sprache). Für jeden Empfänger werden alle Interaktionen (Öffnen, Klick, Meldung der E-Mail als verdächtig) aufgezeichnet.
⚠️ Wichtig: Die während der Kampagnentests aufgezeichneten Interaktionen werden nicht in die realen Statistiken einbezogen.
5. Startparameter der Kampagne festlegen
Nachdem du die Vorlagen ausgewählt und alle nötigen Tests durchgeführt hast, kannst du die Startparameter der Kampagne festlegen:
Startdatum: Ab diesem Datum beginnt der Versand der Vorlagen.
Versandzeit: Ab der angegebenen Uhrzeit am gewählten Datum startet die Plattform den Versand.
Kampagnendauer: Gibt an, wie viele Tage die Plattform die Interaktionen der Nutzer mit den erhaltenen Vorlagen aufzeichnen soll. Beispiel: P30D bedeutet, dass für 30 Tage ab Kampagnenstart die Interaktionen mit den Vorlagen erfasst werden.
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Versanddauer: Gibt an, über wie viele Tage der Versand der E-Mails verteilt werden soll. Der eingestellte Wert muss kürzer sein als die Gesamtdauer der Kampagne.
Regeln und Einschränkungen
Es ist nicht möglich, als Startdatum das heutige Datum oder ein Datum in der Vergangenheit festzulegen.
Es wird empfohlen, alle Änderungen an der Dauer vor der Freigabe der Kampagne vorzunehmen.
6. Überprüfung der potenziellen Ziele und der Template-Abdeckung
Potenzielle Ziele
Es ist notwendig, den Punkt „Potenzielle Ziele“ zu überprüfen und sicherzustellen, dass die Anzahl mit der Gesamtzahl der Nutzer übereinstimmt, denen eine Cyber Guru Phishing-Lizenz zugewiesen wurde: Die potenziellen Ziele entsprechen nämlich den Nutzern, die als Kandidaten für den Erhalt der Kampagnen-Templates gelten.
Hinweis: Es ist entscheidend, den Nutzern die Cyber Guru Phishing-Lizenz zuzuweisen, damit sie als potenzielle Ziele berücksichtigt werden. Ein Nutzer ohne Lizenz wird niemals als Ziel ausgewählt und erhält keine Simulations-Templates.
Empfängerliste
Die Qualität der Empfängerliste wirkt sich direkt auf die Reputation der Absenderdomain und damit auf die Zuverlässigkeit der Zustellung der Simulationen aus. Das Versenden an nicht existierende oder nicht mehr aktive Adressen ist eines der stärksten Signale für einen Reputationsverlust bei E-Mail-Providern (z. B. Microsoft) und kann zu Verzögerungen bei der Zustellung der Kampagnen führen – unabhängig von der gewählten technischen Konfiguration.
.Empfehlungen:
- Entfernen Sie inaktive Nutzer vor jeder Kampagne aus der Liste
- Vermeiden Sie die Nutzung von alten, exportierten Listen
- Überprüfen Sie regelmäßig die Gültigkeit der hochgeladenen Adressen
Template-Abdeckung
Neben der Überprüfung der Anzahl potenzieller Ziele kann auch kontrolliert werden, wie viele davon tatsächlich ein Template während der Kampagne erhalten. Diese Information nennt sich Aktuelle Abdeckung.
Die Abdeckung berücksichtigt verschiedene Faktoren, die dazu führen können, dass weniger Nutzer erreicht werden als ursprünglich als potenzielle Ziele vorgesehen, darunter:
- die Verfügbarkeit von Templates, die mit dem Land des jeweiligen Nutzers kompatibel sind;
- die Historie vorheriger Kampagnen: Die Plattform vermeidet es, einem Nutzer ein Template zu schicken, das er bereits in der Vergangenheit erhalten hat;
- das Vorhandensein einer Telefonnummer im Nutzerprofil, falls es sich um SMS-Templates handelt.
So überprüfen Sie die Abdeckung
Um die aktuelle Abdeckung anzuzeigen, gehen Sie im Kampagnendetailbildschirm (im Status "Zur Freigabe") wie folgt vor:
- Klicken Sie oben rechts im Kampagnenbildschirm auf das Aktionsmenü (⋮).
- Wählen Sie den Punkt "Aktuelle Abdeckung".
Die Plattform führt eine Simulation der Template-Zuweisung durch und zeigt nach wenigen Augenblicken die Anzahl "Aktuelle Abdeckung: N" an, wobei N die Anzahl der Nutzer ist, die ein Template erhalten würden, wenn die Kampagne in diesem Moment freigegeben würde.
Hinweis: Diese Funktion ist eine reine Informationssimulation und ändert die Kampagne in keiner Weise. Die tatsächliche Zuweisung der Templates an die Nutzer erfolgt erst bei der Freigabe.
So interpretieren Sie das Ergebnis
- Abdeckung entspricht den potenziellen Zielen: Alle Nutzer mit Phishing-Lizenz erhalten ein Template. Das ist der Idealfall.
- Abdeckung ist geringer als die potenziellen Ziele: Einige Nutzer erhalten in dieser Kampagne kein Template. Das kann zum Beispiel daran liegen, dass alle verfügbaren Templates diesen Nutzern bereits in früheren Kampagnen geschickt wurden oder dass keine passenden Templates für ihr Land oder ihre Sprache existieren. In solchen Fällen empfiehlt es sich, die Auswahl der aktiven Templates zu überprüfen oder den zuständigen CSM für eine genauere Analyse zu kontaktieren.
⚠️ Wichtig: Die Funktion "Aktuelle Abdeckung" ist nur für Kampagnen im Status "Zur Freigabe" verfügbar. Nach der Freigabe der Kampagne ist der Button nicht mehr sichtbar.
7. Kampagne freigeben
Nachdem alle Vorbereitungen für den Start der Kampagne abgeschlossen sind (Template-Auswahl, Test, Festlegung der Laufzeit), kann die Kampagne über den entsprechenden Button freigegeben werden.
Freigabe widerrufen
Die Kampagne wechselt sofort von "Zur Freigabe" auf "Freigegeben". Solange die Kampagne noch nicht "Aktiv" ist, können Änderungen an Templates oder Zielgruppen vorgenommen werden, die dann entsprechend übernommen werden (ohne dass die Freigabe widerrufen werden muss). Um die Laufzeit zu ändern, ist jedoch ein Widerruf der Freigabe erforderlich.
Sobald die Kampagne den Status "Aktiv" erreicht, sind keine Änderungen mehr möglich und die Freigabe kann nicht mehr widerrufen werden.
Die einzige verbleibende Option ist, die Kampagne zu "Pausieren" (der Button erscheint auch, wenn die Aussendungen noch nicht gestartet wurden). Falls vor dem Versand Änderungen notwendig sind, empfiehlt es sich, die Kampagne zu pausieren und den Cyber Guru Support zu kontaktieren.
Wann die Kampagne aktiv wird, hängt von zwei möglichen Situationen ab:
Fall 1 – Es gibt bereits eine aktive Kampagne
- Nach der Freigabe bleibt die neue Kampagne im Status "Freigegeben" und wird am ersten Tag nach Abschluss der vorherigen Kampagne "Aktiv".
Bevor sie "Aktiv" wird, können Sie:
- die Freigabe widerrufen;
- die Laufzeit oder die Templates ändern;
- die Zielgruppendaten aktualisieren;
Fall 2 – Es gibt keine aktive Kampagne
- Nach der Freigabe wird die Kampagne in der Nacht (etwa um Mitternacht) desselben Tages "Aktiv".
- Die Zeit zwischen Freigabe und der Nacht desselben Tages ist somit das einzige Zeitfenster, in dem die Freigabe widerrufen und die Laufzeit, Templates und/oder Zielgruppen geändert werden können.
In jedem Fall beginnt der Versand der E-Mails ausschließlich zum im Freigabeprozess festgelegten Datum.